5 bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự hiệu quả

Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự hiệu quả sẽ giúp bộ phận HR chiêu mộ được người tài cho doanh nghiệp. Vậy để xây dựng bảng hoạch tuyển dụng nhân sự, cần phải thực hiện những bước nào?

1. Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là gì?

Tuyển dụng không chỉ đơn giản là tìm người vào vị trí còn trống, mà là làm sao để có thể chiêu mộ được người phù hợp nhất lấp đầy đúng vị trí đó. Muốn làm được điều này, nhân viên nhân sự cần phải tìm hiểu rõ về quy trình lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự.
ke-hoach-tuyen-dung-nhan-su
Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là bản chiến lược với các bước được thực hiện theo tuần tự thời gian nhằm tìm ra nhân sự lý tưởng cho công ty. Qua đó, công ty sẽ nắm được dự kiến số lượng người cần tuyển, mục tiêu, nhu cầu cho từng vị trí, chi phí dự trù, thời gian, hình thức tuyển dụng và hội đồng tham gia tuyển dụng. 
Khi kế hoạch tuyển dụng nhân sự được xây dựng tối ưu, doanh nghiệp sẽ đạt được nhiều lợi ích:
- Chất lượng nhân sự tốt giúp công ty nâng cao hiệu quả kinh doanh, tạo ra năng lực cạnh tranh bền vững;
- Tuyển dụng nguồn nhân lực tốt giúp công ty giảm gánh nặng chi phí kinh doanh và sử dụng có hiệu nguồn ngân sách;
- Kế hoạch tuyển dụng nhân sự phù hợp sẽ giúp thực hiện các mục tiêu kinh tế - xã hội: người lao động có việc làm, có thu nhập ổn định, giảm thiểu tình trạng thất nghiệp và các vấn đề tệ nạn xã hội. 

2. 5 bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Sau khi đã nắm rõ khái niệm về kế hoạch tuyển dụng nhân sự, điều tiếp theo cần làm là xây dựng kế hoạch một cách hiệu quả. Dưới đây là 5 bước để lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự một cách tối ưu:

2.1. Xác định người thực hiện tuyển dụng

xac-dinh-nhu-cau-tuyen-dung-nhan-su
Thông thường, các phòng ban không muốn trực tiếp thực hiện quy trình tuyển dụng vì đây là việc khó, tốn thời gian và cho rằng bộ phận HR sẽ đảm nhiệm việc này tốt hơn. Do đó, các phòng ban chức năng sẽ thống kê và gửi cho bộ phận nhân sự những yêu cầu về kỹ năng chuyên môn lẫn kỹ năng nghiệp vụ mà vị trí còn trống đang cần tuyển. 

Tuy nhiên, các phòng ban thường chỉ cho HR biết những yêu cầu khá cơ bản, và điều này chưa đủ để xác định chính xác nhân tố thật sự mà các phòng ban muốn tìm.Vì vậy, muốn lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự hiệu quả, nên là trách nhiệm của tất cả các phòng, ban chứ không chỉ riêng bộ phận HR.. 

2.2. Xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự

Xác định nhu cầu tuyển dụng là làm rõ xem doanh nghiệp có thực sự cần tuyển nhân sự hay không, tuyển bao nhiêu người, vị trí gì và có những tiêu chuẩn như thế nào. Đây là việc đánh giá mức độ cấp thiết của nhu cầu tuyển dụng. 

Sau khi đã chắc chắn giải pháp tuyển dụng là cần thiết, nhu cầu tuyển dụng sẽ được sắp xếp theo mức độ quan trọng giảm dần như sau:

- Tuyển dụng do có sự thay thế: 

Khi nhân viên xin nghỉ việc, hết hợp đồng lao đồng, nghỉ hưu, thăng chức, thuyên chuyển hay bị sa thải đều sẽ ảnh hưởng đến tính liên tục của công việc, do đó hoạt động tuyển dụng cần được thực hiện nhanh chóng để đảm bảo công việc không bị gián đoạn. 

- Tuyển dụng để ứng phó: 

Để đảm bảo tiến độ làm việc không bị ảnh hưởng khi doanh nghiệp tăng khối lượng công việc trong một khoảng thời gian nhất định, bộ phận HR phải tuyển thêm người để đáp ứng. Vị trí cần tuyển trong trường hợp này thường là nhân viên thời vụ. 

Hình thức tuyển dụng này chứa nhiều rủi ro vì nhân viên thiếu động lực làm việc, hoặc thiếu trình độ chuyên môn để bảo đảm năng lực cạnh tranh của toàn công ty.

- Tuyển dụng ngẫu nhiên: 

Đây là hình thức tuyển dụng không bắt nguồn từ nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp, mà thường xuất phát từ yêu cầu xin việc của một ứng viên có năng lực tốt, tiềm năng lớn, ứng viên có thể đang làm việc cho công ty đối thủ, hoặc ứng viên do đối tác giới thiệu… 

Tuyển dụng ngẫu nhiên nhằm mục đích nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty hoặc để giữ mối quan hệ hợp tác với khách hàng. 

