G-Office: Giải pháp tối ưu năng suất, tăng hiệu quả công việc từ xa

  • Trong thời điểm dịch bệnh lây lan, thiên tai, bão lũ, doanh nghiệp đã gặp phải những trở ngại nào khiến cho việc vận hành từ xa kém hiệu quả? Hãy cùng Gems Tech đi tìm hiểu tất cả thông tin qua bài viết dưới đây nhé!

Nguyên nhân do đâu khiến năng suất lao động của nhiều doanh nghiệp vẫn còn thấp?

Thứ nhất: Nhà quản lý và người lao động

Có những doanh nghiệp họ sẵn sàng chi hàng chục triệu, thậm chí là cả trăm triệu chỉ để được hỗ trợ tư vấn về “sức khỏe” doanh nghiệp là bởi vì, chính những nhà lãnh đạo cũng không thể tìm được ra hết những vấn đề vẫn còn tồn đọng tại doanh nghiệp của họ. 

4 nhược điểm chính dẫn đến năng suất làm việc thấp thương thấy trong các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp hoạt động với quy mô vừa và nhỏ, liên quan đến cách làm việc của nhân viên và cách quản lý của lãnh đạo

1. Phân công, giao việc bằng “miệng”: Nhân viên thường xuyên quên việc, bỏ sót việc, thậm chí là TRỄ DEADLINE, chất lượng công việc đạt hiệu quả kém,… cách thức làm việc lạc hậu không văn bản, không mô tả cụ thể như thế này là việc đầu tiên bạn cần thay đổi ngay lập tức!
2. Các chế độ lương thưởng không minh bạch, không tương xứng với năng lực khiến cho nhân viên mất đi sự nhiệt huyết, chán nản, giảm động lực phấn đấu trong quá trình công tác và làm việc.
3. Chỉ giao việc nhưng không hướng dẫn rõ ràng sẽ khiến cho nhân sự mới vào khó bắt kịp tiến độ, mất nhiều công sức, thời gian để đào tạo.
4. Công việc của từng phòng ban không được sắp xếp rõ ràng, nhiệm vụ, chức năng chồng chéo gây ra hiện tượng “việc chung không ai làm”.

Thứ 2: Hệ thống quản trị và vận hành

Hệ thống vận hành trong doanh nghiệp thì thiếu sự chuyên nghiệp, bài bản; quy trình làm việc thì chồng chéo, rối ren dẫn đến mất nhiều thời gian giải quyết công việc, tiêu hao nguồn nhân lực, phát sinh nhiều chi phí đi kèm.

Có thể thấy, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay vẫn đang làm việc theo cách thức thủ công, không muốn đầu tư chi phí vào hệ thống quản trị. Ta có thể nhận thấy:

  • Các bộ phận, chi nhánh thiếu sự liên kết, tương tác
  • Các thông tin từ tài chinh kế toán, bán hàng cho đến nhân sự lưu trữ rời rạc, không cùng hệ thống dẫn đến việc phân tích, dự báo số liệu sơ sài
  • Nhiều văn bản, công văn cần được phê duyệt từ nhiều cấp khác nhau nhưng không có hệ thống để lưu trữ và đệ trình chung khiến thời gian xử lý kéo dài, dễ bị bỏ sót các công văn cần phê duyệt
  • Thiếu sự kế thừa dữ liệu giữa đầu vào, đầu ra của các quy trình

Những vấn đền nan giải kể trên đã gây nguy hại rõ rệt khi doanh nghiệp gặp phải những trở ngại như dịch bệnh, thiên tai hay nhân sự chính nghỉ việc.

Đấy chỉ là những rắc rồi gây ra năng suất thấp khi doanh nghiệp vận hành trong điều kiện bình thường, còn nếu doanh nghiệp hoạt động từ xa như đợt giãn cách xã hội vừa rồi thì sao?

