Phần mềm quản lý KPI là gì? Đâu là những phần mềm KPI tốt nhất hiện nay? Nếu bạn đang quan tâm đến bộ công cụ này, hãy cùng G-OFFICE tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây!
KPI là từ viết tắt của
Key Performance Indicator, được định nghĩa là chỉ số đo lường và đánh giá mức độ hoàn thành công việc của một cá nhân hay một bộ phận cụ thể nào đó trong doanh nghiệp.
Google Sheet là một hình thức phổ biến được các công ty thiết lập để theo dõi và đánh giá KPI. Thế nhưng công cụ này lại có những nhược điểm như không xem được tiến độ hoàn thành KPI chính xác là bao nhiêu phần trăm hay việc đo lường tỷ lệ vượt KPI gặp khó khăn,…Đây chính là những lý do mà các nhà quản trị cần đến sự trợ giúp của phần mềm quản lý và đánh giá KPI để có thể đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn 2 nội dung chính sau: Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm KPI và những phần mềm quản lý KPI nào tốt nhất hiện nay?
1. Phần mềm quản lý KPI là gì?
Phần mềm quản lý KPI là một công cụ hỗ trợ nhà quản trị đánh giá hiệu quả công việc và quản lý nhân sự hiệu quả , minh bạch trên cùng một nền tảng tập trung và thống nhất.
Phần mềm cho phép người dùng nhập dữ liệu, các chỉ tiêu định lượng, KPI các chỉ số đo lường hiệu suấtvào hệ thống, phần mềm KPI đánh giá hiệu quả công việc theo mục tiêu của doanh nghiệp hoặc cá nhân.
2. Tại sao doanh nghiệp cần ứng dụng phần mềm quản lý KPI?
KPI là một con số cụ thể và rõ ràng nhất phản ánh chính xác hiệu quả công việc của các cá nhân và bộ phận cũng như hoạt động kinh doanh của tổ chức. Nếu việc quản lý và đánh giá KPI không minh bạch, chính xác thì chắc chắn nhà quản trị sẽ không thể nắm bắt mọi tình hình phát triển của công ty.
Dưới đây là một số những lợi ích cơ bản mà phần mềm quản lý và đánh giá KPI có thể mang đến cho doanh nghiệp
2.1. Cung cấp nhanh nhất và chính xác nhất các thông tin về KPI
Mọi thông tin về chỉ tiêu, tỷ lệ hoàn thành công việc hoặc chiều hướng thực hiện KPIs tăng hay giảm đều được cập nhật tự động thông qua phần mềm. Với phần mềm, mọi thông tin sẽ được thể hiện dưới dạng bảng, dạng biểu đồ,…thay vì phải nhập quá nhiều thông tin và click qua nhiều sheet trên Excel để theo dõi KPIs. Nhà quản trị có thể theo dõi mọi thông số về KPIs theo thời gian thực ngay trên phần mềm.
2.2. Thay thế hoàn toàn các hoạt động tính toán, nhập số liệu thủ công
Với phần mềm KPI, người sử dụng có thể tạo ra công thức KPIs cho cá nhân và phòng ban, từ đó phần mềm tự động hóa tính toán đưa ra kết quả cho bạn.
3. Các tiêu chí đánh giá một phần mềm quản lý KPI tốt
Trong doanh nghiệp, hệ thống mục tiêu KPI cần phải đáp ứng các tiêu chí SMART:
- Specific (S): Cụ thể
- Measurable (M): Có thể đo lường được
- Attainable (A): Có thể đạt được
- Relevant (R): Thực tế
- Timebound (T): Có thời hạn cụ thể
Thì các phần mềm quản lý KPI hiệu quả và tốt nhất cũng cần sở hữu các yếu tố sau:
3.1. Đơn giản (Simple)
Phần mềm sở hữu các tính năng, trong đó đặc biệt nhất là các tính năng liên quan đến hệ thống KPI và các chỉ số đo lường cần thể hiện trực quan, dễ hiểu để cả nhân viên cũng như nhà quản trị đều có thể dễ dàng sử dụng.
3.2. Đo lường được (Measurable)
Đo lường và so sánh các chỉ số KPI đã được thiết lập từ đầu với hiệu quả làm việc thực tế là công dụng quan trọng hàng đầu của một phần mềm KPI. Nhờ đó, tổ chức có thể xem xét và đánh giá chính xác xu hướng thay đổi và mức độ hiệu suất của nó quan thời gian để có những quyết định kinh doanh đúng đắn.
3.3. Phù hợp (Aligned)
Mỗi doanh nghiệp thuộc lĩnh vực và quy mô khác nhau sẽ có mục tiêu, bộ KPI tiêu chuẩn và hệ thống vận hành khác nhau. Do đó, phần mềm KPI sẽ cần phải thiết kế đặc thù cho một ngành nghề nhất định (ví dụ chuyên dụng cho bán hàng) hoặc linh hoạt và thông minh để phù hợp với doanh nghiệp.
