Tăng 100% năng suất làm việc nhờ phần mềm quản lý công việc G-OFFICE

Là chủ một doanh nghiệp, bạn có đang gặp khó khăn khi mỗi ngày phải đối mặt với hàng nghìn công việc hay không? Còn nếu là nhân viên, bạn có thường xuyên gặp phải tình trạng trễ deadline, không hoàn thành chỉ tiêu đặt ra khiến bản thân trở nên rối tung và mất phương hướng trong việc sắp xếp công việc một cách hợp lý hay không? Làm thế nào để nâng cao hiệu suất làm việc của từng cá nhân, đội nhóm và theo dõi tiến độ công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn? Phần mềm quản lý công việc G-OFFICE sẽ giúp bạn quản lý thời gian, tối ưu hiệu suất công việc và hoàn thành công việc/dự án được giao đúng thời hạn một cách đơn giản nhất. 

1. Khái niệm phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc hay được gọi ứng dụng quản lý công việc hoặc app quản lý công việc được sử dụng để thiết lập kế hoạch và sắp xếp công việc được giao vào một khoảng thời gian nhất định nào đó. 

Bên cạnh đó, phần mềm G-OFFICE còn tích hợp nhiều tính năng khác như: thông báo, xem lịch, quản lý nhân sự, lưu trữ dữ liệu,...

Hiện nay, có 3 loại phần mềm quản lý công việc gồm: phần mềm sử dụng online, phần mềm sử dụng offline và phần mềm có thể dùng được khi kết nối mạng lẫn không kết nối mạng. Tùy vào tính chất công việc và nhu cầu sử dụng mà doanh nghiệp có thể lựa chọn loại phần mềm phù hợp với quy mô và mục đích của mình. 


2. Một số lợi ích phần mềm quản lý công việc mang lại cho người sử dụng

Phần mềm quản lý công việc là một giải pháp hữu hiệu giúp bạn xác định chính xác những công việc cần phải làm, thời hạn bao lâu và theo trình tự như thế nào. Từ đó, bạn có thể giảm tải được mức độ lo lắng và căng thẳng mỗi khi phải đối mặt với deadline và hoàn thành công việc/dự án theo đúng kế hoạch đã đề ra.

2.1. Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và khoa học

Việc áp dụng phần mềm quản lý công việc vào trong công việc hàng ngày sẽ giúp bạn bao quát và nắm bắt được toàn bộ thông tin về công việc như: nội dung của công việc, người thực hiện công việc, người giám sát công việc, người phê duyệt công duyệt, nơi thực hiện công việc,... Với các tính năng thông minh của phần mềm, mọi dữ liệu sẽ được lưu trữ một cách trực quan, khoa học và tiện lợi ngay trên cùng một hệ thống, giúp người dùng có thể dễ dàng theo dõi mọi quá trình thực hiện công việc/dự án.

Chỉ cần một vài thao tác đơn giản, nhà quản trị có thể nhanh chóng phân công và giao việc đến cho toàn bộ nhân viên công ty. Thậm chí, mọi người còn có thể trao đổi và chia sẻ trực tuyến với nhau ngay trên ứng dụng mà không cần gặp mặt trực tiếp hay tổ chức nhiều cuộc họp khác nhau. 

2.2. Báo cáo đầy đủ, chi tiết và nhanh chóng

Việc quản lý các con số, dữ liệu và thông tin theo cách khoa học chính là một trong những điểm nổi bật nhất của phần mềm. Bạn chỉ cần nhập dữ liệu một lần duy nhất là có thể dễ dàng sử dụng nó để phục vụ cho cả quá trình làm việc sau này. Đồng thời, việc trích xuất dữ liệu sẽ trở nên chính xác và nhanh chóng hơn bao giờ hết. Điều này sẽ giúp bạn quản lý được khối lượng công việc và xây dựng quy trình đánh giá KPI cho nhân viên một cách đơn giản. 


2.3. Cắt giảm tối đa thời gian và chi phí 

Nếu như việc quản lý công việc theo cách truyền thống bằng giấy tờ khiến bạn không thể thay đổi kế hoạch hoặc mất nhiều thời gian để thực hiện lại thì giờ đây, phần mềm quản lý công việc sẽ giúp cả nhà quản trị lẫn nhân viên có thể dễ dàng theo dõi, thay đổi mọi công việc trong kế hoạch hàng ngày. Điều này sẽ giúp bạn giải quyết kịp thời mọi công việc cũng như tiết kiệm thời gian và công sức để di chuyển đến nơi làm việc. 

Ngoài ra, với phần mềm quản lý công việc cá nhân, nhân sự chỉ cần thực hiện một vài thao tác click chuột đơn giản là có thể dễ dàng nắm được mọi công việc của mình thay vì đầu tư một khoản chi phí cho hồ sơ, tài liệu, sổ sách hay giấy tờ để bàn giao công việc. Từ đó, các doanh nghiệp có thể cắt giảm bớt chi phí và tiết kiệm được một khoản phí đầu tư khổng lồ. 

Bên cạnh những lợi ích nêu trên, phần mềm quản lý công việc là một giải pháp vô cùng tuyệt vời giúp các cá nhân, phòng ban và doanh nghiệp theo dõi nhanh chóng và chính xác tiến độ công việc, lập kế hoạch công việc cũng như chuẩn hóa quy trình làm việc trong thời đại công nghệ số một cách dễ dàng. Tuy nhiên, một vấn đề nan giải vẫn còn tồn đọng trong nhiều doanh nghiệp chính là làm thế nào để tìm được một ứng dụng quản lý công việc phù hợp với ngân sách, nhu cầu và đáp ứng được mọi tiêu chí trong công việc. Hiểu được điều này, G-OFFICE đã cho ra đời phần mềm quản lý công việc online tự động, chuyên nghiệp, phù hợp với xu hướng của thị trường và đáp ứng được mọi nhu cầu của người sử dụng. 

