Quản lý doanh nghiệp: Khái niệm, quy trình và phương pháp vận dụng hiệu quả

Quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả là chìa khóa dẫn đến sự thành công của một doanh nghiệp. Thế nhưng không phải bất cứ doanh nghiệp nào cũng có thể vận dụng tối đa được chiếc chìa khóa này. Nhiều doanh nghiệp do quản lý kém hiệu quả đã gây ra không ít những thiệt hại về mặt doanh thu cũng như mất hiệu quả kiểm soát nội bộ. 

Vậy liệu bạn đã biết thế nào là quản lý doanh nghiệp? Quy trình quản lý doanh nghiệp bao gồm những bước nào? Đâu là những phương pháp quản lý hiệu quả dành cho các doanh nghiệp? Tất cả câu hỏi này sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây nhé! 

1. Tìm hiểu về khái niệm quản lý doanh nghiệp là gì? 

Quản lý doanh nghiệp là việc áp dụng mọi phương pháp nhằm hoạch định, tổ chức - tiến hành, kiểm tra - giám sát và điều chỉnh mọi hoạt động của doanh nghiệp. Bằng cách vận dụng tất cả các nguồn lực sẵn có, doanh nghiệp có thể đạt được những mục tiêu trong từng giai đoạn nhất định, bao gồm mục tiêu tăng trưởng, mục tiêu thương hiệu, mục tiêu lợi nhuận,...


2. Quy trình quản lý doanh nghiệp 

Đầu tiên, bạn cần phải xác định rõ ràng mục tiêu của doanh nghiệp là gì thì mới có thể quản lý doanh nghiệp hiệu quả. Tiếp đó, xác định được đâu là phương pháp và con đường phù hợp để quản trị doanh nghiệp. Bởi không phải phương pháp quản lý hiệu quả nào cũng có thể áp dụng được cho tất cả doanh nghiệp. Thứ ba, bạn cần phải tìm cách tối ưu hoá, sử dụng hết nguồn lực doanh nghiệp trong quản trị, nhất là đối với việc quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bước cuối cùng, nếu muốn quản lý hiệu quả, bạn cần xác định đúng và rõ đối tượng được quản trị và bị quản trị. 

Quy trình dưới đây sẽ mang đến cho bạn một cái nhìn sâu rộng hơn về cách quản lý doanh nghiệp hiệu quả

2.1. Xác định tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi và giá trị văn hoá

Mọi doanh nghiệp cần phải xác định rõ ràng các yếu tố quan trọng này để làm bước đệm cho mọi hoạt động sau này của doanh nghiệp. 

2.2. Thiết lập hệ thống mục tiêu/chiến lược của doanh nghiệp

Để xác định đúng con đường mình phải đi, các doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống mục tiêu, chiến lược rõ ràng. Bởi khi xác định được những mục tiêu này, doanh nghiệp mới có thể đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động của mình. 

2.3. Xây dựng sơ đồ tổ chức, bảng mô tả công việc và KPIs

Đây là hệ thống được thiết lập nhằm tổ chức bộ máy nguồn lực nhân sự, phân công công việc, nhiệm vụ, dự án và đặt ra chỉ tiêu, đánh giá năng lực, thành tích, đồng thời khích lệ, khen thưởng nhân viên của mình. 

2.4. Thiết lập hệ thống bao gồm quy trình, quy định và hướng dẫn của doanh nghiệp 

Hầu hết các doanh nghiệp đều có hệ thống các quy trình, quy định, hướng dẫn, có chăng chỉ là không đầy đủ, không cập nhật thường xuyên và tệ hơn là không được đưa vào áp dụng trong doanh nghiệp. 

Việc xây dựng hệ thống này một cách khoa học, chi tiết sẽ giúp việc vận hành doanh nghiệp trở nên trơn tru hơn, chuyên nghiệp hơn, hiệu quả hơn, từ đó mà việc quản lý doanh nghiệp cũng dễ dàng hơn rất nhiều. 

