Quản trị năng suất luôn là chủ đề được rất nhiều lãnh đạo doanh nghiệp quan tâm. Các xu hướng quản trị năng suât mới được ra đời một cách nhanh chóng, đồng nghĩa với việc nếu doanh nghiệp không cập nhật thường xuyên và có những kế hoạch điều chỉnh phù hợp thì sẽ dẫn đến những hệ quả đáng lo ngại như nhân viên không có động lực làm việc và nhà quản lý “đau đầu” vì năng suất kém.
1. Quản trị năng suất là gì?
Nhắc đến quản trị năng suất, nhiều người sẽ thường nghĩ ngay đến quy trình đánh giá năng suất, đánh giá hiệu quả công việc hàng năm. Trên thực tế, đây chỉ là một phần rất nhỏ trong một khái niệm quản trị năng suất lớn hơn rất nhiều. Michael Armstrong định nghĩa trong ấn phẩm “Handbook for Performance Management” như sau:
“ Quản trị hiệu suất là một quá trình cải thiện năng suất lao động liên tục thông qua việc đặt ra các mục tiêu cá nhân, đội nhóm và phòng ban phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp, thiết lập các kế hoạch hành động để hoàn thành được mục tiêu đã đề ra, xem xét và đánh giá tiến độ, đồng thời phát triển kiến thức và kỹ năng của mọi nhân sự”
Điểm mấu chốt cần lưu ý ở đây là quản lý năng suất là một quá trình diễn ra liên tục chứ không phải chỉ một lần một năm. Cấp quản lý và nhân viên sẽ cần trao đổi, thảo luận để xây dựng hệ thống mục tiêu, cung cấp phản hồi, làm rõ các kỳ vọng cũng như đánh giá tiến độ công việc thường xuyên trong quá trình này.
2. Vì sao nhà quản lý cần quản trị năng suất của nhân viên?
Nền tảng giúp gắn kết nỗ lực của nhân viên với các mục tiêu của doanh nghiệp chính là một quy trình quản trị năng suất hiệu quả. Thông qua đó, cả cấp quản lý và nhân viên sẽ ý thức rõ những nỗ lực của họ đã mang đến giá trị quan trọng như thế nào cho công ty.
Khi tập trung đặt ra các kỳ vọng về năng suất rõ ràng, nhân viên của bạn sẽ biết mình cần phải thực hiện những công việc gì để mang đến thành công cũng như loại bỏ được những công việc “dư thừa”, không mang lại giá trị lợi ích chung cho công ty. Việc thực hiện thường xuyên và liên tục các cuộc họp trao đổi, thảo luận, cập nhật tiến độ, đào tạo nhân sự cũng như phản hồi, các cấp quản lý và nhân viên sẽ có thể nhanh chóng xác định được hiện tại còn đang tồn động những vấn đề như thế nào để đưa ra những điều chỉnh và thay đổi linh hoạt trong quy trình làm việc. Từ đó, giúp cải thiện hoạt động kinh doanh và môi trường làm việc tại doanh nghiệp.
3. 4 bước cơ bản trong quy trình quản trị năng suất
Theo Armstrong, có tổng cộng 4 bước trong quy trình quản trị năng suất được thực hiện theo trình tự như sau:
3.1. Thiết lập kế hoạch (Plan)
Bước đầu tiên trong quá trình này là việc cấp quản lý và nhân viên cần thống nhất với nhau để đặt ra các mục tiêu cần đạt được trong giai đoạn sắp tới. Mục tiêu đặt ra cần tuân thủ nguyên tắc SMART (nếu có thể) như sau:
- S (Specific): Cụ thể và rõ ràng
- M (Measurable): Có thể đo lường được
- A (Attainable): Khả thi
- R (Relevant): Thực tế
- T (Timebound): Thời hạn hoàn thành)
Nếu như trước đây, công tác thiết lập kế hoạch chỉ được tổ chức mỗi năm một lần. Tuy nhiên, với tình hình môi trường kinh doanh ngày càng linh hoạt như hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang điều chỉnh lại quy trình, bằng cách đặt ra các mục tiêu “ngắn hạn” 3 tháng một lần. Mỗi mục tiêu đặt ra cần đảm bảo phù hợp với giá trị cốt lõi và định hướng chung của toàn thể doanh nghiệp.
