Văn phòng điện tử là gì?

Văn phòng điện tử là gì và tại sao được nhiều doanh nghiệp sử dụng? Không chỉ đơn thuần là giải pháp cải tiến các nghiệp vụ văn phòng cho doanh nghiệp, văn phòng điện tử còn mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích trong cả ngắn hạn và dài hạn.

1. Khái niệm văn phòng điện tử

Văn phòng điện tử là gì? Văn phòng điện tử được hiểu là phần mềm có sự tích hợp đầy đủ các ứng dụng để phục vụ cho nhu cầu quản lý và điều hành công việc dựa trên nền tảng công nghệ thông tin: Sử dụng các thiết bị kết nối Internet. Bản chất văn phòng điện tử là công cụ làm việc thay thế cho giấy tờ và các quy trình mang tính thủ công trong doanh nghiệp.

Tùy theo mô hình doanh nghiệp mà văn phòng điện tử có thể bao gồm các thành phần khác nhau, bởi trên thực tế, các hoạt động, công việc của văn phòng rất đa dạng. Vì vậy, văn phòng điện tử sẽ được lập trình và thiết kế theo các phân hệ chức năng để đáp ứng toàn diện những tiện ích và vận hành hiệu quả.

2. Vì sao văn phòng điện tử được ứng dụng phổ biến?

Lợi ích và điểm ưu việt của văn phòng điện tử là gì? Không chỉ đơn thuần là vấn đề thay đổi phương thức, công cụ làm việc, văn phòng điện tử được doanh nghiệp tin tưởng và đưa vào triển khai bởi:

Văn phòng điện tử tạo môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp

Thay vì sử dụng hệ thống hồ sơ, tài liệu và sổ sách để quản lý công việc, quản lý nhân sự, văn phòng điện tử tạo ra một môi trường làm việc hoàn toàn khác biệt - môi trường “số hóa”. Mọi công việc, nghiệp vụ và tương tác đều được thực hiện qua các phương tiện điện tử.

Mọi người dùng đều có thể sử dụng văn phòng điện tử để truy cập, lấy thông tin, dữ liệu phục vụ công việc. Trên môi trường làm việc điện tử, tất cả các bộ phận dễ dàng thảo luận, trao đổi ý kiến, chia sẻ các thông tin và tài liệu nhanh chóng, kịp thời. Doanh nghiệp có thể thiết lập các cuộc họp trực tuyến dễ dàng, thuận tiện mà không nhất thiết phải có mặt trực tiếp tại văn phòng.

Thiết lập hệ thống quản lý tập trung

Nếu như trước đây, để nắm bắt được tình hình công việc, bộ phận lãnh đạo và quản lý cần thu thập thông tin từ nhiều đầu mối khác nhau, rất mất thời gian và kém hiệu quả thì với văn phòng điện tử, tất cả có thể thực hiện qua hệ thống phần mềm theo từng cấp bậc.

Văn phòng điện tử tạo ra một hệ thống quản lý, liên kết chặt chẽ theo cấp từ cao xuống thấp khoa học. Người đứng đầu doanh nghiệp có thể dễ dàng phân công các công việc, nhiệm vụ cho nhân viên cấp dưới. Nhờ vậy, bộ máy hoạt động của doanh nghiệp sẽ được cơ cấu chặt chẽ và dễ giám sát, quản lý hơn.

Tiết kiệm chi phí và thời gian

Sử dụng văn phòng điện tử là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí như: Chi phí mua giấy tờ, bút mực, các công cụ lưu trữ tài liệu, hồ sơ, không gian lưu trữ, chi phí đi lại. Các nghiệp vụ đều được xử lý nhanh chóng và thuận tiện trên nền tảng công nghệ thông tin, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và có thể tập trung làm các công việc khác tốt hơn.

Tăng năng suất lao động

Áp dụng văn phòng điện tử là một trong những giải pháp quan trọng giúp nhân sự cải tiến công việc, xử lý các công việc theo hướng hiện đại, chuyên nghiệp và hiệu quả. Triển khai văn phòng điện tử thúc đẩy nguồn nhân lực phát triển theo hướng hiện đại và tối ưu năng suất lao động.

Văn phòng điện tử - Thúc đẩy “số hóa” doanh nghiệp

Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 bùng nổ và lan tỏa mọi lĩnh vực, sử dụng các giải pháp điện tử tại doanh nghiệp được coi là xu thế tất yếu. Văn phòng điện tử sẽ góp phần thúc đẩy doanh nghiệp thực hiện quá trình “số hóa” nhanh chóng và toàn diện hơn.

3. Văn phòng điện tử G-Office - Linh hoạt, chuyên nghiệp, hiệu quả

Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong quản lý công việc của doanh nghiệp, Gems Tech đã nghiên cứu và cung cấp giải pháp phần mềm văn phòng điện tử G-Office.

Là hệ thống quản lý nhân sự, khách hàng, quản lý công việc, văn thư, lưu trữ dữ liệu, văn bản, chấm công, bảng lương, tính lương,...được thiết kế với mục tiêu triển khai các mô hình quản lý phân tầng, nhiều cấp, G-Office không chỉ hỗ trợ công tác điều hành doanh nghiệp mà còn có thể thay thế cho các hệ thống quản lý khác nhau như: Thảo luận, thông báo, lên lịch công việc, biểu quyết, đề xuất yêu cầu...

Trên đây là một số thông tin giải đáp vấn đề: Văn phòng điện tử là gì? Tại sao văn phòng điện tử ngày càng được ứng dụng phổ biến tại doanh nghiệp. Là giải pháp ưu việt để quản lý và cải tiến công việc của doanh nghiệp, văn phòng điện tử cho thấy những lợi ích thiết thực trong ngắn hạn và dài hạn.