3.4. Có liên quan (Relevant)
Một phần mềm KPI hiệu quả sẽ tích hợp và kết nối với các công cụ làm việc phổ biến mà doanh nghiệp đang sử dụng. Bởi chỉ số KPI có liên quan mật thiết đến các dữ liệu đầu vào/đầu ra của quy trình kinh doanh hoặc các hoạt động công việc,…trong công ty.
3.5. Kịp thời (Timely)
Thay vì sử dụng cách quản lý KPI thủ công gây lãng phí quá nhiều thời gian và các số liệu cũng chỉ được đánh giá vào cuối chu kỳ thì việc lựa chọn một phần mềm KPI hiệu quả với khả năng phân tích cũng như tạo ra các báo cáo cập nhật tự động, tức thời là một điều cần thiết mà các doanh nghiệp nên làm. Điều này sẽ giúp nhà quản trị và cả nhân viên có được cái nhìn bao quát về tình trạng hiệu suất hiện tại để đưa ra phương án giải quyết kịp thời.
3.6. Có thể nhìn thấy (Visible)
Mục tiêu của doanh nghiệp không nên chỉ xuất hiện trong bộ nhớ của nhà quản trị hay nằm trên các giấy tờ bí mật mà cần được phổ biến tới toàn thể công nhân viên phía dưới. Đây là điều đúng đắn với cả mục tiêu dài hạn, cao cấp và các KPI ngắn hạn, cấp thấp nhằm hạn chế tình trạng nhân viên đi làm mà không biết đâu là mục tiêu của mình, mình cần làm gì và mình đã đóng góp được gì cho mục đích cao cả của tổ chức.
4. Top 5 phần mềm quản lý KPI tốt nhất năm 2021
4.1. Phần mềm quản lý KPI Domo
KPI Domo là một phần mềm quản lý KPI của nước ngoài, đứng trong top đầu theo đánh giá phần mềm Softwareadvice. Domo được nhận định là một phần mềm phân tích và cung cấp dữ liệu KPI chỉ trong một vài giây thành các dạng hình ảnh và biểu đồ sinh động (theo hệ thống BI).
Tính năng nổi bật
- Kết nối và tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau
- Phân tích dữ liệu và cung cấp đa dạng báo cáo
Chi phí sử dụng
Domo cung cấp bản dùng thử hoàn toàn miễn phí cho khách hàng muốn trải nghiệm. Nếu người dùng muốn biết chi phí cụ thể khi sử dụng phần mềm này cần liên hệ trực tiếp trên website của công ty.
Ưu – nhược điểm của phần mềm KPI Domo
4.2. Phần mềm KPI Tanca.io
Đây là một phần mềm đến từ công ty Tanca.io của Việt Nam. Phần mềm này sở hữu những tính năng cơ bản nhằm hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá và quản lý KPI.
Tính năng nổi bật
- Đánh giá KPI và liên kết điểm KPI với hệ thống tính lương
- Xây dựng các tiêu chí và mẫu để đánh giá KPI cho cá nhân và bộ phận
Chi phí sử dụng
Với Tanca.io, người dùng có thể mua phần mềm theo gói On-premise (lưu trữ trên máy chủ của bạn) hoặc gói đám mây (lưu trữ trên máy chủ Tanca) với giá 2.500đ/người/tháng. Đối với gói On-premise, bạn sẽ cần trả thêm cho chi phí thiết lập là 5.000.000đ.
Ưu – nhược điểm của phần mềm Tanca
- Ưu điểm: Dễ dàng sử dụng đối với các doanh nghiệp Việt bởi đây là phần mềm của người Việt
- Nhược điểm: Các tính năng trong phần mềm khá đơn giản
4.3. Phần mềm quản lý KPI digiiKPI
Đây là một phần mềm của Việt Nam cung cấp giải pháp đánh giá hiệu quả công việc theo Balanced Scorecard (BSC) – theo Wikipedia đây là một phương thức quản lý hiện đại, phát triển dựa trên mục tiêu, nghĩa là định hướng phát triển của tổ chức được thể hiện bằng các mục tiêu, các chỉ tiêu được công ty đó thiết lập một cách cân đối và hài hoà dựa trên các yếu tố ưu tiên quan trọng của doanh nghiệp.
Tính năng nổi bật
- Thiết lập, theo dõi và quản lý việc đánh giá KPI của tổ chức theo cá nhân hoặc phòng ban
- Báo cáo kết quả
- Nhập số liệu, theo dõi và đo lường kết quả KPI
Chi phí sử dụng
Để nắm được chi phí đầu tư phần mềm này, khách hàng cần liên hệ trực tiếp với đơn vị cung cấp.
Ưu – nhược điểm của phần mềm digiiKPI
- Ưu điểm: Giao diện minh bạch, rõ ràng. Được xây dựng và phát triển bởi công ty phần mềm của Việt nam nên dễ tiếp cận với các doanh nghiệp Việt hơn so với các phần mềm nước ngoài.
- Nhược điểm: Tính năng còn hạn chế so với các phần mềm nước ngoài
4.4. Phần mềm KPI SimpleKPI
SimpleKPI giúp người sử dụng dễ dàng theo dõi các chỉ số và dữ liệu kinh doanh một cách đơn giản nhất nhờ báo cáo và bảng dữ liệu duy nhất trên Dashboard. Hiện nay đã có khoảng 1000 công ty đã và đang sử dụng phần mềm này.
