Thế nhưng, tôi tin rằng khi bạn đọc câu chuyện thành công dưới đây của Rolatex, bạn chắc chắn sẽ có cái nhìn khác, mới hơn và chính xác hơn về Chuyển đổi số. Sự bứt phá sẽ luôn đến với những người sẵn sàng đón nhận và phát triển nó!
Chúng tôi đã có cơ hội đồng hành và làm việc cùng Rolatex trong suốt 3 năm vừa qua, trong một buổi trò chuyện cùng chị Phạm Thị Hồng Vân – Giám đốc điều hành của công ty, chị đã có những chia sẻ về lý do tại sao đưa Rolatex đến với công nghệ và bài học thành công của doanh nghiệp này!
Rolatex là ai?
ROLATEX là một công ty chuyên tư vấn và cung cấp các dịch vụ y tế như cung cấp thiết bị và vật tư y tế; phần mềm quản lý Y dược, Spa – Thẩm Mỹ; dịch vụ Y tế trọn gói,…Bên cạnh đó, Rolatex còn cung ứng, cung cấp và cho thuê nhân sự Y tế, cấp chứng chỉ hành nghề và cấp giấy phép hoạt động cho Phòng khám – Bệnh viện.
Có tiền thân là Công ty Cổ phần Truyền thông số VDATA được thành lập từ năm 2012, Rolatex luôn mang đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất trong lĩnh vực Y tế. Với 4 chi nhánh văn phòng giao dịch tại Hà Nội, Hồ Chí Minh và Đà Nẵng cùng nhiều đối tác lớn và quan trọng, nhưng điều bất ngờ là Rolatex chỉ có 27 nhân sự chính thức.
Công nghệ đã mang đến những thách thức nào cho Rolatex?
Ban đầu, giống như các doanh nghiệp khác, Rolatex cũng chọn cho mình cách quản lý công việc bằng 2 công cụ chính đó là Excel và Gmail.
Chị Hồng Vân ngồi nhớ lại và chia sẻ về khoảng thời gian làm việc đầu tiên của đội ngũ nhân viên Rolatex: “Trước đây, bắt đầu một ngày làm việc của nhân viên thường sẽ là kiểm tra hòm thư, scan email sau đó ghi chú lại những công việc cần thực hiện và hoàn thành trong ngày. Khi đó, Excel như một công cụ chính “đa chức năng” phụ trách tất cả mọi hoạt động, từ việc lên kế hoạch, chiến lược dự án cho đến phân chia công việc cho từng bộ phận nhân sự, đồng thời cũng theo dõi tiến độ chung của công ty”.
Thế nhưng, sau một khoảng thời gian làm việc và vận hành doanh nghiệp, chị Vân nhận thấy rằng 2 công cụ phần mềm này không những không đáp ứng được hết những nhu cầu sử dụng mà còn gây ra một vài những rắc rối trong việc quản lý nhân sự và công việc như sau:
- Khó khăn trong việc kiểm soát năng suất làm việc của một nhân viên: Công việc của nhân viên đó là gì? Trong một tuần làm được bao nhiêu việc? Đã hoàn thành được bao nhiêu % khối lượng công việc được giao? Có gặp khó khăn gì không?
- Có thể đơn giản giao thêm việc cho nhân viên qua Excel hoặc Email, tuy nhiên đến khi hỏi lại thì không thể nhớ được những gì đã giao, phải sử dụng đến công cụ ghi nhớ bên ngoài.
- Phải thường xuyên nhắc nhở nhân viên update tiên độ từng dự án, từng kế hoạch công việc lên Excel
- Quá nhiều dữ liệu được phân tán trên nhiều file Excel dẫn đến khó khăn trong việc tìm kiếm, quản lý các dự án và bao quát tổng thể doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, quy trình làm việc theo cách truyền thống cũng mang lại không ít cản trở cho nhân viên công ty và bộ phận công tác viên:
- Mất nhiều thời gian cho việc vừa phải chạy deadline dự án, vừa phải thường xuyên check email để nắm bắt công việc được giao mỗi buổi sáng
- Dễ nhầm lẫn giữa các luồng công việc dẫn đến sai sót trong báo cáo
- Không nắm bắt được tổng thể các dự án mà chỉ biết được công việc của cá nhân.
- Công tác viên tốn thời gian để tìm hiểu và làm quen với việc sử dụng Gmail và Excel để làm việc.
Chị Hồng Vân khẳng định không thể kéo dài những bất cập trên, bởi nó sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của công ty cũng như áp lực nặng nề đến các nhà lãnh đạo và nhân viên.
Chính vì thế, Rolatex luôn tìm kiếm một hướng đi mới cho mình nhằm giảm bớt thời gian, chi phí cho việc quản lý, vận hành doanh nghiệp. Đồng thời giúp đội ngũ nhân sự dễ dàng nắm bắt công việc để có thể tập trung vào giải quyết và hoàn thành nhiệm vụ.
AI và những ứng dụng trong công nghệ thông tin
Đứng trước những thách thức đối với doanh nghiệp, Chị Phạm Thị Hồng Vân – Giám đốc điều hành Rolatex đã quyết định lựa chọn giải pháp công nghệ mới thay thế. Theo chị đây là một quyết định đúng đắn và thật sự cần thiết. “Đầu tư cho công nghệ sẽ giúp chúng tôi không chỉ thu về lợi nhuận cao hơn, cắt giảm bớt chi phí phát sinh mà còn mang lại những lợi ích về lâu dài so với những rắc rối mà chúng tôi đã phải đối mặt trong cách làm việc theo kiểu truyền thống lạc hậu”.