Vậy phần mềm quản lý công việc G-OFFICE hoạt động như thế nào, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong nội dung dưới đây nhé! 

3. Phần mềm quản lý công việc G-OFFICE - Giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp tăng năng suất làm việc hiệu quả

Hiện nay, G-OFFICE là một trong những đơn vị cung cấp ứng dụng quản lý công việc cho các tổ chức, doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp SME hàng đầu Việt Nam. Kết hợp và điều chỉnh dựa trên các nghiên cứu về những phần mềm quản lý công việc nổi tiếng trên thế giới và lý thuyết về quản lý công việc truyền thống theo mô hình thác nước hay quản lý công việc hiện đại theo mô hình Scrum để đáp ứng nhu cầu và phù hợp với thói quen sử dụng của doanh nghiệp Việt Nam, phần mềm quản lý công việc G-OFFICE tích hợp nhiều tính năng thông minh và tiện ích như sau: 

3.1. Các tính năng chính của phần mềm quản lý công việc G-OFFICE

3.1.1. Hỗ trợ lập kế hoạch công việc cụ thể

  • Xây dựng kế hoạch công việc thực tế và cụ thể để có thể dễ dàng vận hành và đem lại hiệu quả cao 
  • Phân công và giao việc cho người hoặc đội nhóm cụ thể, theo vị trí công việc và phòng ban thực hiện
  • Công việc sẽ tự động cập nhật trên giao diện công việc cá nhân sau khi được giao. Từ đó, từng cá nhân có thể chủ động với công việc của mình. 

3.1.2. Theo dõi sát sao tiến độ công việc 

  • Từng nhân viên và cấp quản lý có thể dễ dàng theo dõi và quản lý tiến độ công việc dưới dạng màn hình Kanban.
  • Dễ dàng kéo thả trạng thái: Đang thực hiện, Hoàn thành, Trễ deadline,...để theo dõi và nắm bắt thường xuyên và chi tiết tiến độ hoàn thành công việc. 
  • Tự động nhắc việc và cảnh báo thông minh giúp nhân viên thực hiện được công việc theo đúng Deadline. 

3.1.3. Thảo luận trực tiếp ngay trên phần mềm 

  • Thảo luận trực tiếp về kế hoạch và quy trình tiến hành công việc ngay tại phần công việc/dự án đó. 
  • Người dùng có thể đính kèm các tệp tài liệu hay bổ sung các hình ảnh để làm tư liệu làm việc, giúp công việc diễn ra trôi chảy hơn.
  • Cho phép tạo các dự án và mời những nhân sự khác vào cùng tham gia. Dự án đó sẽ được tự động thêm vào bảng công việc của người tham gia. 

3.2. Các lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý công việc/dự án TODO của G-OFFICE

Nhờ những thao tác đơn giản và dễ sử dụng, người dùng có thể lập bảng kế hoạch và xây dựng các dự án của một tuần, một tháng nhanh chóng và dễ dàng. Từ đó, giúp tiết kiệm tối đa chi phí cho giấy tờ cũng như thời gian trong quá trình lập kế hoạch. 

Dưới đây là một số chức năng và lợi ích chính của phần mềm quản lý công việc TODO của G-OFFICE

  •  Người thực hiện, người giao việc có thể cập nhật trạng thái công việc nhanh chóng ngay trên phần mềm như đang thực hiện, đã xong, hoàn thành, trễ deadline,...
  • Cập nhật thời gian: Nhanh chóng chỉnh sửa và cập nhật thời gian thực hiện khi có sự thay đổi
  • Thêm người thực hiện: Người giao việc có thể thêm hoặc bổ sung người vào dự án để thực hiện các nhiệm vụ trong dự án đó (không giới hạn số đầu việc con). Từ đó, người thực hiện có thể nắm bắt nhanh chóng những đầu việc con, những bước trong quy trình làm việc, dù là nhân viên mới hay nhân viên đã có kinh nghiệm. 
  • Thêm những đầu việc nhỏ: Trong mỗi công việc/dự án đều có thể tạo nhanh những công việc con, từ đó dễ dàng theo dõi và sắp xếp chúng một cách khoa học và có hệ thống. 
  • Bổ sung tài liệu: Những người có mặt tại công việc/dự án đều có thể bổ sung thêm tài liệu cho công việc đó. 

4. Tạm kết

Bài viết trên đây đã chia sẻ tới người dùng về những lợi ích và tính năng nổi bật của phần mềm quản lý công việc G-OFFICE giúp doanh nghiệp theo dõi được tiến độ thực hiện công việc, xây dựng kế hoạch công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả. Có thể thấy, việc áp dụng phần mềm quản lý công việc G-OFFICE là giải pháp tối ưu dành cho mọi doanh nghiệp nhằm tối ưu chi phí và sử dụng nguồn lực hiệu quả nhất.

Để đăng ký sử dụng miễn phí phần mềm quản lý công việc giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu quy trình sắp xếp ca làm việc cho nhân sự, phân công, giao việc/dự án cho từng cá nhân hoặc phòng ban một cách hiệu quả, Quý doanh nghiệp vui lòng để lại thông tin để các chuyên gia của G-OFFICE liên hệ, tư vấn trực tiếp và cụ thể hơn. Bạn có thể theo dõi video giới thiệu dưới đây để hiểu rõ hơn về phần mềm quản trị doanh nghiệp G-OFFICE của chúng tôi nhé!