Quản lý nhân sự trở nên khó khăn khi quy mô doanh nghiệp mở rộng, Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự là giải pháp tối ưu đồng thời cũng là xu hướng chuyển đổi tất yếu. Đâu là phần mềm quản lý nhân sự miễn phí tốt nhất hiện nay? Đừng bỏ lỡ bài viết dưới đây.
1. Những khó khăn trong việc quản lý nhân sự
Mở rộng quy mô doanh nghiệp là một nguyên nhân khiến cho việc quản lý nhân sự trở nên phức tạp và khó khăn hơn bởi số lượng nhân viên quản lý nhiều với lượng thông tin lớn.
Những nhiệm vụ đơn giản như giới thiệu nhân viên mới, tạo danh sách nhân viên mới, quản lý KPI và cập nhật liên tục dữ liệu thông tin cá nhân nhân viên liên tục cũng trở nên phức tạp và tốn nhiều thời gian.
Lúc này đây, doanh nghiệp nên cân nhắc ứng dụng văn phòng điện tử – phần mềm nhân sự để tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý.
2. Excel từng là phần mềm quản trị nhân sự free phổ biến nhất
Excel từng là phần mềm nhân sự quá quen thuộc với mọi doanh nghiệp. Công cụ này được sử dụng rộng rãi trong doanh nghiệp bởi các tính năng tuyệt vời mà nó mang lại. Nhưng Excel cũng không thể thay thế các phần mềm quản lý nhân sự miễn phí hay nhất chuyên nghiệp. Dưới đây là một số điểm của Excel
2.1 Khả năng quản lý
Trên lý thuyết, Excel có khoảng 1 triệu dòng, tuy nhiên việc quản lý 1 triệu dòng bằng tay là điều rất khó khăn. Mặc dù Excel cho phép người quản lý tính toán và theo dõi nhưng các cấu hình của các máy tính cá nhân gần như không thể đáp ứng được khối lượng tính toán lớn.
2.2 Khả năng xuất báo cáo
Cho phép người quản lý file tốt để trích xuất báo cáo nhanh chóng, chính xác. Nhưng khi báo cáo càng nhiều, thì tần suất sai sót cũng càng ngày càng tăng. Ngoài ra, việc này cũng tiêu tốn nhiều thời gian công sức để thu thập được dữ liệu chính xác.
2.3 Khả năng bảo mật và toàn vẹn dữ liệu
Excel gồm 2 file quản lý phổ biến là quản lý tập trung ( 1 file master cho cả phòng nhân sự) và quản lý phân tán (mỗi nhân viên nhân sự quản lý riêng).
Hai hình thức quản lý file excel như trên đều dẫn đến thu thập dữ liệu gặp nhiều khó khăn. Nhà quản lý nhân sự sẽ mất nhiều thời gian thu thập nhưng cũng không thể đảm bảo được sự đồng nhất ở các mẫu báo cáo khác nhau.
3. Phần mềm quản lý nhân sự là gì?
Phần mềm nhân sự là sự ứng dụng công nghệ thông tin (chuyển đổi số) vào các hoạt động nội bộ của doanh nghiệp cụ thể là quản lý nhân sự. Phần mềm nhân sự được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý, bám sát các nghiệp vụ nhân sự, quản trị phúc lợi của nhân viên, chấm công lương, nghỉ phép, các phần quản lý khác liên quan đến quản trị KPI, lộ trình thăng tiến của nhân viên.
Bên cạnh đó, phần mềm quản lý nhân sự HRM online được thiết kế giúp cho doanh nghiệp tập trung vào nâng cao chất lượng công tác tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn lực tài nguyên con người của doanh nghiệp.
4. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự
4.1 Tiết kiệm thời gian và nhân lực cho doanh nghiệp
Không cần sử dụng, lưu trữ giấy tờ hay các quy trình phê duyệt phức tạp. Tất cả dữ liệu nhân sự sẽ được chuyển đổi số giúp cho doanh nghiệp không tốn thời gian để chấm công, tính lương hàng tháng cho mỗi nhân viên.
Giảm thiểu sự sai sót trong công tác quản lý của doanh nghiệp dẫn đến sự phàn nàn của nhân viên trong công ty.
