Các bước lập kế hoạch đào tạo nhân sự của công ty hiệu quả

1. Tầm quan trọng của việc xây dựng kế hoạch đào tạo nhân sự của công ty

Lập kế hoạch đào tạo nhân sự là việc đưa các vấn đề liên quan đến đào tạo nhân sự như: đối tượng được đào tạo, nội dung, chi phí, cách thức, địa điểm thực hiện đào tạo và kết quả cần đạt được sau quá trình đào tạo đó, đặt cạnh nhau để cân đối, xem xét và đánh giá. 
Lập kế hoạch đào tạo giúp nhà quản lý nắm bắt được tổng quan tình hình mà đưa ra quyết định đúng đắn
Lập kế hoạch để lãnh đạo công ty và đội ngũ nhân viên có thể cùng xem xét lại các vấn đề liên quan đến đào tạo nhân sự đã thực sự hợp lý hay chưa, có cần bổ sung, thay đổi ở bước nào không,...Chẳng hạn như kiến thức chưa đủ chuyên sau hay quá chuyên sâu, thời gian đào tạo ngắn hay dài,...


Lập kế hoạch để nhân viên và lãnh đạo biết được chi phí, thời gian, cách thức và chất lượng của các khóa đào tạo.
Lập kế hoạch để phân chia rõ ràng nhiệm vụ cho từng nhân viên, để có những sự chuẩn bị tốt nhất, sẵn sàng cho việc đào tạo được tiến hành thuận lợi và thành công. 
Và lập kế hoạch cũng giúp việc đánh giá kết quả đào tạo được chính xác và khách quan nhất. 
  • Ví dụ: lập kế hoạch giúp xây dựng được bảng chi phí, cách thức thực hiện, thời gian và mục tiêu mà kế hoạch đào tạo nhân sự cần đạt được. Ngoài ra còn giúp phân chia nhiệm vụ rõ ràng cho các cá nhân là cơ sở để đánh giá,...

2. 3 bước xây dựng chương trình đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp

2.1. Xác định/đánh giá nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực

Chỉ khi doanh nghiệp xác định được rõ ràng nhu cầu đào tạo của mình thì mới có thể lập được kế hoạch đào tạo nhân sự hiệu quả. Kế hoạch này sẽ được xem xét và quyết định bởi các cấp lãnh đạo với mục tiêu phát triển chung của doanh nghiệp tại các thời điểm. 
Việc xác định nhu cầu đào tạo sẽ giúp bộ phận nhân sự có những định hướng, tiêu chí rõ ràng về các chương trình, khóa học đào tạo cũng như thu hút được sự chú ý của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp, khiến họ nhiệt tình và tự nguyện tham gia.
 

2.2. Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo nhân sự của công ty

Bước 1: Người phụ trách việc lập kế hoạch đào tạo cần đưa ra một bản thảo thật chi tiết và đầy đủ, cung cấp đầy đủ các thông tin của những nội dung sau:
  • Tên của chương trình, khóa học đào tạo nhân sự
  • Các mục tiêu cần đạt được sau khi kết thúc chương trình, khóa học đào tạo
  • Chọn giảng viên, người thực hiện đào tạo và thống nhất nội dung đào tạo, phương pháp đào tạo, thời lượng, địa điểm tổ chức đào tạo
  • Dự kiến kinh phí đầu tư đào tạo
  • Các Phòng ban, nhân sự sẽ được đào tạo
  • Những điều kiện, lưu ý khi thực hiện tổ chức chương trình đào tạo
Đừng quên, kế hoạch càng rõ ràng, chi tiết thì việc thực hiện chương trình đào tạo sẽ đạt tỉ lệ thành công cao, đồng thời giúp doanh nghiệp triển khai, đánh giá và đo lường kết quả của chương trình một cách chính xác và tối ưu nhất.


Bước 2: Sau khi bản kế hoạch đã được các cấp quản lý có thẩm quyền phê duyệt, nhân viên phụ trách đào tạo cần tiến hành triển khai chương trình đào tạo từ bước tạo thời khóa biểu cho đến khi kết thúc khóa đào tạo. 
  • Tạo thời khóa biểu đào tạo
  • Soạn thảo và đề xuất ký hợp đồng đào tạo (nếu có)
  • Đưa ra thông báo tới toàn bộ nhân viên trong công ty về việc tham gia khóa đào tạo
  • Lập danh sách chính thức trình lên lãnh đạo cấp cao nhất duyệt
  • Triển khai chương trình đào tạo
  • Thanh toán học phí (chỉ khi có biên lai thu phí hoặc hóa đơn tài chính do Tổng cục thuế phát hành hoặc hợp đồng đào tạo cá nhân nhưng phải có được sự đồng thuận của cấp cao nhất trong doanh nghiệp thì mới có thể thanh toán học phí)