Bước đầu tiên trong quy trình chuyển đổi công nghệ số mà Rolatex chủ động và tích cực triển khai, đó chính là Phần mềm quản lý văn phòng điện tử G-Office sẽ thay thế hoàn toàn cho 2 công cụ cũ Excel và Email.
“Từ khi dùng G-Office, chúng tôi cảm thấy công việc diễn ra suôn sẻ và thuận lợi hơn rất nhiều. Đây quả thật là một phần mềm mang tính hiệu quả cao, nó hoạt động với năng suất ngang ngửa chục con người thạo việc vậy! Chúng tôi đang có những trải nghiệm làm việc thật sự tuyệt vời với G-Office!”.
G-Office đã giúp Rolatex giải quyết bài toán này như thế nào?
1. Nâng cao hiệu quả công việc bằng phần mềm văn phòng chuyển đổi số tốt nhất
Tất cả được gói gọn trong nền tảng quản lý thống nhất, thay thế đến 90% cách quản lý cũ bằng Excel và Gmail. Dễ nhìn, dễ sử dụng, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cũng như đội ngũ nhân sự có thể bao quát được tổng thế các dự án cũng như chi tiết cho từng dự án.
“Tính năng mà tôi đặc biệt thích nhất của G-Office chính là nó! Tôi không còn vất vả trong việc đi tìm các file tài liệu như trước đây nữa, tất cả đều được hiển thị một cách rõ ràng và có hệ thống, nhân viên của tôi cũng ngay lập tức nắm bắt được công việc là gì chỉ bằng vài thao tác Kéo – thả”.
2. Không còn phải dài hơi để quản lý từng đầu công việc
“Trước đây, tôi phải dành khá nhiều thời gian cho việc thống kê, ghi nhớ và nhắc nhở thời hạn hoàn thành nhiệm vụ cũng như yêu cầu báo cáo từ từng bộ phận trong công ty. Còn bây giờ, nhờ có G-Office, tôi hoàn toàn có thể giao việc cho nhân viên của mình, theo dõi khối lượng và tiến độ công việc mà họ đang thực hiện ngay trên phần mềm”, chị Vân chia sẻ.
3. Giảm bớt số lượng nhân sự thực thi
Với phần mềm quản lý văn phòng G-Office, một nhân viên có thể đảm nhận nhiều nhiệm vụ thuộc các dự án khác nhau. Sau khi hoàn thành, thay vì nhân viên phải ngồi reply và giải thích dài dòng qua các Email thì với giờ đây họ đã có thể trao đổi trực tiếp kết quả các nhiệm vụ riêng lẻ mà họ đã thực hiện ngay tại mục comment bên phải phần công việc.
“Tính năng review, phản hồi và trao đổi về kết quả của từng dự án trong phần comment của G-Office đã giúp việc quản lý các dự án trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều so với trước đây”.
4. Nâng cao khả năng bảo mật thông tin
Làm thế nào để thông tin nội bộ công ty không bị rò rỉ ra ngoài bởi những nhân viên đã nghỉ việc?
Hãy tham khảo cách xử lý đơn giản này của Rolatex: “Sau khi đã áp dụng phần mềm văn phòng chuyển đổi số G-Office, mọi dữ liệu đều được gói gọn trong hệ thống nội bộ, không còn phân chia rời rạc ở email hay các file Excel chia sẻ công khai. Nếu nhân viên hoặc ngay cả cộng tác viên không làm việc cho công ty nữa, khóa tài khoản là họ sẽ không thể truy cập vào hệ thống nội bộ.”
Nên chuyển đổi số khi nào?
Chuyển đổi số bây giờ không chỉ là sân chơi của riêng những tổ chức, công ty, tập đoàn lớn nữa, mà là của tất cả các doanh nghiệp và Rolatex cũng nằm trong số đó.
Chị Vân đã bày tỏ những quan điểm chân thực sau một thời gian hợp tác cùng Gems Tech: “Mình cảm thấy vô cùng hài lòng khi sử dụng G-Office. Chi phí đầu tư cho một phần mềm thông minh và chất lượng như thế này khá hợp lý so với các phần mềm quản lý công việc tương tự. Hơn nữa, đội ngũ tư vấn và chăm sóc khách hàng của Gems Tech rất chuyên nghiệp và nhiệt tình, bất kể khi nào bên mình gặp sự cố hay có thắc mắc gì thì luôn nhận được sự phản hồi nhanh chóng”.
Đừng bao giờ coi công nghệ là rào cản. Chỉ cần bạn chuẩn bị cho mình một tâm thế sẵn sàng để tận dụng sức mạnh hiện đại đó, tôi khẳng định doanh nghiệp của bạn sẽ có những bước phát triển bền vững.
Nếu doanh nghiệp của bạn chưa có lời giải đáp cho bài toán tương tự về quản lý công việc và bạn cũng đang quan tâm đến giải pháp của Rolatex, hãy liên hệ ngay với Gems Tech theo số hotline 0398.682.301 để nhận tư vấn và hỗ trợ demo Phần mềm quản lý văn phòng điện tử G-Office!