2.5. Tích hợp các hệ thống phần mềm

Nhiều doanh nghiệp lớn, nhỏ hiện nay đang đưa phần mềm công nghệ áp dụng vào trong tổ chức của mình, nhằm thực tế hoá quy trình trên phần mềm, từ đó giúp các bộ phận, phòng ban hoạt động theo guồng tốt nhất. Trong đó, phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP là một công cụ hỗ trợ vô cùng đắc lực và hữu ích giúp đơn giản hoá quy trình quản lý doanh nghiệp


3. Những phương pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả mà bạn nên biết

Để quản lý doanh nghiệp một cách tốt nhất, nhà quản trị cần phải nắm vững một số cách quản lý doanh nghiệp hiệu quả để có thể phối hợp và vận dụng chúng một cách khéo léo và khoa học. 

3.1. Xây dựng quá trình hoạch định chiến lược chi tiết và hiệu quả nhất

Đây là phương pháp quản lý doanh nghiệp mang lại hiệu quả cao mà mỗi nhà quản trị nên ưu tiên xem xét đầu tiên. 

Hoạch định chiến lược là một quá trình mà trong đó chủ doanh nghiệp cần xác định và lựa chọn mục tiêu chiến lược phù hợp với doanh nghiệp, từ đó vạch ra các hành động cần thiết để đạt được những mục tiêu chiến lược đã đặt ra. 

Nếu nhà quản trị hoạch định chiến lược một cách khoa học, chi tiết và có hệ thống như đưa ra quyết định xem cần phải làm gì, làm như thế nào, khi nào làm,...để làm cho các sự việc có thể diễn ra, phải diễn ra hoặc không diễn ra theo hướng mang lại lợi ích cho tổ chức, dựa trên cơ sở mục tiêu của doanh nghiệp có tính đến những yêu cầu của các quy luật khách quan chi phối đến các yếu tố, khía cạnh bên trong nội bộ của tổ chức cũng như bên ngoài mà môi trường xã hội, kinh tế tác động đến. Điều này giống như có một “kim chỉ nam” thực hiện, giúp doanh nghiệp sẽ đạt được mục tiêu đã đề ra. 

3.2. Phân chia công việc cho mỗi bộ phận/phòng ban, mỗi nhân viên hợp lý và hiệu quả

Khi người quản trị biết cách sắp xếp, phân công công việc cho từng nhân viên, từng bộ phận, phòng ban một cách hợp lý thì mọi kế hoạch, chiến lược của doanh nghiệp sẽ được thực hiện có hiệu quả hơn. Do đó, nhà quản trị cần nắm được thời gian làm việc cụ thể, năng lực, trình độ của từng nhân viên và khối lượng công việc mà họ đang đảm nhận. Khi đó, quá trình sắp xếp công việc cho mỗi nhân viên mới đạt được hiệu quả cao. 

3.3. Tổ chức, phân tầng hệ thống nhân viên trong doanh nghiệp

Một nhà quản trị giỏi phải biết cách phân chia, sắp xếp công việc, trao quyền hành cho cấp dưới để có thể điều phối công việc một cách hiệu quả hơn. Vì vậy, việc tổ chức và phân tầng hệ thống nhân sự là điều vô cùng cần thiết. 

3.4. Nắm bắt và kiểm soát những dữ liệu cơ bản của doanh nghiệp 

Trong hoạt động của doanh nghiệp có chứa rất nhiều loại dữ liệu, nhà quản trị cần phải biết cách sắp xếp và phân chia ra từng loại cụ thể và thiết lập cơ chế kiểm soát hợp lý. Để quản lý doanh nghiệp một cách tốt nhất, đòi hỏi kiểm soát những loại dữ liệu như sau: 

  • Kiểm soát tốt dòng tiền
  • Kiểm soát số lượng hàng hoá bán ra tăng lên hay giảm đi
  • Theo dõi các khoản nợ phải thu 
  • Kiểm soát tốt hàng tồn kho 
  • Kiểm soát năng suất làm việc của từng cá nhân, từng bộ phận, nhóm, phòng ban trong doanh nghiệp