- Tuyển dụng thường niên: 

Hoạt động này phụ thuộc vào ngân sách và kế hoạch quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Tuyển dụng thường niên thường gặp ở các công ty lớn, có kế hoạch tuyển dụng đã được chuẩn bị trước và có khả năng chi trả cho nguồn nhân lực. 

2.3. Lập bảng kế hoạch đánh giá tổng quan

Bảng kế hoạch đánh giá tổng quan sẽ đưa ra cái nhìn bao quát về thực trạng hiện tại của nguồn nhân lực và định hướng trong quá trình tuyển dụng. Điều này giúp công ty biết được sự biến động nhân sự đang ở mức độ nào trước khi xây dựng bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự chi tiết

Xây dựng bảng kế hoạch đánh giá tổng quan thường gồm các mục sau:

– Số lượng nhân sự dự kiến tuyển dụng trong năm

– Vị trí cần tuyển dụng

– Cần lọc bao nhiêu hồ sơ ứng viên và đạt tuyển bao nhiêu trong mỗi đợt tuyển dụng

– Thời gian và chi phí dự trù tuyển dụng bảng kế hoạch tổng quan nên được thiết lập sớm, ít nhất là 3 tháng trước khi triển khai quá trình tuyển dụng. 

2.4. Lập bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự chi tiết 

Đây là bước quan trọng nhất trong trước khi triển khai quy trình tuyển dụng nhân sự. Dưới đây là những điều kiện cần và đủ đối với bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự chi tiết: 

- Mô tả và yêu cầu công việc: yêu cầu về kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, mức lương, phúc lợi của công ty;
- Tính chất công việc: toàn thời gian, bán thời gian, hay làm việc theo hợp đồng, lâu dài hay tạm thời;
- Quy trình tuyển dụng cụ thể: lập kế hoạch, đăng tin tuyển dụng, lọc hồ sơ, phỏng vấn, quy trình phỏng vấn, đánh giá và thông báo trúng tuyển.
- Thời gian thực hiện kế hoạch: Ngày/tháng/năm bắt đầu và kết thúc đợt tuyển dụng;
- Đối tượng lý tưởng: mô tả đặc điểm, tố chất của hình mẫu nhân viên lý tưởng mà nhà tuyển dụng đang tìm kiếm;
- Nguồn và phương pháp tuyển dụng: tuyển dụng nhân sự từ nguồn nội bộ hay nguồn bên ngoài, liệt kê và lựa chọn trong các phương pháp tuyển dụng như: sàng lọc CV, kiểm tra trắc nghiệm, phỏng vấn, điều tra xác minh; 
- Dự trù chi phí: Tổng các khoản cần chi cho mỗi đợt tuyển dụng;
- Danh sách hội đồng tuyển dụng: Ai là đảm nhận từng khâu trong quy trình tuyển dụng, ví dụ như người tiếp nhận và lọc CV ứng viên; người nào phỏng vấn, người nào nhận xét và đánh giá ứng viên...

2.5. Đánh giá, nhận xét, điều chỉnh bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Trước khi đưa bảng kế hoạch vào thực thi, phải trải qua quy trình đánh giá và nhận xét từ ban lãnh đạo, nhà quản lý. Không có bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự nào là hoàn hảo nên việc đánh giá, nhận xét này chính là giúp bảng kế hoạch phát huy những ưu điểm, đồng thời hạn chế và điều chỉnh những thiếu sót để trở nên hoàn thiện hơn. 

3. Một số bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới nhất

G-OFFICE cung cấp cho bạn 3 bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự mẫu dưới đây để các bạn tham khảo: 

Bang-ke-hoach-tuyen-dung-nhan-su-1
Bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự mẫu 1

Bang-ke-hoach-tuyen-dung-nhan-su-
Bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự mẫu 2

ke-hoach-mau-tuyen-dung-nhan-su-2
Bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự mẫu 3

Các bạn có thể download toàn bộ bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự tại đây.

Trên đây là tổng hợp các bước để lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự hiệu quả. Mặc dù quá trình lập bảng kế hoạch tốn khá nhiều thời gian nhưng lại là nền tảng để doanh nghiệp phát triển. G-OFFICE hi vọng qua bài viết này, các bạn có cái nhìn cụ thể hơn về quy trình tuyển dụng để chiêu mộ được đội ngũ nhân sự tài năng cho công ty. 

Nếu các bạn muốn biết thêm thông tin chi tiết và được tư vấn nhiều hơn về phần mềm quản trị cho doanh nghiệp, hãy liên hệ với G-OFFICE. Chúng tôi rất vui lòng được hỗ trợ.

BÀI VIẾT CÙNG CHUYÊN MỤC 

Hướng dẫn vẽ biểu đồ nhân sự trong Excel

Cuốn sách "bản đồ chiến lược nhân sự" hay nhất thời đại

TOP khóa học nhân sự dành cho Newbie HR