4.2 Tiêu chuẩn để đánh giá và khen thưởng
Việc áp dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí tốt nhất sẽ giúp cho doanh nghiệp có khả năng lưu trữ đầy đủ các dữ liệu KPI của nhân viên. Từ đó nhà quản lý có thể đánh giá đầy đủ và khách quan nhất kỹ năng, khả năng của mỗi nhân viên nhằm đưa ra khen thưởng, kỷ luật phù hợp, công khai mà minh bạch. Ngoài ra, còn giúp đưa ra những định hướng đúng đắn cho nhân viên đó.
4.3 Nâng cao chất lượng công tác tuyển dụng
Hỗ trợ chuyên viên nhân sự – hành chính những chiến dịch tuyển dụng, lưu trữ hồ sơ tuyển dụng của các ứng viên, đáng giá các ứng viên để đưa ra quyết định lựa chọn những ứng viên phù hợp nhất với từng vị trí công việc mà doanh nghiệp đang kiếm tìm.
5. Những tiêu chí “chấm điểm” phần mềm quản lý nhân sự HRM miễn phí hay nhất
5.1 Loại bỏ được các loại giấy tờ không cần thiết
Hỗ trợ phòng nhân sự trong việc thiết kế các loại form, mẫu phổ biến thường dùng trong doanh nghiệp. Các yêu cầu, đề xuất, hồ sơ,…. có thể phê duyệt đa cấp trên nền tảng online mà không cần phải in ấn hay chờ chữ ký tay của ban lãnh đạo.
5.2 Bảo mật dữ liệu
Hồ sơ nhân sự và lương là hai thông tin nhạy cảm mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải bảo mật. Nếu thông tin này bị lộ sẽ gây ảnh hưởng rất lớn.
Hãy đảm bảo rằng, lựa chọn nhà cung cấp phần mềm quản lý nhân sự đảm bảo các tiêu chuẩn bảo mật tốt nhất hiện có, được bảo mật liên tục bởi các chuyên gia kỹ thuật và luôn có phương án dự phòng trong trường hợp xảy ra tình huống xấu.
5.3 Cập nhật dữ liệu theo thời gian thực
Nhà quản lý cần phải theo dõi được hiện nay nhân viên của mình đang làm gì, tiến độ công việc ra sao theo thời gian thực. Ngoài ra còn phải trích xuất được báo cáo liên quan đến bảng chấm công và ngày lương của mỗi nhân viên mà không xảy ra sai hoặc thiếu sót dữ liệu.
Bằng với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý nhân sự online, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí quản lý nhân sự, chi phí về thời gian và các chi phí cơ hội khác,
5.4 Quản lý đánh giá hiệu suất nhân viên
Dựa vào tiến độ làm việc và các kết quả công việc mà mỗi cá nhân phòng ban đạt được, ban lãnh đạo công ty dễ dàng đánh giá được chất lượng cũng như hiệu suất công việc của cá nhân, tập thể.
Theo đó công ty sẽ có sự khen thưởng hoặc kỷ luật phù hợp nhằm khích lệ sự phát triển của mỗi cá nhân, phòng ban. Nhằm kết nối những giá trị chung trong văn hoá doanh nghiệp.
5.5 Tính linh động và khả năng kết nối
Yêu cầu 1 phần mềm quản lý nhân sự online cần thích ứng và có thể kết nối được ở bất cứ nơi đâu, bất cứ thiết bị nào. Hãy đảm bảo rằng, phần mềm mà doanh nghiệp lựa chọn phải có giải pháp dữ liệu đám mây để đồng bộ hoá mọi dữ liệu và cho phép nhân viên có quyền truy cập ngay khi ở ngoài văn phòng.
5.6 Khả năng mở rộng khi bạn yêu cầu thêm
Mặc dù bạn đã lựa chọn 1 phần mềm nhân sự phù hợp với quy mô doanh nghiệp ở hiện tại, nhưng bạn cũng cần phải quan tâm và cân nhắc những nhu cầu tương lai. Hãy đặt ra câu hỏi liệu hệ thống phần mềm đó có đáp ứng được, thích nghi được với sự phát triển kinh doanh của bạn trong tương lai hay không?
