Mẫu sổ quản lý nhân sự và những điều có thể bạn chưa biết

Mẫu sổ quản lý nhân sự là biểu mẫu hành chính quan trọng trong công tác quản lý nguồn nhân lực của công ty. Vậy bạn đã biết hết về mẫu sổ này chưa?

1. Mẫu sổ quản lý nhân sự là gì?

Bất kì một công việc nào diễn ra trong doanh nghiệp cũng cần phải ghi lại và lưu trữ. Do đó, quản lý và theo dõi nhân sự là một trong những nhiệm vụ quan trọng mà bộ phận HR phải đảm nhiệm và lên kế hoạch triển khai chi tiết. 

Để thuận tiện cho quá trình quản lý và theo dõi nguồn nhân lực, nhà tuyển dụng cần phải lập mẫu sổ quản lý nhân sự đầy đủ và rõ ràng. 


Đây cũng là một trong những quy định bắt buộc theo pháp luật lao động. Cụ thể: 

Khoản 1 Điều 12 Bộ luật Lao động năm 2019 và Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động quy định: 

“Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện”.

Như vậy, mẫu sổ quản lý nhân sự là một văn bản hành chính ghi chép thông tin về nhân sự nhằm để doanh nghiệp nắm bắt và thực hiện công tác quản lý một cách sát sao và đúng với quy định của pháp luật. 

2. Hướng dẫn cách lập mẫu sổ quản lý nhân sự

Mẫu sổ quản lý nhân sự phải quy định chi tiết và cụ thể các thông tin nhân sự và thường theo một mẫu có sẵn. Cụ thể như sau: 

2.1. Xác định đối tượng lập sổ quản lý nhân sự

Như quy định nêu trên, “người sử dụng lao động” là đối tượng phải lập sổ quản lý nhân sự. Hay nói rõ hơn, người sử dụng lao động ở đây là các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình… thuê mướn và sử dụng nhân lực làm việc cho mình theo thỏa thuận.

Đối với trường hợp người sử dụng lao động là cá nhân thì cần phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ (theo khoản 2 Điều 3 Bộ luật Lao động năm 2019). 

2.2. Hình thức mẫu sổ quản lý nhân sự

Mẫu sổ quản lý nhân sự không quá khắt khe về hình thức, do đó các tổ chức, doanh nghiệp có quyền lựa chọn hình thức sổ quản lý nhân sự bằng giấy hoặc bản điện tử để phù hợp với nhu cầu quản lý.


Tuy nhiên, công nghệ càng phát triển thì ứng dụng công nghệ càng đi sâu vào các hoạt động đời sống và công việc của con người. Vậy nên nhiều doanh nghiệp chuộng lập mẫu sổ quản lý nhân sự bằng bản điện tử vì nó tiện lợi và tối ưu hơn. 

2.3. Nội dung cần có của mẫu sổ quản lý nhân sự

Dưới đây là các thông tin về nhân sự cần phải có trong mẫu sổ quản lý nhân sự:

  • Mã nhân viên/mã chấm công: đây là mã số được công ty cung cấp cho từng nhân viên, mã số này không trùng lặp;
  • Họ và tên, giới tính, ngày/tháng/năm sinh, quốc tịch, địa chỉ hiện tại/địa chỉ thường trú, số Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu;
  • Email cá nhân, email nội bộ, số điện thoại;
  • Chức danh, bộ phận đang làm, cấp bậc, vị trí công việc;
  • Trình độ chuyên môn, bằng cấp, chuyên ngành học;
  • Ngày bắt đầu làm việc/Ngày ký hợp đồng thử việc, loại hợp đồng lao động ký kết với doanh nghiệp;
  • Các giấy tờ cần thiết: sơ yếu lý lịch, giấy khai sinh, bản sao sổ hộ khẩu, bằng tốt nghiệp, giấy khám sức khỏe…;
  • Lương offer, lương cơ bản, phụ cấp, hình thức thanh toán lương, số tài khoản ngân hàng, mã số thuế…;
  • Thông tin về tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế;
  • Số ngày nghỉ trong năm, lý do nghỉ phép;
  • Số giờ làm thêm;
  • Kỷ luật, khen thưởng;
  • Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động, lý do chấm dứt.

 

3. Trách nhiệm của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có trách nhiệm cập nhất các nội dung trên kể từ ngày nhân viên bắt đầu làm việc, đồng thời phải theo dõi, quản lý và xuất trình sổ quản lý nhân sự với các cơ quan chức năng khi có yêu cầu theo quy định pháp luật.

Cụ thể, theo quy định tại Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP thì doanh nghiệp phải báo cáo tình hình thay đổi lao động định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12) cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc báo cáo bằng bản giấy. 

