Ứng dụng KAIZEN trong quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ

1. Kaizen là gì?

Kaizen là một triết lý kinh doanh của người Nhật lấy trọng tâm là cải thiện liên tục những phương thức làm việc, quy trình sẵn có. Thay vì tập trung vào những mục tiêu quy mô lớn, Kaizen hướng đến những thay đổi, điều chỉnh nhỏ và thường xuyên, nhằm đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn phát triển và tiến về phía trước đến khi đạt kết quả mong muốn.

Kaizen đã tạo nên thành công cho rất nhiều công ty Nhật Bản, điển hình là Toyota. Theo triết lý Kaizen, Toyota tập trung cải tiến những sản phẩm hiện tại thay vì tạo ra những sản phẩm làm “thay đổi cuộc chơi”. Tại Toyota, việc đưa ra ý tưởng cái thiện sản phẩm không chỉ là trách nhiệm của bộ phận nghiên cứu và phát triển. Theo Matthew May, ước tính rằng hằng năm, Toyota có hàng triệu ý tưởng mới mà phần lớn đến từ công nhân nhà máy bình thường.

Hiện nay, các công ty trên toàn cầu đã áp dụng Kaizen cho các mục đích của họ. Bất kể quy mô của công ty, lĩnh vực công ty đang hoạt động, Kaizen đều mang lại nhiều cải thiện và cơ hội thành công trong kinh doanh.

Phương pháp Kaizen là dựa trên nguyên tắc duy trì và cải tiến, tạo nên các thay đổi dần dần và nhất quán cho toàn bộ nhân viên với vốn đầu tư ít. Đây là đặc điểm phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ khi không có nhiều hạn chế về cả nhân lực và kinh phí.

2. Chu trình Kaizen

Chu trình Kaizen có thể thực hiện theo hệ thống 6 bước để tạo môi trường cải tiến liên tục.

Bước 1: Khuyến khích sự tham gia của nhân viên

Nhân viên cần chia sẻ ý kiến cá nhân một cách chủ động. Điều này đặc biệt quan trọng trong doanh nghiệp nhỏ và vừa khi mỗi nhân viên đều có ảnh hưởng, vì việc có những phòng ban chỉ có duy nhất một nhân sự không hoàn toàn là chuyện hiếm gặp. Đây là lý do tại sao giao tiếp cởi mở là điều cần thiết. Phản hồi và đề xuất của nhân viên cần được xem xét khi họ trình bày những lĩnh vực, quy trình chưa hoạt động tốt.

Bước 2: Tìm vấn đề cần giải quyết

Thông thường, doanh nghiệp cần có một nhóm chịu trách nhiệm thu thập và tổng hợp đề xuất của toàn thể nhân viên. Sử dụng các phản hồi của nhân viên, tạo danh sách các vấn đề và cơ hội tiềm năng.

Bước 3: Đưa ra giải pháp

Khuyến khích nhân viên đưa ra các ý tưởng để giải quyết vấn đề. Từ tất cả các ý tưởng được nêu ra, tổng hợp và chọn ra các giải pháp tốt nhất.

Bước 4: Thử nghiệm các giải pháp

Triển khai giải pháp đã chọn ở trên với nhân viên. Tạo các chương trình thử nghiệm với các quy trình được chia nhỏ, để dễ dàng đánh giá và có những thay đổi kịp thời. Khuyến khích các nhà quản lý đặt ra các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn để dễ dàng quản lý, phân bổ khung thời gian một cách rõ ràng.

Bước 5: Phân tích kết quả

Liên tục kiểm tra kết quả trong các giai đoạn khác nhau của chương trình thử nghiệm. So sánh với mục tiêu đã đề ra. 

Bước 6: Đánh giá

Kiểm tra xem sự thay đổi đang hoạt động thế nào trong với doanh nghiệp.
Nếu kết quả đạt được không tích cực, nhanh chóng tìm nguyên nhân và đưa ra các điều chỉnh kịp thời.
Nếu kết quả khả quan, có thể cân nhắc áp dụng cho toàn doanh nghiệp.

3. Lợi ích

Thông qua những thay đổi vi mô, doanh nghiệp loại bỏ những sự lãng phí, hướng đến những quy trình hiệu quả và tiêu chuẩn hoá, đặc biệt trong các lĩnh vực sau:

  • Chất lượng của sản phẩm, hiệu năng của nhân viên và quy trình kinh doanh
  • Chi phí: nguyên liệu, nguồn lực
  • Vận chuyển: giảm chi phí, thời gian giao hàng
  • Quản lý: đào tạo, quy trình
  • Tạo môi trường làm việc an toàn

Kaizen cũng thúc đẩy khả năng các nhân viên gắn bó sâu sắc với công ty vì nó đáp ứng các nhu cầu thiết yếu của nhân viên: kết nối, sáng tạo, trau dồi kinh nghiệm của bản thân,...

4. Tạm kết

Theo thời gian, các cải biến nhỏ sẽ mang lại kết quả đáng kể - đây là một cơ sở trong việc để cải tiến quy trình kinh doanh. Hãy kiên trì cải thiện từng chút một, chậm mà chắc.