Cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả trong doanh nghiệp

Các nhân viên bộ phận HR cần trang bị cho mình những phương pháp quản lý thích hợp để đạt hiệu quả cao trong công việc của mình.

1. Những lý do cần phải lưu trữ hồ sơ nhân sự

Dưới đây là những lý do thật sự cần thiết để doanh nghiệp phải lưu trữ hồ sơ nhân sự:

  • Đây là yêu cầu bắt buộc trong bộ luật Việt Nam. Mọi doanh nghiệp đều phải tuân thủ các nguyên tắc lưu trữ hồ sơ nhân sự và trách nhiệm của các bộ phận hành chính là ghi lại tất cả mọi thông tin cá nhân có liên quan trực tiếp đến người lao động của doanh nghiệp.
  • Việc quản lý hồ sơ nhân sự tốt sẽ giúp ích rất nhiều trong việc nắm bắt thông tin cũng như quản lý nguồn nhân lực hiệu quả hơn và kịp thời đưa ra những quyết định sáng suốt khi cần thiết.
  • Lưu trữ hồ sơ nhân sự thông minh sẽ giúp giải quyết những mâu thuẫn và khúc mắc trong nội bộ công ty hoặc giữa công ty và người lao động nhanh chóng và minh bạch hơn.
nhung-ly-do-can-phai-luu-tru-ho-so-nhan-su.
Vì sao cần phải lưu trữ hồ sơ nhân sự?

2. Hồ sơ nhân sự gồm có những giấy tờ gì?

Có thể mỗi doanh nghiệp, cơ quan sẽ yêu cầu những bộ hồ sơ nhân sự khác nhau nhưng nhìn chung họ đều bắt buộc mỗi nhân viên chuẩn bị những giấy tờ sau:

  • Sơ yếu lý lịch
  • Đơn xin việc
  • Căn cước công dân hoặc chứng minh thư photo có công chứng
  • Các loại bằng cấp, chứng chỉ photo có công chứng

3. Những cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Có 2 cách quản lý hồ sơ nhân sự đang được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp:

- Lưu trữ theo phương pháp truyền thống, thủ công với những bản cứng trực tiếp tại trong kho hoặc tại văn phòng
- Sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự HRM, giúp doanh nghiệp quản lý được số lượng hồ sơ lớn, không gây thất lạc, dễ tìm kiếm và truy suất.
- Lưu trữ bản mềm trong máy tính 

cach-quan-ly-nhan-su-hieu-qua

Cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả dành cho doanh nghiệp

3.1. Trước khi lưu trữ hồ sơ cần phân loại các dạng hồ sơ

Để giúp công việc trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn, trước khi mang tất cả hồ sơ đi cất giữ thì bạn hãy phân loại nó. Rất nhiều các doanh nghiệp đã và đang áp dụng hiệu quả phương pháp này.

Những nhóm hồ sơ thường được phân loại như sau: Hồ sơ lý lịch nhân sự, hồ sơ công tác, hồ sơ bảo hiểm nhân sự…Nếu bạn muốn tìm kiếm đơn giản hơn, hãy phân nhỏ các nhóm hồ sơ này ra thành các nhóm nhỏ nữa.

Bạn có thể áp dụng cách lưu trữ hồ sơ theo các mốc thời gian. Đây là một mẹo nhỏ khá đơn giản để giúp bạn quản lý hồ sơ nhân sự khoa học hơn, đồng thời giúp việc tìm kiếm hồ sơ khi cần diễn ra một cách dễ dàng và nhanh chóng. Bạn cũng hoàn toàn có thể tách các loại hồ sơ nhân sự thành nhiều nhóm nhỏ khác nhau.

3.2. Chọn một nơi thích hợp để lưu trữ hồ sơ nhân sự an toàn

Tùy vào tính chất công việc và kinh tế mà mỗi doanh nghiệp sẽ có những sự lựa chọn, những cách quản lý hồ sơ nhân sự khác nhau. Có những doanh nghiệp họ sẽ lưu trữ hồ sơ ngay tại cơ quan. Một số khác thì thuê kho riêng biệt để lưu trữ, đây là cách giúp họ thực hiện việc quản lý tốt hơn.