4. Những bất cập khi lập mẫu sổ quản lý nhân sự bằng Excel

  • Dữ liệu phân tán

Khi sử dụng biểu mẫu Excel, một điểm trừ lớn đó là dữ liệu sẽ bị phân tán ở nhiều file khác nhau. Điều này làm bộ phận HR phải bỏ ra nhiều thời gian và công sức để rà soát tổng quát hay làm báo cáo toàn diện. 

Dẫn đến hệ lụy là cản trở việc đưa ra quyết định nhanh chóng về các vấn đề nhân sự của ban lãnh đạo. 

  • Không bảo mật

Dữ liệu là thông tin mật của các công ty, vì vậy chẳng ai muốn dữ liệu công ty mình bị “leak” ra ngoài. Trong quá trình quản lý nhân sự ắt hẳn có rất nhiều dữ liệu như vậy: số CMND/CCCD, mức lương, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH… 

Trong khi đó, biểu mẫu Excel lại không đảm bảo tính bảo mật vì không có sự phân quyền, không đánh dấu được tập tin này “chỉ dành cho cấp quản lý”. 

Việc nhiều cá nhân (nhân viên tuyển dụng, nhân viên C&B, trưởng phòng nhân sự…) dùng chung một biểu mẫu sẽ dẫn đến khó kiểm soát tính bảo mật. 


  • Dễ mắc các lỗi sai do đánh máy

Sử dụng biểu mẫu Excel tức là cần có sự thao tác của con người từ việc tìm kiếm, kiểm tra, rà soát, sao chép, chỉnh sửa… Vì thực hiện thủ công nên con người không thể đảm bảo tỉ lệ phần trăm chính xác nhiều như máy móc. 

Thậm chí, sai lầm sẽ còn xảy ra thường xuyên hơn khi nhiều người cùng chỉnh sửa một tập tin Excel. Cùng truy cập vào một thời điểm, cùng làm việc với một giao diện thì sẽ bị mất tập trung và gây ra nhầm lẫn. 

  • Không thể mở rộng khi doanh nghiệp tăng quy mô

Mở rộng quy mô tất yếu sẽ làm tăng khối lượng dữ liệu. Lúc này, sẽ rất vất vả khi cứ tăng thêm số cột, số dòng trong file Excel. Do đó, công tác quản lý nhân sự bằng biểu mẫu Excel truyền thống gần như là không tưởng.

Có thể thấy, mẫu sổ quản lý nhân sự là một biểu mẫu rất quan trọng, giúp doanh nghiệp nắm bắt, đánh giá thông tin nhân lực và từ đó đưa ra những quyết định kinh doanh dựa trên yếu tố về nhân sự. Bạn có thể download toàn bộ mẫu sổ quản lý nhân sự tại đây.

5. Giải pháp thay thế excel

Tuy nhiên, vì tồn tại nhiều bất cập khi lập mẫu sổ quản lý trên Excel nên ngày nay, nhiều doanh nghiệp dần chuyển sang sử dụng phần mềm quản trị nhân sự. So với Excel, phần mềm nhân sự HRM này có nhiều ưu điểm vượt trội hơn, chẳng hạn như:

  • Quản lý khung thời gian, thời lượng làm việc hàng ngày của nhân viên. Tự động chấm công và theo dõi nhân viên đến/về sớm hay muộn, tăng ca hay xin nghỉ phép;
  • Quản lý toàn bộ thông tin và hồ sơ nhân sự dễ dàng;
  • Dữ liệu của các phòng ban sẽ được tổng hợp và lưu trữ trên một cơ sở dữ liệu duy nhất, giúp việc tìm kiếm, tra cứu thông tin trở nên nhanh chóng và dễ dàng vì không cần phải chuyển file một cách thủ công;
  • Kiểm soát tất cả dữ liệu trên một nền tảng duy nhất sẽ giúp hạn chế các lỗi sai gây ra bởi con người;
  • Ghi lại lịch sử dữ liệu trên hệ thống và sao lưu định kỳ;
  • Có thể tạo ra các báo cáo chuyên sâu, góp phần giúp ban lãnh đạo đưa ra những quyết định quan trọng về nhân sự; 
  • Có tính bảo mật chặt chẽ, chỉ cho phép người được phân quyền truy cập dữ liệu và dễ dàng bàn giao cho người quản lý khác; 
  • Không giới hạn số lượng nhân sự và dữ liệu quản lý, do đó phù hợp với khối lượng thông tin lưu trữ lớn khi doanh nghiệp mở rộng quy mô. 

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm quản trị nhân sự, hãy liên hệ với G-OFFICE để được tư vấn miễn phí và sử dụng dịch vụ sớm nhất.