3.2. Hành động (Act)
Tại bước này, các cấp quản lý và nhân viên sẽ triển khai thực hiện vai trò và nhiệm vụ của mình để đạt được các mục tiêu đã được xác lập trong bước 1.
3.3. Theo dõi và giám sát tiến độ (Track)
Trong suốt quá trình triển khai kế hoạch, cần có sự tương tác, trao đổi qua lại liên tục giữa cấp quản lý và nhân viên nhằm xác định những trở ngại chính và cách giải quyết và khắc phục những vấn đề đó. Thông qua việc huấn luyện (coaching) và phản hồi (feedback) mà cả hai bên sẽ có cơ sở để điều chỉnh và thay đổi hợp lý phương pháp làm việc.
3.4. Đánh giá (Review)
Sau mỗi chu kỳ đều đặn, có thể là 1 tháng, 3 tháng, 6 tháng hoặc 1 năm, cấp quản lý và nhân viên cần ngồi họp lại với nhau để phân tích và đánh giá kết quả công việc đã thực hiện, từ đó rút ra những kinh nghiệm quý báu, cũng như trao đổi và bàn luận về mục tiêu, định hướng và kế hoạch cho giai đoạn quản trị năng suất mới.
4. Phân tích mô hình quản trị năng suất
Trước đây, đa phần doanh nghiệp thường quan tâm nhiều đến khâu “Đánh giá” hay Review và khen thưởng nhân viên. Thế nhưng hai bước quan trọng nhất, đóng vai trò quyết định hiệu quả quản trị năng suất chính là “Thực hiện” (Act) và “Theo dõi” (Track). Bạn cần thường xuyên khích lệ nhân viên dành nhiều thời gian để phấn đấu, nỗ lực đạt được mục tiêu và kế hoạch phát triển cá nhân. Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng cần phản hồi (feedback) với nhân viên thường xuyên để huấn luyện (coaching) họ vượt qua khó khăn, dám đối diện với mọi thách thức cũng như xác định các cơ hội để học tập và cải thiện hiệu quả làm việc.
Quy trình quản trị năng suất có thể không cần thực hiện theo đúng trình tự 4 bước nêu trên. Hai khâu “Hành động” và “Theo dõi” cần được triển khai đồng thời và song song liên tục trong suốt năm làm việc. Ngoài ra, công tác “Đánh giá” có thể thực hiện vào mọi thời điểm và hoạt động “Thiết lập kế hoạch” có thể diễn ra nhiều lần trong năm, nhất là khi có sự thay đổi về mục tiêu doanh nghiệp hoặc yêu cầu công việc.
5. Xu hướng quản trị năng suất hiện đại
Chính sách quản lý năng suất liên tục được rất nhiều các tập đoàn lớn như Microsoft hay Deloitte, Adobe và General Electric bắt đầu áp dụng và sử dụng từ năm 2015. Các cuộc thảo luận và trao đổi được tổ chức thường xuyên trong năm thay vì chỉ đánh giá mỗi năm một lần như trước. Bằng cách này, cấp quản lý và nhân viên sẽ có được sự thống nhất chung về kế hoạch hành động cho mục tiêu nâng cao năng suất và phát triển cá nhân.
Bên cạnh đó, đây cũng là cơ hội tốt để cập nhật những thông tin mới nhất về thách thức hiện tại, cách thức vượt qua khó khăn cũng như những thành tựu mà công ty đạt được.
