03 Mẫu quy trình tuyển dụng phổ biến nhất hiện nay

Tuyển dụng nhân sự là một hoạt động quan trọng công ty. Vậy, mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự như thế nào là đúng chuẩn để quá trình tuyển dụng diễn ra suôn sẻ?

1. Quy trình tuyển dụng nhân sự là gì?

Quy trình tuyển dụng nhân sự là một quá trình nhằm sàng lọc và lựa chọn ra những nhân sự thật sự phù hợp với vị trí mà công ty đang cần.
Lập quy trình tuyển dụng nhân sự là một việc vô cùng quan trọng, vì nếu làm đúng thì bộ phận nhân sự sẽ chiêu mộ được người tài một cách dễ dàng, giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, đồng thời giúp công ty đạt được những mục tiêu kinh doanh trong tương lai.

Dưới đây là một quy trình tuyển dụng nhân sự thường gặp tại các doanh nghiệp: 
Quy-trinh-tuyen-dung-1
Quy-trinh-tuyen-dung-2

2. Các mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự

Ứng với quy trình tuyển dụng trên, G-OFFICE cung cấp cho bạn các mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự đúng chuẩn và mới nhất hiện nay, được sắp xếp theo thứ tự sau:

2.1. Bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự là bảng kế hoạch với các bước được thực hiện theo một thời gian tuần tự nhằm tìm ra nhân lực tiềm năng cho công ty. 
Qua đó, công ty sẽ nắm được toàn bộ thông tin dự kiến về số lượng người cần tuyển, mục tiêu, nhu cầu cho từng vị trí công việc, chi phí dự trù, thời gian, hình thức tuyển dụng và hội đồng tham gia tuyển dụng.

Bang-ke-hoach-tuyen-dung-nhan-su-1
Đây cũng là bước đầu tiên để xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự. Để tìm hiểu rõ hơn thế nào là kế hoạch tuyển dụng nhân sự, hãy tham khảo bài viết
5 bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự hiệu quả.

2.2. Phiếu yêu cầu nhân sự/Mẫu đề xuất tuyển dụng nhân sự

Sau khi bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự được trình lên ban lãnh đạo và đã được phê duyệt thì bộ phận nhân sự có nhiệm vụ tiếp nhận phiếu yêu cầu tuyển dụng hoặc phiếu đề xuất tuyển dụng nhân sự từ các phòng, ban chức năng. Từ đó, bộ phận HR sẽ biết rõ hơn các yêu cầu và tiêu chí để chọn ra ứng viên phù hợp nhất.
Mau-de-xuat-tuyen-dung-nhan-su-1

2.3. Mẫu thông báo tuyển dụng

Sau khi được xem xét và phê duyệt phiếu yêu cầu nhân sự/mẫu đề xuất tuyển dụng nhân sự, phòng nhân sự sẽ ra thông báo tuyển dụng nhân viên. Nội dung thông báo bao gồm: yêu cầu làm việc (về chuyên môn, kinh nghiệm, kỹ năng làm việc…), điều kiện tuyển dụng, thời gian nhận hồ sơ…

 2.4. Thư mời phỏng vấn

Trước khi thực hiện phỏng vấn, bộ phận HR sẽ tiếp nhận và chọn lọc hồ sơ ứng viên. Những ứng viên có CV đạt sẽ được nhận thư mời phỏng vấn của công ty. 
Thông thường, thư mời phỏng vấn bao gồm bố cục như sau:

  • Tiêu đề: Thông thường, các nhà tuyển dụng sẽ gửi thư mời phỏng vấn qua email với cú pháp như sau: Thư mời tham gia phỏng vấn - Vị trí ứng tuyển - Tên công ty. Tiêu đề này được xem như là một tiêu đề đúng chuẩn vì nó giúp cho nhà tuyển dụng lẫn ứng viên dễ dàng trong việc lựa chọn thứ tự ưu tiên xem trong hòm thư điện tử, đồng thời dễ dàng trong việc nhận dạng vị trí ứng tuyển đối với ứng viên gửi hồ sơ xin việc tới nhiều công ty. 
  • Thông tin của người nhận phỏng vấn: họ tên, địa chỉ email, số điện thoại, địa chỉ nhà,...
  • Thông báo về quá trình phỏng vấn:
    • Địa điểm phỏng vấn
    • Vị trí công việc 
    • Thời gian cụ thể
    • Thông tin xác nhận phỏng vấn: đề phòng trường hợp ứng viên có lý do bắt buộc không thể tham dự phỏng vấn thì liên hệ lại theo địa chỉ email hoặc SĐT đã được cung cấp trong thư mời phỏng vấn.
  • Xác nhận của doanh nghiệp

Ngoài ra, đối với một số công ty, ứng viên chỉ cần vượt qua vòng phỏng vấn lần 1 là có thể được nhận làm, nhưng đối với nhiều công ty khác thì ứng viên cần phải vượt qua vòng phỏng vấn lần 2, hoặc phải làm bài test cơ bản.

