Sơ đồ quản lý nhân sự- những điều doanh nghiệp không thể bỏ lỡ

1. Tầm quan trọng của sơ đồ quản lý nhân sự

Hiểu một cách đơn giản, sơ đồ có nhiệm vụ thể hiện tư duy một cách dễ hiểu, súc tích, trực quan, từ đó giúp người đọc nhanh chóng diễn giải nội dung trong sơ đồ thành ngôn từ phù hợp. 

Tương tự như vậy, khi nhìn vào một sơ đồ quản lý nhân sự, các phòng ban, cá nhân đang làm việc và công tác tại bộ phận nhân sự sẽ nắm được những thông tin sau: 

  • Nhiệm vụ của từng nhân viên nhân sự thuộc bước nào, liên quan đến phòng ban nào trong doanh nghiệp
  • Quy trình quản lý nhân sự của toàn bộ hệ thống được thực hiện như thế nào 
  • Kiểm tra và giám sát chặt chẽ từng bước trong quy trình quản lý nhân sự đó
  • Dễ dàng nhận ra những điểm còn bất cập trong quá trình triển khai, từ đó cải tiến, thay đổi, bổ sung một số bước trong quy trình quản lý, bảo đảm bắt kịp xu hướng và không xảy ra bất cứ rắc rối gì trong hệ thống.
Tầm quan trọng của sơ đồ quy trình quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

2. Mẫu sơ đồ quản lý nhân sự 

Các quy trình quản lý nhân sự sẽ được xây dựng theo từng lĩnh vực sản xuất, hoạt động kinh doanh khác nhau của mỗi doanh nghiệp. Đôi khi, các công ty dù làm cùng một lĩnh vực nhưng cũng không có chung một sơ đồ tổ chức nhân sự bởi việc xây dựng sơ đồ nhân sự còn phụ thuộc vào nhiều yếu tổ ảnh hưởng khác như: tầm nhìn của nhà lãnh đạo, định hướng, mục tiêu về các chính sách nhân sự, quy mô hoạt động của doanh nghiệp,...

Hình ảnh dưới đây là một ví dụ điển hình về sơ đồ quản lý nhân sự:

mau-so-do-quan-ly-ho-so-nhan-su

Nhìn vào đây thì chúng ta có thể thấy sơ đồ này khá đơn giản, thế nhưng nó có thể bao quát được một quy trình quản lý hoàn chỉnh của doanh nghiệp trong 7 bước, từ khi bắt đầu tuyển dụng cho đến khi kết thúc hợp đồng. 

Hiện nay, hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp đều xây dựng sơ đồ tổ chức nhân sự của mình theo khung xương này. 

3. Phân tích sơ đồ quản lý nhân sự

3.1. Giai đoạn trước khi sử dụng nguồn lao động

Nhu cầu: 

Khối lượng công việc ngày càng nhiều dẫn đến những nhân viên đang làm việc trong một phòng ban không thể đảm nhận hết mọi nhiệm vụ. Chính vì thế, nhu cầu tuyển dụng nhân sự bắt đầu phát sinh. Sau khi các phòng ban đề xuất lên cấp trên và được xem xét thì lúc này bộ phận nhân sự sẽ lập kế hoạch tuyển dụng cho doanh nghiệp

Tuyển dụng: 

Bộ phận nhân sự sẽ dựa theo yêu cầu của các phòng ban mà đưa ra quyết định tuyển dụng bên ngoài hay tuyển dụng nội bộ doanh nghiệp. Việc tuyển dụng nhân sự đang làm việc ngay tại doanh nghiệp sẽ giúp tiết kiệm thời gian chiêu mộ ứng viên và khuyến khích tinh thần cũng như năng suất làm việc của nguồn nhân sự trong công ty.


Quy trình tuyển dụng nhân sự theo mẫu sơ đồ nhân sự

Nếu nguồn nhân lực trong doanh nghiệp không đủ để đáp ứng nhu cầu bổ sung lao động thì bộ phận nhân sự cần phải lên kế hoạch thực hiện tuyển dụng bên ngoài: Có thể tìm kiếm ứng viên qua nguồn nào? Những yêu cầu công việc nào dành cho ứng viên dựa theo mong muốn của các phòng ban? 

Đào tạo: 

Tất cả các ứng viên đều phải thông qua quá trình đào tạo, dù đó là ứng viên chưa có kinh nghiệm hay là ứng viên đã có kinh nghiệm. 