6. Những hạn chế trong hệ thống quản trị năng suất truyền thống
6.1. Thiếu tính khách quan
Điều này thường xuyên xảy ra khi đánh giá hàng năm được ưu tiên hơn việc quản lý năng suất liên tục. Bạn hãy tự đặt ra cho mình những câu hỏi như:
- Làm cách nào để nhân viên có thể được đối xử công bằng và đánh giá công tâm, chính xác khi mà kết quả và thành tích cả năm của họ chỉ được tổng kết trong duy nhất một buổi họp?
- Người quản lý liệu có thể ghi nhớ hết toàn bộ các sự kiện liên quan từ một năm trước và nhân viên sẽ được nhận mức độ phản hồi, động lực, hỗ trợ và công nhận như thế nào?
- Nếu không có mối quan hệ tin cậy và hiện hữu giữa nhân viên và cấp quản lý thì việc đánh giá hàng năm làm sao có thể thực hiện công bằng nhất?
6.2. Thực hiện thủ công
Thời đại 4.0 ngày càng phát triển đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp đang dần “xa lánh” giấy tờ, sổ sách. Ngày càng nhiều phần mềm quản trị năng suất ra đời trong thế giới công nghệ như hiện nay với chi phí vô cùng phải chăng, đơn giản và sử dụng dễ dàng. Doanh nghiệp cần chú trọng vào việc đầu tư nhiều hơn cho công nghệ nếu thực sự muốn nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự.
6.3. Quy trình chiếu lệ
Một thực trạng đáng buồn hiện nay là có rất nhiều nhà quản trị chưa thực sự quan tâm và xem trọng công tác đánh giá hiệu suất.
Khi cần đánh giá hiệu quả của nhân viên, nhà quản lý chỉ đơn thuần chọn “Đạt” hoặc “Không đạt” hoặc cho điểm từ 1-10 mà không có bất kỳ phản hồi hay nhận xét tích cực nào đi kèm.
Đây chính là dấu hiệu cho thấy hệ thống đánh giá nhân viên còn kém hiệu quả. Điều này sẽ tác động tiêu cực đến lòng trung thành và sự gắn kết lâu dài của nhân viên.
6.4. Thay vì tập trung vào việc huấn luyện, doanh nghiệp lại đánh giá nhiều hơn
Trước các cuộc thảo luận về hiệu suất, nhân viên thường tỏ ra rất sợ hãi và lo lắng. Bởi họ luôn có ý nghĩ rằng quản lý sẽ “phán xét” họ mỗi khi cần bàn bạc và thảo luận về vấn đề nào đó. Là một nhà quản trị, bạn cần chú trọng đầu tư thời gian để đào tạo nhân sự. Thay vì tỏ ra thiếu kiên nhẫn và độc đoán, hãy luôn khích lệ và ủng hộ nhân viên phát huy toàn bộ khả năng của họ.
7. Những yếu tố nào tạo nên một quy trình quản trị năng suất hiệu quả?
Để khắc phục những nhược điểm nêu trên, doanh nghiệp và phòng nhân sự cần chú trọng vào những yếu tố chính sau đâu:
7.1. Thiết lập mục tiêu
Việc đặt mục tiêu cần phải chính xác và truyền đạt đầy đủ đến các bên liên quan. Nhân viên cần hiểu rõ về vai trò của mục tiêu này cũng như những đóng góp của họ khi thực hiện những kế hoạch đã đề ra. Nhờ đó, họ sẽ có niềm say mê và hứng thú với công việc hơn.
Đây là yếu tố cần đến sự hợp tác của các bên. Điều chỉnh mục tiêu từ cấp dưới lên trên đang là một xu hướng mới được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. Tại đây, các cấp quản lý sẽ cần họp với nhân viên để trình bày mục tiêu, hướng đi và những khó khăn doanh nghiệp đang phải đối mặt một cách chi tiết nhất. Thông qua những thông tin đó, nhân viên của bạn có thể thiết lập thêm các mục tiêu cần bổ sung, đồng thời đưa ra kế hoạch hành động phù hợp.