2.5. Thư mời nhận việc/Thư từ chối

Dựa vào kết quả phỏng vấn trong bản dữ liệu ứng viên dự tuyển, phòng nhân sự sẽ mời các ứng viên đạt yêu cầu nhận việc bằng thư mời nhận việc hoặc qua điện thoại. Một số lưu ý cần tránh khi viết thư mời nhận việc: 

  • Tránh đảm bảo lâu dài về việc làm. Điều này có thể khiến doanh nghiệp gặp nhiều vấn đề về trách nhiệm pháp lý trong tương lai.
  • Tránh các cụm từ mang tính đảm bảo về việc làm vô thời hạn như: “vị trí cố định”, “đảm bảo việc làm” “tiền thưởng hàng năm”...
  • Tránh ghi chi tiết tiền lương hàng năm. Điều này có thể vô tình cam kết rằng ứng viên sẽ làm việc cho công ty đến một năm. Do đó, nên ghi định mức lương theo kỳ hạn hàng tháng. 

Trái lại, nếu ứng viên không vượt qua vòng phỏng vấn hoặc thi tuyển, thì công ty sẽ gửi thông báo không trúng tuyển hoặc thư từ chối ứng tuyển. 
Thu-moi-nhan-viec

2.6. Tiếp nhận thử việc và đánh giá sau thử việc

Nhân viên mới thường sẽ phải trải qua quá trình thử việc từ 2 đến 6 tháng. Phòng, ban quản lý trực tiếp có trách nhiệm hướng dẫn công việc, trình bày rõ nhiệm vụ và quyền hạn cho nhân viên mới. Kết thúc thời gian thử việc, nhân viên sẽ được đánh giá lại.

Bộ phận HR có trách nhiệm theo dõi, cập nhật danh sách nhân viên sắp hết thời gian thử việc cho Trưởng bộ phận, hoặc người trực tiếp quản lý nhân viên mới trước một thời hạn hợp lý. 

Căn cứ vào khả năng hoàn thành công việc của họ, Trưởng bộ phận/Người trực tiếp quản lý nhân viên mới sẽ đánh giá kết quả thử việc và gửi về bộ phận HR. 

Có thể thấy, tiếp nhận thử việc và đánh giá sau thử việc là một giai đoạn bắt buộc mà nhân viên nào cũng phải trải qua, từ đó được cân nhắc, xem xét để trở thành nhân viên chính thức. 

2.7. Quyết định tuyển dụng

Đây là biểu mẫu cuối cùng trong tất cả các mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự. Quyết định tuyển dụng sẽ được soạn thảo, cấp phát cho nhân viên sau khi hoàn thành thời gian thử việc nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp cũng như bảo vệ quyền lợi cho nhân viên. 

Nội dung cần có trong một quyết định tuyển dụng là:

  • Họ và tên, địa chỉ người lao động, người đại diện hợp pháp;
  • Họ và tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ nơi cư trú của người lao động;
  • Công việc, địa điểm làm việc;
  • Thời hạn của hợp đồng;
  • Tiền lương, hình thức trả lương và các khoản phụ cấp khác nếu có;
  • Quy định về bảo hộ lao động;
  • Thời điểm quyết định chính thức có hiệu lực.

Khi viết quyết định tuyển dụng, cần lưu ý một số vấn đề sau:

  • Về ngôn ngữ: Vì đây là văn bản có tính chất pháp lý nên ngôn ngữ phải được thể hiện rõ ràng, phổ thông và dễ hiểu.  
  • Về trình bày: phải được trình bày một cách chuyên nghiệp, khoa học giúp các bên nắm rõ được những nội dung quan trọng.
  • Về nội dung: cần ngắn gọn nhưng vẫn đầy đủ và truyền tải trung thực, chính xác.

Trên đây là toàn bộ mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự G-OFFICE muốn gửi đến bạn. Bạn có thể download toàn bộ mẫu quy trình tuyển dụng trên tại đây.

Để quá trình tuyển dụng nhân sự diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, bạn có thể tham khảo thông tin về phần mềm hỗ trợ quản lý nhân sự tại G-OFFICE. Đăng ký ngay hôm nay để được trải nghiệm miễn phí phần mềm trong 30 ngày tại https://gemstech.com.vn/#contact

Bài viết cùng chuyên mục: 

Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương tiện lợi nhất

Hình thức tuyển dụng nhân sự hiệu quả

Cuốn sách "bản đồ chiến lược nhân sự" hay nhất thời đại

Cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả trong doanh nghiệp