Các ứng viên này không cần làm quen với công việc mà còn phải tiếp cận với môi trường, văn hóa doanh nghiệp, các nội quy của công ty đã đặt ra để hạn chế được những sai sót trong quá trình bắt đầu thực hiện công việc. 

dao-tao-nhan-luc
Đào tạo nguồn nhân lực công ty

3.2. Giai đoạn trong khi sử dụng nguồn lao động

Quá trình công tác

Các ứng viên phù hợp sẽ được ký hợp đồng lao động để bảo đảm quyền lợi và nghĩa vụ của cá nhân đó cũng như của doanh nghiệp sau quá trình thử việc và đào tạo. 



qua-trinh-nhan-vien-cong-tac-tai-cong-ty
Quá trình công tác tại công ty sau khi được ký hợp đồng lao động  

Bảng chấm công

Bảng chấm công thường bao gồm: ngày đi làm (vắng/muộn), ngày nghỉ phép có lương, ngày nghỉ phép không lương, ngày tăng ca,...

Tùy vào quy định của mỗi công ty mà nhân viên sẽ thực hiện chấm công qua các phần mềm chấm công hay hoặc máy chấm công. Dựa vào các số liệu được tổng hợp trên bảng này, cuối tháng, bộ phận nhân sự sẽ đưa ra những quyết định về mức lương nhận được của từng cá nhân trong doanh nghiệp.

Hồ sơ nhân sự

Đối với những nhân viên nghỉ việc sau thời gian thử việc, bộ phận nhân sự cần trả lại hồ sơ cho những nhân viên này (nếu cần thiết) 

Đối với những người lao động được nhận vào làm việc chính thức và ký hợp đồng, bộ phận nhân sự cần thực hiện lưu trữ hồ sơ nhân viên để nắm bắt được thông tin cá nhân của nhân sự cũng như làm căn cứ để giải quyết các vấn đề không mong muốn.

Tham số lương

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy định khác nhau về tham số lương. Chẳng hạn như nếu nhân viên tăng ca đêm thì tổng lương nhận về sẽ được tính bằng lương cứng nhân đôi hoặc với các nhân viên đã làm việc từ 5 năm thì tổng lương nhận về sẽ được tính bằng lương cứng nhân 1.5;...

tham-so-luong
Tham số lương được tính cho từng thế hệ nhân viên trong doanh nghiệp

Tính lương, BHXH, BHYT

Sau khi đã thống kê được thời gian làm việc của nguồn lao động trong doanh nghiệp, nhân viên nhân sự sẽ bàn giao việc tính lương cho bộ phận kế toán thực hiện. Đồng thời, theo như cam kết trong hợp đồng lao động, công ty phải có trách nhiệm thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến vấn đề bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội hay đóng thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên. 

Báo cáo nhân sự

Sau khi đã tính lương cho nhân viên xong, bộ phận kế toán sẽ bàn giao lại bảng thống kê cho bộ phận nhân sự để gửi bảng lương cho từng nhân viên ra soát và kiểm tra lại đồng thời chỉnh sửa nếu có nhầm lẫn trong quá trình thực hiện. 

Quy trình kế toán

Sau khi đối chiếu và kiểm tra, nếu các bên không có bất cứ ý kiến gì thì bộ phận kế toán sẽ tiến hành giải ngân và trả lương cho nhân viên. 

3.3. Giai đoạn sau khi sử dụng nguồn lao động

Đối với những nhân viên tạm thời nghỉ việc (thai sản, vấn đề sức khỏe hoặc các lý do cá nhân khác) hoặc đã nghỉ việc, sau khi hoàn thành bàn giao công việc, bộ phận nhân sự cần thanh lý hợp đồng và giải quyết các nghĩa vụ lương thưởng, chế độ phúc lợi đầy đủ cho những nhân viên nghỉ việc. 

4. Tạm kết 

Sơ đồ quản lý nhân sự trên đây được xem như một sơ đồ chuẩn chỉnh bao gồm những nội dung không thể thiếu trong bất cứ hệ thống quản lý nhân sự nào. Nó cho phép mọi doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, ngành nghề đều có thể áp dụng thực hiện trong chính hệ thống của mình. 

G-Office mong rằng qua bài viết này, các bạn có thể tạo dựng được một sơ đồ quy trình quản lý nhân sự phù hợp với quy mô hoạt động, định hướng và lĩnh vực kinh doanh, sản xuất cho doanh nghiệp của mình. 

Bên cạnh đó, các bạn cũng có thể tham khảo thêm thông tin về phần mềm quản lý nhân sự G-Office của chúng tôi để cắt giảm các chi phí cho việc tuyển dụng nhân sự, giảm thiểu áp lực công việc cho bộ phận nhân sự cũng như thúc đẩy tính hiệu quả trong suốt quá trình quản trị doanh nghiệp! Chúc các bạn thành công!