Công việc quản lý nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình vận hành của mọi doanh nghiệp. Vì vậy, phần mềm quản lý nhân sự bằng Access miễn phí đã ra đời và trở thành trợ thủ đắc lực được nhiều nhà quản lý nhân sự ưa chuộng nhất hiện nay. Cùng tìm hiểu kỹ hơn về phần mềm Access trong bài viết dưới đây nhé
1. Phần mềm quản lý nhân sự bằng Access miễn phí
1.1. Phần mềm Access là gì?
Access (Microsoft Access) là phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu của Microsoft Office. Với giao diện thân thiện với người dùng, các nhà quản lý nhân sự đã lựa chọn Access làm công cụ giúp tối ưu hóa khâu quản lý nhân sự thông qua các bảng bao gồm thông tin của từng nhân viên.
Đây là phần mềm được xây dựng trên nền tảng công nghệ tiên tiến. Trước khi ra mắt, Access đã trải qua quá trình thử nghiệm vô cùng kỹ càng. Trong quá trình đó, khi phần mềm Access xảy ra lỗi, Microsoft sẽ đi tìm hiểu nguyên nhân gây ra lỗi và đưa ra giải pháp khắc phục giúp mang lại trải nghiệm sử dụng tốt hơn cho khách hàng tương lai.
1.2. Tính năng
Phần mềm quản lý nhân sự bằng Access tạo điều kiện cho nhà quản lý trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ xây dựng hệ thống quản trị thông tin của riêng mình nhanh chóng và dễ dàng. Bên cạnh đó, cơ sở dữ liệu Access còn giúp các tập đoàn lớn có thể quản trị dữ liệu khoa học trong các mảng: thông tin đặt hàng, trạng thái khách hàng, quản lý thông tin về các đầu mối khách hàng, các cơ hội bán hàng và thông tin sản phẩm.
Bằng khả năng phát triển giao diện người dùng đơn giản, phần mềm quản lý nhân sự bằng Access chính là trợ thủ hỗ trợ đắc lực cho những người phải quản lý nhiều thông tin khác nhau như nhà quản lý nhân sự. Hệ thống Access cho phép người dùng nhập dữ liệu, lưu trữ thông tin vào các bảng và giúp mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu được thể hiện một cách trực quan nhất. Nhờ Access, người dùng có thể tiến hành nhập dữ liệu, quản lý, lưu trữ và chỉnh sửa thông tin dễ dàng mà không tốn nhiều thời gian.
2. Ưu nhược điểm khi dùng phần mềm quản lý nhân sự bằng Access
2.1. Ưu điểm
2.1.1. Quản lý nhân sự tiết kiệm và hiệu quả
Với công cụ hỗ trợ Access, công việc quản lý nhân sự sẽ được tối ưu hóa và trở nên nhanh chóng và dễ dàng. Không những thế mà cơ sở dữ liệu Access còn cho phép người dùng làm việc từ xa tiện lợi qua mạng Internet. Điều này giúp quá trình vận hành trở nên trôi chảy và ổn định, các doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí khi không cần phải thuê nhiều nhân sự để quản lý.
Access giúp các nhà quản lý có thể giám sát những thông tin về nhân sự như thông tin cá nhân, quá trình công tác, khen thưởng hay kỷ luật một cách chặt chẽ. Nhờ vậy mà họ có thể tính lương cho các nhân sự chính xác và hoạch định rõ ràng các kế hoạch đào tạo nhằm nâng cao khả năng làm việc của nguồn nhân lực.
2.1.2. Bảo mật tốt
Độ bảo mật của hệ thống phần mềm chính là vấn đề mà mọi doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Nếu phần mềm xảy ra lỗi và làm rò rỉ thông tin quan trọng thì công ty sẽ phải chịu hậu quả nghiêm trọng. Access là phần mềm quản lý nhân sự miễn phí sở hữu tính bảo mật tốt, đảm bảo sự an toàn cho dữ liệu được lưu trữ nên các doanh nghiệp có thể yên tâm khi lựa chọn.
2.2. Nhược điểm: Khó khăn trong việc quản lý cơ sở dữ liệu lớn
Doanh nghiệp kinh doanh thuận lợi đồng nghĩa với việc nhân sự sẽ nhiều hơn và các thông tin dữ liệu sẽ trở nên phức tạp hơn. Do những khó khăn trong quá trình xử lý và kiểm soát cơ sở dữ liệu lớn, việc quản lý nhân sự bằng Access không đạt được hiệu quả tối ưu nhất. Điều này dễ dẫn đến sai lầm trong việc đưa ra quyết định và gây ảnh hưởng đến quá trình vận hành của công ty.