2.3. Đánh giá hiệu quả sau khi kết thúc chương trình đào tạo

Đây là bước cuối cùng nhưng cũng rất quan trọng khi xây dựng kế hoạch đào tạo nhân sự. Tại bước này, người phụ trách việc lập kế hoạch cần thu thập ý kiến, đóng góp của nhân viên để đánh giá những điểm mạnh và điểm yếu của chương trình, từ đó rút ra kinh nghiệm cho những khóa đào tạo trong tương lai. Các công ty có thể áp dụng mô hình KirkPatrick với 4 cấp độ để đánh giá hiệu quả đào tạo: 
  • Reaction (Phản ứng): Nhận biết và xem xét phản ứng của các học viên về việc giảng dạy ngay sau khóa học.
  • Learning (Học hỏi): Kiểm tra và đánh giá những kiến thức, kỹ năng mà học viên tiếp thu được ngay sau khóa học.
  • Behaviour (Hành vi): Đánh giá và nhận xét về mức độ cải thiện trong kết quả công việc của học viên sau khi tham gia khóa đào tạo.
  • Result (Kết quả): Đánh giá về mức độ cải thiện trong kết quả hoạt động của doanh nghiệp sau khi kết thúc khóa học.


3. Bộ công cụ để xây dựng kế hoạch đào tạo nhân sự của công ty

3.1. Mẫu phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo nhân sự 

Việc khảo sát nhu cầu được đào tạo của các nhân viên trong công ty luôn là nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu cần phải thực hiện của người phụ trách lập kế hoạch đào tạo nhân sự nếu muốn có một chương trình đào tạo hoàn chỉnh. Bởi trong một doanh nghiệp, mỗi nhân viên sẽ có một mong muốn được đào tạo và học hỏi về nhiều lĩnh vực khác nhau. 
 

3.2. Mối quan tâm của các bộ phận trong doanh nghiệp

Các cấp quản lý, phòng ban đều có những mối quan tâm đến quá trình xây dựng kế hoạch nhân sự của công ty. Họ sẽ phân tích và đánh giá xem có thật sự cần thiết phải tổ chức các khóa đào tạo hay không và nếu có thì sẽ phải thực hiện như thế nào để mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp? 

3.3. Bộ câu hỏi phỏng vấn nhu cầu đào tạo và ma trận ưu tiên

Việc thu thập ý kiến và đóng góp từ các cấp quản lý, các phòng ban hay các nhân viên sẽ giúp khóa đào tạo trở nên thực tế hơn và giải quyết nhanh chóng được các vấn đề còn tồn đọng trong chính doanh nghiệp


Sau khi đã tham khảo được các ý kiến, nhiệm vụ tiếp theo là phân loại chúng vào ma trận ưu tiên để quyết định xem vấn đề nào cần phải được xử lý trước. 

 

3.4. Mẫu lập kế hoạch đào tạo nhân sự

Một mẫu kế hoạch đào tạo thường bao gồm những thông tin chi tiết về chương trình đào tạo của doanh nghiệp sau khi bản kế hoạch đào tạo đã được phê duyệt. Nhờ có mẫu này, nhân viên sẽ có thể dễ dàng theo dõi và tham gia khóa học. Người phụ trách cần chuẩn bị một mẫu kế hoạch đào tạo nhân sự càng cụ thể, rõ ràng càng tốt.

Các cách phân loại mẫu kế hoạch được sử dụng

Có 2 cách phân loại là dựa vào thời gian đào tạo và dựa vào cấp bậc nhân viên

Dựa vào thời gian: 

  • Đào tạo ngắn hạn: Đào tạo theo kế hoạch nhưng chỉ thực hiện trong vài ngày
  • Đào tạo dài hạn: Đào tạo theo kế hoạch và thực hiện trong thời gian từ 1 tuần đến một vài tháng

Dựa vào cấp bậc/chức vụ:

  • Đào tạo nhân viên mới với mục đích giúp họ nhanh chóng làm quen với công việc và thích ứng với môi trường của doanh nghiệp
  • Đào tạo chuyên viên với mục đích nâng cao, cải thiện nghiệp vụ để xem xét tăng lương và phân công thêm nhiệm vụ sau chương trình đào tạo 
  • Đào tạo lãnh đạo với mục đích đào tạo những thế hệ thừa kế của các cấp lãnh đạo, thường được các công ty TNHH và công ty cổ phần áp dụng.
 

4. Kết bài 

Xây dựng được một kế hoạch đào tạo nhân sự của công ty toàn diện và hoàn chỉnh chính là chìa khóa mang lại sự thành công cho chiến lược đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của mỗi doanh nghiệp. Chỉ khi doanh nghiệp của bạn biết cách tạo ra cho mình một đội ngũ nhân sự tinh nhuệ và vững mạnh thì lúc đó con đường phát triển lâu dài của bạn sẽ được mở lối. 

Hy vọng rằng, với những thông tin và chia sẻ mà G-OFFICE đã đề cập trong bài viết này sẽ giúp các doanh nghiệp có thể áp dụng và xây dựng thành công một kế hoạch đào tạo nhân sự phù hợp với chính mình!