Hiểu đúng và thực hành cơ sở quản lý dữ liệu nhân sự trong doanh nghiệp.

Biết cách khai thác cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự là chìa khóa thành công giúp cho doanh nghiệp vượt qua đại dịch. Làm thế nào để xây dựng và áp dụng thành công vào thực tiễn của doanh nghiệp? 

1.Cơ sở quản lý dữ liệu nhân sự là gì? 

1.1 Hiểu đúng về cơ sở quản lý dữ liệu nhân sự

database-nhan-su-la-gi


Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu được lưu trữ trên máy tính theo một cấu trúc nhất định giúp người quản lý dễ dàng đọc thông tin, chỉnh sửa, thêm hoặc xóa dữ liệu. 

Cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự là nơi để lưu trữ thông tin cá nhân của mọi nhân viên trong doanh nghiệp. Quản lý nhân sự là một quá trình kéo dài từ bước xây dựng kế hoạch tuyển dụng đến cả sau khi nhân sự đó nghỉ làm tại công ty. 

Dữ liệu lưu trữ bao gồm mọi thông tin chi tiết từ địa chỉ, ngày sinh, vị trí công việc, kinh nghiệm, tiền lương, bằng cấp, bảng chấm công, ngày nghỉ phép,... Và bất cứ thông tin nào khác mà có thể hỗ trợ phòng Nhân sự thực hiện tốt các công tác quản lý nội bộ trong Doanh nghiệp.

1.2 Vai trò và tầm quan trọng của cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự

Hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự là nơi quan trọng trong xử lý và kiểm soát nguồn thông tin, sẽ giúp cho doanh nghiệp:

  • Giảm trùng lặp thông tin, đảm bảo sự thống nhất và vẹn toàn của thông tin về nhân sự như: thông tin cơ bản, các quyết định liên quan đến nhân sự, khen thưởng, kỷ luật, kết quả công việc,.....
  • Chỉ cho phép người quản lý dữ liệu hoặc các bộ phận có liên quan xem, truy xuất theo nhiều cách khác nhau. 
  • Báo cáo đánh giá nhân sự toàn diện, từ đó xây dựng các kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nâng cao chất lượng nhân sự của doanh nghiệp.
  • Giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả các đợt tuyển dụng.
  • Tăng khả năng chia sẻ thông tin.

2.Quản lý cơ sở dữ liệu nhân sự database

2.1 Nguyên tắc thiết kế cơ sở dữ liệu database

Khi thiết kế cơ sở dữ liệu database nhân sự cần phải đảm bảo 5 nguyên tắc chính sau: 

  • Độ chính xác
  • Không trùng lặp nội dung
  • Thông tin dễ hiểu
  • Chọn đúng thuộc tính và kiểu thuộc tính của thông tin dữ liệu
  • Chọn đúng mối quan hệ trong cơ sở dữ liệu

2.2 Các bước thiết kế database quản lý nhân sự

Bước 1: Xác định yêu cầu, nghiệp vụ 

Đây là bước đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất, việc xác định yêu cầu 1 cách cụ thể sẽ khiến cho việc thiết kế quản lý cơ sở dữ liệu nhân sự trở nên dễ dàng hơn. Cần phải trả lời các câu hỏi trước khi thiết kế cơ sở dữ liệu: 

  • Cơ sở dữ liệu nhân sự sẽ được sử dụng như thế nào? 
  • Những thông tin gì về nhân sự cần được lưu trữ vào CSDL?

Bước 2: Tìm và sắp xếp thông tin cần thiết

Thu thập thông tin nhân sự cần thiết mà bạn muốn ghi vào cơ sở dữ liệu

Bước 3: Biến các mục thông tin thành các cột quản lý

Mỗi mục sẽ trở thành 1 trường và được hiển thị dưới dạng cột. Ví dụ một bảng nhân viên có chứa các trường như: họ và tên, ngày sinh, ngày tuyển dụng, vị trí công việc, mức lương cơ bản,....

Bước 4: Tinh chỉnh bảng database quản lý nhân sự

Phân tích thiết kế để tìm ra lỗi, tạo bảng và thêm một số bản ghi dữ liệu mẫu. Liệu bạn có thể nhận được kết quả mong muốn từ bảng hay không? Điều chỉnh thiết kế nếu cần.

Bước 5: Áp dụng các quy tắc chuẩn hóa

Áp dụng các quy tắc chuẩn hóa để kiểm tra dữ liệu của bạn đã được cấu trúc phù hợp chưa. Chỉnh sửa bảng nếu cần.