Nhân viên của bạn sẽ phát huy tinh thần chủ động, trách nhiệm với công việc được giao hơn khi bạn tạo điều kiện cho họ được phát triển mục riêng. Đây chính là tiền đề giúp cải thiện năng suất làm việc của doanh nghiệp.
7.2. Minh bạch trong giao tiếp và cộng tác
Mọi nhân viên luôn mong muốn và xứng đáng được làm việc dưới quyền những nhà quản lý chân thực và cởi mở.
Trong những giai đoạn công ty gặp phải khó khăn, không ai là muốn mình trở thành “người ngoài”. Họ luôn muốn được cập nhật đầy đủ thông tin. Và hơn hết, mọi nhân viên thực sự mong muốn được giao tiếp và xây dựng mối quan hệ lành mạnh, tin tưởng với đồng nghiệp và quản lý của họ.
Với tư cách là một nhà lãnh đạo, bạn cần phản hồi thường xuyên và trao đổi trung thực hơn, ngay cả khi bạn đang cảm thấy không thoải mái hoặc gặp khó khăn.
7.3. Sự ghi nhận của nhân viên
Nhân viên luôn cần được đánh giá và có sự công nhận đối với công việc họ đã và đang làm. Họ luôn muốn cảm thấy có giá trị với doanh nghiệp nhờ những nỗ lực và công sức họ bỏ ra. Một hệ thống quản lý năng suất được coi là hiệu quả, chỉ khi doanh nghiệp luôn đặt sự ưu tiên hàng đầu cho việc công nhận và khen thưởng nhân viên.
7.4. Phát triển nhân viên
Khi bạn trao cho nhân viên của mình cơ hội được trau dồi kỹ năng cá nhân thì lúc đó, những nhân sự tài năng sẽ muốn được gắn bó với công ty lâu dài hơn.
Thăng tiến và phát triển luôn là mục tiêu hàng đầu của mỗi nhân viên. Việc phát triển kỹ năng của nhân viên giúp mang lại lợi ích cho doanh nghiệp hay nói cách khác, đây chính là mối quan hệ đôi bên cùng có lợi.
7.5. Phản hồi thường xuyên và đánh giá trung thực
Hiệu quả quản trị năng suất càng cao khi nhà quản lý phản hồi chính xác và thường xuyên hơn. Nhân sự nào cũng thế, họ luôn muốn được cập nhật những thông tin chi tiết về công việc mình đang làm. Càng nắm rõ về hiệu suất của chính mình, nhân viên công ty sẽ càng có điều kiện tốt để phát triển và cải thiện hơn.
8. Doanh nghiệp nên làm thế nào để cải thiện và thúc đẩy hiệu quả của công tác quản trị năng suất?
Dưới đây là một số gợi ý mà G-OFFICE có thể đưa ra để giúp bạn cải thiện quy trình quản trị năng suất hiệu quả:
- Học hỏi và nâng cao cao kỹ năng, năng lực quản lý mỗi ngày
- Đảm bảo sự đồng thuận và nhất trí trong công tác quản lý hiệu suất từ lãnh đạo và ban quản lý
- Các công tác đánh giá năng suất lao động cần được thực hiện liên tục thay vì mỗi năm một lần
- Nâng cao chất lượng cho các cuộc trao đổi, bàn luận về đánh giá hiệu suất thay vì chỉ coi nó như một hình thức chiếu lệ.
- Tận dụng tối đa sức mạnh của những phần mềm quản lý năng suất(ví dụ như phần mềm quản trị hiệu suất G-OFFICE)
9. Tạm kết
Trên đây, G-OFFICE đã cung cấp đầy đủ các thông tin cơ bản và cách thức hoạt động nhằm mang lại hiệu quả cao trong quá trình quản lý năng suất. Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đã có thêm những kiến thức cơ bản và hữu ích, đồng thời hiểu được tầm quan trọng của việc quản trị năng suất để từ đó xây dựng những cách quản trị hiệu quả nhằm gia tăng năng suất cao cho doanh nghiệp của mình.