4. Ứng dụng phần mềm online trong quản lý doanh nghiệp

Trong quá trình xây dựng và quản lý doanh nghiệp trong thời đại 4.0, việc tích hợp sử dụng phần mềm quản lý là một phương pháp không thể thiếu để tối ưu hoá quá trình này. Thế nhưng, phần mềm cũng chỉ là công cụ hỗ trợ giúp con người đo lường và hoạt động trơn tru và hiệu quả hơn mà thôi. Chính vì vậy, chúng ta cần có một chiến lược sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP phù hợp. 

Để xây dựng một chiến lược ERP phù hợp, chúng tôi xin lấy phần mềm G-OFFICE làm ví dụ điển hình. Bởi lẽ đây là công cụ quản lý doanh nghiệp thông dụng và phổ biến nhất, được áp dụng rất nhiều trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay. Bên cạnh đó, G-OFFICE được tích hợp nhiều chức năng chung của doanh nghiệp trên cùng một hệ thống. Thay vì phải sử dụng các phần mềm riêng lẻ như phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự, phần mềm quản lý sản xuất,...thì với G-OFFICE, nhà quản trị có thể nắm bắt mọi thông tin doanh nghiệp. G-OFFICE liên thông với toàn bộ các phân hệ bán hàng, nhân sự, tài chính kế toán hay quản lý dự án - công việc,...từ đó, nhà quản trị có thể điều hành và quản lý doanh nghiệp bao quát hơn, chặt chẽ hơn. 

Hơn nữa, G-OFFICE còn giúp các doanh nghiệp giải quyết những vấn đề khó khăn trong việc hoạch định các nguồn lực, giúp tiết kiệm chi phí cũng như nguồn nhân lực được sử dụng một cách hiệu quả nhất. 


Vậy chiến lược nào có thể áp dụng khi sử dụng phần mềm G-OFFICE: 

  • Xác định rõ mô hình doanh nghiệp, sơ đồ các bộ phận/phòng ban của doanh nghiệp
  • Tuỳ vào chức năng của từng phòng ban, bạn có thể mua và sử dụng các module phù hợp với chức năng của phòng ban đó. 
  • Xây dựng một bản liệt kê các yêu cầu và quy trình cho từng phòng ban trong doanh nghiệp khi làm việc trên hệ thống này. 

Sau khi hoàn thành 3 bước trên, doanh nghiệp của bạn có thể bắt đầu hoạt động trên nền tảng số. Với tư cách là một nhà quản trị, giờ đây việc xem thông tin và thống kê các hoạt động của mỗi phòng ban được thực hiện một cách chi tiết và rõ ràng hơn bao giờ hết. Thậm chí, bạn có thể theo dõi trực tiếp báo cáo theo thời gian thực (real-time) và đưa ra các phương án phù hợp để khắc phục nhanh chóng và kịp thời khi gặp phải bất kỳ vấn đề gì. 

5. Tạm kết

Tóm lại, quản lý doanh nghiệp là một công việc vô cùng gian nan, đòi hỏi người lãnh đạo của một tổ chức phải đối mặt và đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời, đồng thời có những sự thay đổi phù hợp để thích ứng với những biến động của thị trường, tình hình hiện tại trong doanh nghiệp cũng như vô số những phát sinh khác. Do đó, ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp hiện nay đang là một xu thế tất yếu, là công cụ cần thiết và quan trọng để doanh nghiệp có thể nâng cao năng lực cạnh tranh của mình trên thị trường. 

Để có thể tìm hiểu kỹ hơn cũng như được trải nghiệm miễn phí phiên bản dùng thử của phần mềm G-OFFICE và sử dụng các dịch vụ của Gems Tech, Quý khách hàng vui lòng truy cập và để lại thông tin liên hệ cho chúng tôi tại: https://gemstech.com.vn/signup