Một số câu hỏi cần phải đặt ra khi lựa chọn một phần mềm quản lý nhân sự miễn phí: Giá cả sản phẩm có linh hoạt không? Có thể xử lý và gia tăng số lượng nhân viên không? Có các cam kết cập nhật công nghệ mới để bắt kịp xu hướng mới không?
5.7 Không cần phải có nhân viên IT hay thuê máy chủ
Thân thiện với người dùng và giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, thời gian đào tạo cho doanh nghiệp.
6. TOP 10 phần mềm quản lý nhân sự HRM mà doanh nghiệp không nên bỏ lỡ
6.1 Zoho people
Phần mềm quản lý CRM Zoho People linh hoạt và đơn giản cho phép quản lý các hoạt động của nhân viên gồm: hồ sơ, chấm công và ngày phép.
Hệ thống nhân sự online này sẽ giúp cho bạn hoàn thành các tác vụ nhân sự nhanh chóng, nhân viên chủ động theo dõi số ngày công, ngày phép của mình,….
6.2 G-OFFICE
HRM G-OFFICE là mô hình phần mềm quản lý nhân sự miễn phí 4.0, đây là phần mềm quản lý chấm công online từ xa với giải pháp chấm công toàn diện, tính lương tự động, giao việc và quản lý KPI,….
G-OFFICE giúp doanh nghiệp giảm thiểu số lượng nhân viên quản lý mà vẫn đảm bảo được tính chính xác của công việc. Hơn nữa, với HRM G- OFFICE quý doanh nghiệp có thể cắt giảm đến 60% thủ tục giấy tờ, giảm 70% thời gian xử lý nhân sự nhờ áp dụng chuyển đổi số vào doanh nghiệp.
Giao diện của G-OFFICE được thiết kế đơn giản, thân thiện với người dùng, phần mềm quản trị nhân sự miễn phí tốt nhất hiện nay G-OFFICE được thiết kế phù hợp với mọi ngành nghề, đặc biệt phù hợp với mọi doanh nghiệp có tính linh động cao như có sự biến đổi liên tục về nhân sự,….
G-OFFICE còn triển khai phù hợp trên cả thiết bị di động và máy tính, lý tưởng cho mọi cấp bậc trong doanh nghiệp. Chưa kể G-OFFICE còn không giới hạn số người sử dụng.
6.3 BambooHR
Phần mềm nhân sự được tin tưởng sử dụng trên toàn thế giới, là giải pháp hoàn chỉnh cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm câu trả lời cho ứng dụng chuyển đổi số vào doanh nghiệp của mình.
Giao diện thân thiện và dễ sử dụng là điểm sáng cho BambooHR, nhưng phần mềm này lại không hỗ trợ bảng tính lương. Bộ phận kế toán sẽ phải tự thống kê hoặc phải sử dụng thêm 1 phần mềm nữa.
6.4 Zenefits
Zenefits cung cấp các tính năng liên quan đến tính lương thưởng, giới thiệu nhân viên, quản lý và yêu cầu,…. Với phần mềm quản lý nhân sự online miễn phí bạn sẽ tăng năng suất của nhân viên trong toàn tổ chức .
Giá thành của phần mềm cao hơn các phần mềm trong nước. Tuy nhiên còn phụ thuộc vào quy mô tổ chức, và nhu cầu của bộ phận phòng ban mà giá cũng sẽ linh hoạt thêm.
Bảng lương không bao gồm trong các gói cơ sở của Zenefits, nếu muốn sử dụng tính năng này, bạn sẽ bỏ thêm $6/ nhân viên. Doanh nghiệp được dùng miễn phí phần mềm trong 14 ngày trước khi quyết định sử dụng chính thức.
6.5 SAP Success Factors
Đây là phần mềm mạnh mẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm tối đa tuy nhiên lại không thực sự cần thiết với những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Tính năng nâng cao đáng chú ý trong bộ sản phẩm phần mềm quản lý này là phân tích và quản lý tình hình nhân sự.
Bảng giá phần mềm không có sẵn trên trang web, bạn cần phải liên hệ trực tiếp với SAP để nhận thêm thông tin báo giá.