Dù bạn có lưu trữ hồ sơ ở đâu đi chăng nữa thì bạn cũng cần phải đảm bảo địa điểm đó có thể đáp ứng được những nhu cầu sau:

  • Đó phải là những nơi khô thoáng, sạch sẽ, nhất là không bao giờ lo thấm nước
  • Đặc biệt không có những loại động vật gậm nhấm như chuột, gián,…để tránh bị cắn nát hồ sơ
  • Nơi lưu trữ hồ sơ cần phải được chắc chắn có thể cất giữ ở đó trong thời gian dài (nhiều năm)
dia-diem-luu-tru-ho-so-nhan-su
Lựa chọn một nơi thích hợp để lưu trữ hồ sơ nhân sự

3.3. Thực hiện việc lưu trữ hồ sơ nhân sự

Sau khi hồ sơ được phân loại xong, bạn hoàn toàn có thể tự thiết kế những mục lưu trữ tách biệt trên bản mềm. Bản mềm thì sẽ được lưu trong các tệp trên máy tính còn bản cứng sẽ được lưu một cách khoa học và dễ tìm kiếm ở trong kho.

3.4. Kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự thường xuyên

Để quản lý hồ sơ nhân sự bằng bản mềm hay bản cứng hiệu quả, bạn phải thường xuyên cập nhật và kiểm tra thông tin hồ sơ nhân sự. Ngày nay việc sử dụng sổ quản lý nhân sự và Excel đã dần được hạn chế để thay thế cho một công cụ hữu ích và thông minh hơn, đó chính là sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự.

Nếu chẳng may gặp phải những số cố như hồ sơ bị ướt, mốc hay bị thất lạc, thì việc sử dụng phần mềm sẽ giúp bảo quản mọi thông tin, không lo bị mất, cập nhật mọi dữ liệu nhanh chóng và an toàn, đồng thời tránh được những sai sót, thất thoát hay nhầm lẫn trong quá trình lưu trữ hồ sơ.

4. Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý văn phòng G-Office khi quản lý hồ sơ nhân sự?

Phần mềm quản lý văn phòng G-Office được tích hợp tính năng hồ sơ nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp:

  • Đơn giản và nhanh chóng tra cứu hồ sơ, giảm tối đa thời gian lục tìm
  • Gắn kèm các bản scan thông tin nhân sự
  • Quản lý tập trung, xuyên suốt các dữ liệu hồ sơ của từng nhân viên từ khi mới bắt đầu vào làm cho đến khi nghỉ việc.


quan-ly-ho-so-nhan-su-trong-g-office
Tính năng theo dõi thông tin nhân sự trong G-Office

G-Office chính là một giải pháp lý tưởng giúp tối ưu hoá năng suất và thời gian làm việc của một nhân viên HR:

  • Bám sát chi tiết tình hình biến động nguồn lực nhân sự tại doanh nghiệp
  • Tự động tìm kiếm và trích xuất báo cáo về số lượng hồ sơ nhân sự khi cần thiết
  • Theo dõi hiệu quả vòng đời làm việc của mỗi nhân viên
  • Số hóa thông tin và tối ưu thủ tục nhân sự theo cách toàn diện nhất.

Những tính năng này của G-Office thật sự rất quan trọng đối với mọi nhà quản lý nhân sự bởi chúng giúp ban lãnh đạo công ty nắm bắt được tình hình để lên xây dựng và tối ưu chiến lược phát triển đội ngũ nhân sự một cách toàn vẹn nhất!

Ngoài quản lý hồ sơ nhân sự, khi sử dụng G-Office doanh nghiệp còn được hỗ trợ đắc lực trong các nghiệp vụ như: Tính lương, chấm công, quản lý nghỉ phép, công tác, bảo hiểm xã hội, báo cáo KPI của nhân viên để đánh giá mức độ và đưa ra kế hoạch đào tạo cho nguồn nhân sự trong công ty. Nếu bạn quan tâm đến dịch vụ của chúng tôi, vui lòng truy cập tại https://gemstech.com.vn/#contact và để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ ngay với bạn!