  • Tiến độ công việc sẽ kéo dài với thói quen làm việc kiểu “việc ai người đấy làm”, chưa kể đến những nhân viên thiếu tính tự giác.
  • Công việc nào đã hoàn thành, số lượng đầu việc được thực hiện không được cập nhật real time dẫn đến việc đưa thông tin chậm trễ nên các cấp lãnh đạo không thể đưa ra quyết định kịp thời
  • Khó khăn trong việc liên lạc và kết nối với đối tác, khả năng tiến hành thành công các giao dịch kinh doanh như ký kết hợp đồng, tuyển dụng nhân sự từ xa, xuất hóa đơn, kê khai thuế, nộp bảo hiểm xã hội,….rất thấp.

Chính vì thế, các doanh nghiệp cần thiết lập quy trình vận hành và hệ thống nhân sự hiệu quả ngay từ ban đầu. Còn nếu chưa, bạn hãy bắt đầu cải tiến ngay:

Tạo dựng một môi trường làm việc khoa học và chuyên nghiệp

Các nhà lãnh đạo cũng như bộ phận nhân sự cần phải hiểu được tầm quan trọng và trách nhiệm của mình trong doanh nghiệp.

Về phía lãnh đạo:

  • Giao việc đúng người, yêu cầu nhân viên thực hiện đúng thời hạn, hướng dẫn và đưa mục tiêu công việc ngay khi phân công việc
  • Hỗ trợ, trao đổi với nhân viên kịp thời trong quá trình làm việc, nắm bắt tiến độ liên tục để có cái nhìn tổng quan đến những chi tiết quan trọng
  • Giao quyền cho người có năng lực, thái độ làm việc tốt
  • Đánh giá lương thưởng, đãi ngộ theo đúng thực lực và thái độ

Đối với cấp nhân viên:

  • Bố trí thời gian làm việc hiệu quả, lên kế hoạch làm việc theo mức độ cấp thiết
  • Đập tan thói quen làm việc “Nước đến chân mới nhảy”
  • Tương tác, phối hợp, trưng cầu ý kiến với các thành viên trong nhóm, tổ, phòng

Công cụ hỗ trợ giao việc của phần mềm G-Office:

Thiết lập quy trình làm việc phối hợp giữa các bộ phận

Để một doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả, bạn cần phải thiết lập quy trình làm việc có hệ thống, khoa học, đúng người đúng việc, đúng cấp phê duyệt. Nếu làm được điều này, đơn vị của bạn có thể được tự động cập nhật các dữ liệu giữa bộ phận này với bộ phận khác, đầu ra của công việc này là đầu vào của giai đoạn tiếp theo mà không cần nhập liệu 2 lần.

Mỗi doanh nghiệp đều có những bộ phận cốt lõi sau: Kế toán tài chính, Kinh doanh, Nhân sự, Quản lý Điều hành. Mỗi doanh nghiệp có thể khác nhau về quy trình vận hành, nhưng mỗi nghiệp vụ đều cần được thực hiện triệt để các nhiệm vụ chuyên sâu.

Bạn có thể tìm đến các đơn vị tư vấn về hệ thống ERP cho doanh nghiệp nếu muốn viết riêng quy trình. Tuy nhiên chi phí bỏ ra của phương pháp này khá lớn, chỉ những doanh nghiệp lớn, có tiềm lực tài chính mạnh mới có thể thực hiện.

Thay vì sử dụng cách đó, doanh nghiệp có thể tận dụng phần mềm ERP đóng gói như G-Office nhằm tiết kiệm chi phí mà vẫn có thể xử lý trơn tru hầu hết những khó khăn mà bạn đang phải đối mặt trong quá trình quản lý và vận hành. G-Office cho phép doanh nghiệp lựa chọn các phân hệ quản trị theo nhu cầu.

Những ưu điểm nổi trội của G-Office:

  • Quản lý và làm việc trên một nền tảng thống nhất nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên
  • Quản lý hồ sơ tài liệu, văn bản một cách đồng bộ giúp tiết kiệm được thời gian lưu trữ, luân chuyển văn bản, hồ sơ, mà còn giảm được 90% chi phí văn phòng phẩmnhư giấy in, mực in, photocopy, đồng thời gia tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung.
  • Phần mềm dễ sử dụng, dễ triển khai với mức chi phí vô cùng dễ chịu, rất thích hợp với các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ
>>> Đăng ký nhận ngay trải nghiệm hoàn toàn MIỄN PHÍ cùng G-OFFICE tại