2.3 Cấu trúc dữ liệu trong hệ quản trị

Bộ máy cơ sở dữ liệu hay được chia thành 5 phân hệ quản lý chính: 

  • Quản lý thông tin nhân viên
  • Quản lý bộ phận
  • Quản lý thông tin về hợp đồng lao động
  • Quản lý khen thưởng kỷ luật
  • Quản lý danh mục chung

3.Những khó khăn trong việc xây dựng database quản lý nhân sự

kho-khan-tron-quan-ly-du-lieu-nhan-su

Không có cơ sở dữ liệu 

  • Hiện nay nhiều công ty, tổ chức không tiến hành tổ chức cơ sở dữ liệu mà chủ yếu ghi chép bằng giấy hoặc trên sổ tay của người quản lý lao động. 
  • Chính vì vậy doanh nghiệp gặp phải những vấn đề như: khó thống kế, đối soát, tính toán, báo cáo số liệu, chồng chéo dữ liệu, không phân quyền hay chia sẻ thông tin dữ liệu. 
  • Ngoài ra, với những doanh nghiệp có nhiều cơ sở ở các khu vực địa lý khác nhau, sẽ rất khó quản lý trên diện rộng.

Khó khăn của doanh nghiệp khi quản lý database nhân sự thủ công

Quản lý cơ sở dữ liệu nhân sự phân tán, không đồng bộ

Mặc dù file excel giúp cho các doanh nghiệp tính toán dễ dàng hơn so với phương thức truyền thống. Tuy nhiên người quản lý nhân sự vẫn không tránh khỏi những vấn đề sau: 

  • Thống kê, đối soát tính toán cần nhiều thời gian và nỗ lực khi thực hiện báo cáo thời gian thực trên diện rộng. 
  • Khó quản lý nếu doanh nghiệp mở rộng quy mô kinh doanh. Kích thước file lớn sẽ rất khó cho doanh nghiệp có thể chạy trên phần mềm bảng tính như excel.
  • Khó phân quyền truy cập cho nhân sự và các bộ phận liên quan. 
  • Rủi ro mất dữ liệu khi nhân viên quản lý đã nghỉ việc nhưng vẫn có quyền truy cập vào các file tài liệu chung của công ty. 

4. Các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự

4.1 Ưu điểm của phần mềm quản lý nhân sự

Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu nhân sự là những ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý nhân sự trở nên đơn giản, dễ dàng và hiệu quả hơn. 

Phần mềm database quản lý nhân sự giúp cho doanh nghiệp tập trung quản lý được các quy trình hành chính và nguồn nhân lực để quản lý công việc phân công công việc, theo dõi, đánh giá KPI và khen thưởng của mỗi nhân viên trong doanh nghiệp. 

Phần mềm quản lý nhân sự là giải pháp tối ưu nhất hiện nay cho mọi doanh nghiệp bởi nó tiết kiệm thời gian, chi phí quản lý và tận dụng được mọi khả năng liên kết, đồng bộ thông tin giữa các phòng ban với nhau. 

4.2 Một số phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất trên thị trường hiện nay

G-OFFICE

  • Không giới hạn số lượng hồ sơ lưu trữ. 
  • Phục vụ lưu trữ hồ sơ nhân sự, chấm công, bảng lương, đánh giá KPI, bảo hiểm, quản lý tuyển dụng và các quy trình liên quan đến quản lý tiếp nhận và thôi việc. 

BASE

  • Giới hạn số người sử dụng theo các gói quy định
  • Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công, quản lý đánh giá nhân sự và quản lý quy trình tuyển dụng.

1OFFICE

  • Chi phí tính theo số lượng người sử dụng và tính năng sử dụng. 
  • Hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ và quản lý nhân sự, đánh giá nhân viên, KPI, chấm công, tiền lương.

MISA 

  • Các gói được thiết kế theo năm và giới hạn số người sử dụng
  • Hỗ trợ quản lý các khâu tuyển dụng nhân sự, thông tin hồ sơ nhân sự, đánh giá nhân sự, các phúc lợi đãi ngộ và đào tạo phát triển con người.

Toàn bộ kiến thức trên đây có lẽ không phải là điều quá mới mẻ về cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự , nhưng sẽ là đáp án hoàn hảo cho quá trình quản trị nhân lực hiệu quả tại doanh nghiệp. Đội ngũ G-OFFICE hy vọng rằng, sau khi đọc bài viết này, bạn có thể đem nó vào áp dụng thực tế và thấy được những thay đổi tích cực của doanh nghiệp. 

Con đường kinh doanh chưa bao giờ là dễ dàng đặc biệt trong thời kỳ dịch bệnh như hiện nay nếu doanh nghiệp không hệ thống hóa được các quy trình nội bộ. Bằng cách tận dụng công nghệ hiện đại, hành trình scale-up của doanh nghiệp sẽ trở nên dễ dàng hơn. Và G-OFFICE hi vọng rằng có thể đồng hành và sát cánh với bạn trên hành trình đó!


BÀI ĐỌC CÙNG CHUYÊN MỤC 

Phần mềm quản lý nhân sự

Tổng quan về phần mềm quản lý nhân sự bằng Access miễn phí

Cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả trong doanh nghiệp