Tính năng nổi bật
- Giám sát các số liệu trên Dashboard theo real-time
- Phân tích dữ liệu và báo cáo
- Theo dõi và quản lý KPI cho từng cá nhân, phòng ban
Chi phí sử dụng
Bên cạnh việc cung cấp bản dùng thử miễn phí thì chi phí sử dụng của SimpleKPI là 99$/tháng và không giới hạn người dùng, báo cáo, KPI,…
Ưu – nhược điểm của phần mềm SimpleKPI
- Ưu điểm: Có bản dùng thử miễn phí và giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng
- Nhược điểm: So với thị trường Việt Nam thì chi phí sử dụng khá cao. Do đó, công cụ này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp vừa và lớn tại Việt Nam.
4.5. Phần mềm quản lý KPI G-OFFICE
4.5.1. KPI G-OFFICE là gì?
Ngoài là một phần mềm quản lý KPI thì G-OFFICE còn được biết đến là một phần mềm quản trị mục tiêu thực chiến và toàn diện hàng đầu tại Việt Nam.
G-OFFICE sở hữu thiết kế trực quan, giao diện bắt mắt cùng bộ tính năng chuẩn tương đương các phần mềm nước ngoài. Sau khi thiết lập hệ thống đánh giá nhân viên cùng hệ thống mục tiêu xuyên suốt trong tổ chức, KPI của từng thành viên và đội nhóm sẽ được đồng bộ với mục tiêu chung và gắn kết chặt chẽ với các nhiệm vụ và hành động cụ thể. Tiến độ thực hiện công việc và KPI được kiểm soát chặt chẽ, đồng thời báo cáo đánh giá năng suất làm việc được tự động hoá gần như hoàn toàn.
KPI G-OFFICE có thể sử dụng được ở cả trên thiết bị di động và trình duyệt web.
4.5.2. Tính năng nổi bật của KPI G-OFFICE
- KPI G-OFFICE hỗ trợ doanh nghiệp vẽ ra một sơ đồ cây với các mục tiêu nội bộ hoàn chỉnh, từ cấp cao nhất là ban lãnh đạo cho đến các phòng ban, đội nhóm và các cấp thấp hơn như nhân viên và thực tập sinh. Tất cả điều này đã tạo nên một bức tranh KPI lớn và đồng nhất với nhau về số lượng, mục đích, đơn vị đo lường,…
- Không giống như các phần mềm KPI thông thường, KPI của G-OFFICE tập trung và đẩy mạnh việc “thực chiến” (thúc đẩy khả năng doanh nghiệp đạt được KPI). KPI đã được đặt ra dễ dàng liên kết với các tính năng khác của G-OFFICE như quản lý khách hàng, quản lý quy trình, quản lý công việc,…Nhờ đó mà nhà quản trị có thể giao KPI cho nhân viên cùng với các nhiệm vụ cần thực hiện để đạt được chỉ tiêu đó.
- Báo cáo: Hệ thống báo cáo tự động của KPI trong G-OFFICE cũng được thiết kế đa dạng từ tổng quan cho đến chi tiết, theo từng cấp tương tự như cây mục tiêu. Những báo cáo quan trọng và cần thiết nhất như tiến độ hoàn thành KPI chung của từng cá nhân và đội nhóm, top nhân viên và mục tiêu đạt tiến độ cao nhất/thấp nhất,…
4.5.3. Chi phí sử dụng KPI của G-OFFICE – phần mềm phù hợp với mọi doanh nghiệp là bao nhiêu?
Sở hữu những tính năng vượt trội và hữu ích nhưng giá thành của KPI G-OFFICE rất phải chăng, nếu không muốn nói là tốt hơn so với các phần mềm khác chỉ khoảng 10.000VNĐ/người dùng/tháng mà không giới hạn số lượng người dùng.
Bên cạnh đó, phần mềm quản trị G-OFFICE còn có thể áp dụng linh hoạt cho mọi doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, ngành nghề và quy mô hoạt động. Ngay cả với những công việc đặc thù không thể áp dụng KPI thì G-OFFICE vẫn có thể thiết lập, đánh giá và đo lường mục tiêu so với hiệu suất thực tế một cách chính xác nhất.
5. Kết luận
Trên đây là Top 5 phần mềm quản lý KPI hàng đầu hiện nay, bao gồm cả phần mềm nước ngoài và phần mềm Việt Nam. Mỗi phần mềm KPI lại có những thiết kế và chức năng nổi bật, những điểm mạnh và điểm yếu riêng biệt: có những phần mềm gần như chỉ theo dõi kết quả KPI cuối cùng, có phần mềm lại chú trọng vào xử lý các bài toán thực thi, cũng có những phần mềm chỉ dành riêng cho đội ngũ kinh doanh,… Chính vì vậy, doanh nghiệp cần xem xét và cân nhắc nhu cầu thực tiễn cũng như đặc thù của chính doanh nghiệp mình để đưa ra sự lựa chọn phần mềm quản lý KPI nào là phù hợp nhất.