3. Hướng dẫn dùng phần mềm quản lý nhân sự bằng Access miễn phí
3.1. Tạo cơ sở dữ liệu mới trong Access
Để có thể cập nhật và quản lý thông tin của nhân sự thuận tiện thì trước hết, bạn cần lập cơ sở dữ liệu mới trong Access. Bạn chọn Access trên Windows để mở phần mềm đã được cài đặt trên máy tính. Tiếp theo, bạn bấm thẻ File, chọn New (hoặc bấm phím tắt Ctrl + N) rồi click vào Blank database. Tại đây, bạn nhập tên cho cơ sở dữ liệu mới của mình ở phần File Name và chọn nơi sẽ lưu trữ cơ sở dữ liệu này. Cuối cùng, bạn bấm nút Create và một cơ sở dữ liệu mới đã được tạo thành công trên Access.
3.2. Tạo bảng trong Access
Bảng (Table) là nơi lưu trữ toàn bộ dữ liệu của một cơ sở dữ liệu. Mỗi bảng sẽ chứa những dữ liệu liên quan đến một đối tượng cụ thể và các bảng sẽ có mối liên hệ chung để kết nối các dữ liệu với nhau.
Các thao tác tạo bảng rất đơn giản. Bạn vào Create rồi chọn Table Design. Lúc này, có 3 cột xuất hiện thể hiện 3 trường dữ liệu là Field name: Tên trường dữ liệu; Data type: Kiểu dữ liệu và Description: Miêu tả. Bạn sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào 3 trường này.
Sau khi nhập xong dữ liệu, bạn cần đặt khóa chính cho bảng bằng cách click vào trường bạn chọn, ấn Table Design và chọn Primary Key như hình bên trên. Cuối cùng bạn chọn Save và bảng đã được tạo thành công.
3.3. Thực hiện truy vấn trên Access
Truy vấn (Query) là công việc tìm kiếm, sắp xếp và tổng hợp dữ liệu. Bảng query giúp việc thay đổi, phân tích và quan sát dữ liệu trở nên đơn giản hơn so với việc sử dụng bảng. Nếu chỉ cần tìm thông tin của 1 nhân viên thì nhà quản lý sẽ dùng bảng. Tuy nhiên, nếu muốn xem dữ liệu của nhiều người cùng lúc thì Query chính là sự lựa chọn hợp lý nhất.
Để tạo Query, bạn chỉ cần click vào Create rồi chọn Query Wizard/Query Design. Sau đó, bạn thêm những bảng chứa dữ liệu cần thiết vào Query.
3.4. Tạo biểu mẫu với Access
Biểu mẫu (Form) là công cụ được dùng để điền, lưu trữ và thay đổi dữ liệu và sẽ được hiển thị trên màn hình làm việc để bạn có thể kiểm tra lại các thông tin dễ dàng. Trên Form có các ô điều khiển như: Option group, Text box, List box.
Cách tạo Form bằng Wizard: Vào cửa sổ Database chọn Form/New/Form Wizard để thiết kế tự động. Có thể chọn Table hoặc Query để làm nguồn rồi chọn kiểu Form.
3.5. Hàm lệnh Macros trong Access
Hàm lệnh Macros gồm một dãy các hành động tập hợp 1 hay nhiều chức năng thực hiện tác vụ riêng. Người quản lý có thể kết thúc chuỗi chức năng của một hàm lệnh Access mỗi khi hàm lệnh được điều hoạt và khi đó, bạn phải dùng đến Macros.
Cách tạo Macros: Chọn Macros từ cửa sổ Database rồi chọn New/Action và các đối của Action, sau đó đặt tên và ghi cho Macros.
4. Lời kết
Trên đây là tổng hợp những thông tin chính về phần mềm quản lý nhân sự Access miễn phí. G-OFFICE hy vọng sau khi đọc xong bài viết này, bạn có thể áp dụng thực hành và nhìn thấy sự thay đổi tích cực của doanh nghiệp mình. Bằng cách ứng dụng công nghệ số phần mềm quản trị nhân sự để tối ưu quy trình nội bộ, quá trình scale-up của doanh nghiệp sẽ trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Hãy để G-OFFICE đồng hành cùng với bạn trong mọi hành trình.