6.6 Namely
Phần mềm quản lý nhân sự Namely được nhiều người yêu thích bởi nó dễ sử dụng, việc thang toán và xin nghỉ chỉ bằng với cú pháp nhấp chuột từ cổng trang web hoặc ứng dụng thiết bị di động.
Phần mềm quản lý HRM được tích hợp với bên thứ 3 cho những chức năng: chữ ký điện tử, hệ thống chấm công, kiểm tra hồ sơ nhân sự, bảng lương,….
6.7 Sage Business Cloud People
Sage cung cấp cho người dùng nhiều loại sản phẩm cho doanh nghiệp từ các công cụ kế toán đến quản lý nhân sự,….
Sage giúp bạn quản lý nhân sự trên toàn thế giới, và có 1 chính sách cho toàn bộ tổ chức trên toàn cầu. Do đó, nếu công ty bạn có nhân viên ở nhiều nước trên thế giới, đây sẽ không còn là vấn đề nữa.
Nhược điểm của Sage là công tác thiết lập hơi phức tạp, cần khoảng 90 ngày để thiết lập nếu bạn làm theo hướng dẫn.
6.8 Sinnova- HRMS
Đây là phần mềm quản lý Nhân sự cung cấp cho doanh nghiệp giải pháp toàn diện, thiết kế với đầy đủ tính năng hiện đại, thích ứng cả với nền tảng website và mobile. Nhờ đó mà khối lượng công việc được giảm đáng kể.
6.9 Amis.vn
Đây là phần mềm quản lý nhân sự online do MISA phát triển, các chức năng chính bao gồm: tuyển dụng, lưu trữ hồ sơ, quản lý chấm công, tính lương, giải quyết các vấn đề chế độ cho nhân viên,….
6.10 OOC digiiHR
OOC digiiHR có giao diện thân thiện, phong phú và đầy đủ các tính năng. Hỗ trợ quản lý theo chức danh, lấy dữ liệu làm căn cứ để đánh giá, quản lý hiệu suất của nhân viên. Đây là phần mềm quản lý online miễn phí sử dụng điện toán đám mây, xử lý thông tin online hoàn toàn.
7. Cách lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự miễn phí tốt nhất cho Doanh nghiệp
7.1 Quy mô kinh doanh
Thu hẹp các lựa chọn của bạn bằng số lượng nhân sự trong doanh nghiệp ở hiện tại và dự tính trong tương lai. Các công ty trong nước có quy mô vừa và nhỏ nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự HRM G-OFFICE. Còn SAP SuccessFactors sẽ phù hợp công ty đa quốc gia hơn.
7.2 Nhu cầu sử dụng
Liệt kê các tính năng mà bạn mong muốn được sử dụng, bởi mỗi phần mềm nhân sự sẽ có những đặc tính riêng. Việc liệt kê như vậy giúp cho doanh nghiệp xác định được tiêu chí đánh giá đâu là là tính năng quan trọng ưu tiên hàng đầu.
7.3 Tính năng mở rộng
Ngoài những tính năng cốt lõi bắt buộc, đâu là những tính năng khiến bạn cảm thấy sẽ hữu ích trong tương lai? Giao việc, quản lý thời gian hay hàng chục tính năng khác không phải là yếu tố được đặt lên hàng đầu nhưng nó lại hỗ trợ quản lý nhân sự hiệu quả hơn.
7.4 Giá bán
Giá bán là yếu tố cần phải cân nhắc với những doanh nghiệp có vốn đầu tư còn hạn chế. Nhìn chung các phần mềm của nước ngoài có giá sẽ cao hơn phần mềm quản lý nhân sự trong nước như G-OFFICE.
Chuyển đổi số doanh nghiệp là quá trình tất yếu và hiển nhiên giúp Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian, nhân lực là tiền đề cho sự phát triển sau này. Tăng năng lực cạnh tranh, mở rộng cơ hội phát triển với G-OFFICE ngay từ hôm nay! Liên hệ với chúng tôi để nhận được bản demo phần mềm quản lý nhân sự miễn phí!
BÀI ĐỌC CÙNG CHUYÊN ĐỀ NHÂN SỰ:
Ngành quản lý nhân sự
Xây dựng quy trình đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp
Khoá học nhân sự cơ bản
