OKRs được biết đến là một phương pháp quản trị theo mục tiêu cực kỳ nổi tiếng và mang lại hiệu quả cao nên được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. Tuy nhiên bạn đã thực sự hiểu đúng về thuật ngữ OKRs này chưa? Hãy cùng G-OFFICE đi tìm đáp án cho câu hỏi này trong bài viết dưới đây nhé!
1. Bạn hiểu thế nào là OKRs?
1.1. Khái niệm
OKRs được viết tắt cho cụm từ tiếng anh Objectives and Key Results (tạm dịch là Mục tiêu và Kết quả then chốt). Đây là một phương pháp quản trị mục tiêu của doanh nghiệp và được hoạt động đúng như tên gọi của nó. Khi sử dụng OKRs, tổ chức sẽ phải thực hiện việc tính toán để tạo ra những kết quả then chốt (Key Results) để thực hiện hoá mục tiêu (Objectives) trong một khoảng thời gian nhất định, thông thường sẽ được tính theo từng quý.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng phải công khai minh bạch tất cả mục tiêu và kết quả then chốt trong toàn bộ nội bộ công ty. Hiện nay, có rất nhiều cuốn sách hay với những thông tin hữu ích về OKRs như phần mềm OKRs, mẫu OKRs,… Ngoài ra, cũng có những ghi nhận rằng Google đã và đang ứng dụng OKRs trong doanh nghiệp của mình để có thể thấy rằng phương pháp quản trị theo mục tiêu đã được áp dụng trên toàn thế giới.
1.2. Cấu trúc của phương pháp quản trị theo mục tiêu và kết quả then chốt OKRs
Cấu trúc của mô hình này được hình thành và xây dựng xoay quanh hai yếu tố là Mục tiêu (Objectives) và Kết quả then chốt (Key Result), gắn liền với khái niệm OKRs. Với mỗi yếu tố sẽ có câu hỏi tương ứng cần trả lời như sau:
- Mục tiêu: Đâu là nơi bạn cần đến?
- Kết quả then chốt: Bạn sẽ đi đến nơi đó bằng phương tiện nào?
Tóm lại, có thể hiểu mục tiêu hay Objective sẽ được đặt ra cho từng cá nhân hoặc từng bộ phận trong doanh nghiệp. Còn kết quả then chốt hay Key Results là những bước đo lường, những kết quả cần thiết để có thể hoàn thành được những mục tiêu của doanh nghiệp đã đề ra. Mô hình quản trị theo mục tiêu này sẽ được sử dụng xuyên suốt trong bộ máy tổ chức của doanh nghiệp, từ ban lãnh đạo cho đến các phòng ban và từng thành viên của công ty. Điều này sẽ giúp hình thành mối liên kết chặt chẽ giữa các tầng lớp trong tổ chức, chúng sẽ tác động lẫn nhau để giúp toàn bộ doanh nghiệp cùng đi chung một hướng.
2. Nguyên lý hoạt động của phương pháp quản trị theo mục tiêu và theo kết quả then chốt OKRs
Quản trị mục tiêu OKRs được hoạt động như thế nào? Đây là một mô hình để quản lý theo mục tiêu của doanh nghiệp, nhưng OKRs có khác biệt một chút bởi nó được hoạt động dựa trên hệ thống niềm tin.
Cụ thể 4 yếu tố thuộc hệ thống niềm tin của OKRs bao gồm:
- Tính tham vọng: So với ngưỡng năng lực thì khi đặt ra mục tiêu trong OKRs, nó đòi hỏi sự tham vọng cao hơn
- Tính có thể đo lường được: Các kết quả then chốt cần phải đo lường và định lượng được
- Tính minh bạch: Toàn bộ những người nằm trong cơ cấu tổ chức của công ty, từ CEO cho đến thực tập sinh đều phải theo dõi và nắm bắt được OKRs của doanh nghiệp
- Tính hiệu suất: phương pháp quản trị theo mục tiêu này không được dùng để đánh giá và đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên.
OKRs là một phương pháp độc đáo và hữu ích được phát triển và mở rộng bởi Andy Grove thuộc tập đoàn Intel, sau đó John Doer tiếp tục kế thừa, phát triển và ứng dụng phổ biến tại Google. Ngày nay, tại hàng ngàn công ty, doanh nghiệp, tập đoàn lớn bao gồm cả Hải Quân Hoa Kỳ và Spotify đã áp dụng OKRs cho tổ chức của mình.
3. Lợi ích của phương pháp quản trị theo mục tiêu OKRs
Sau đây là 6 lợi ích chính mà OKRs mang lại cho hoạt động quản trị doanh nghiệp:
3.1. Tập trung vào những vấn đề trọng điểm và thiết yếu
OKRs sẽ đưa ra 4-5 mục tiêu chính với mỗi cấp độ trong doanh nghiệp, giúp toàn bộ nhân sự có thể nắm bắt kịp thời những nhiệm vụ và kế hoạch cho từng thành viên và cả phòng ban.
3.2. Gắn kết nội bộ doanh nghiệp chặt chẽ
Quản trị theo mục tiêu OKRs được sử dụng trong toàn bộ hệ thống bộ máy tổ chức của công ty, từ cấp cao nhất là ban lãnh đạo cho đến các cấp nhân viên và cả thực tập sinh đều sẽ có OKRs. Điều này sẽ giúp liên kết chặt chẽ hiệu suất lao động của tất cả nhân sự với mục tiêu chung của doanh nghiệp. Từ đó, ban lãnh đạo có thể đảm bảo toàn thể công ty đang có cùng chung một định hướng với nhau.
3.3. Tăng tính minh bạch
OKRs sẽ đảm bảo mọi nhân sự không phân biệt cấp bậc, vị trí đều có thể theo dõi và nắm bắt được OKRs của doanh nghiệp là gì.
Tất cả các cá nhân đều được nắm rõ kế hoạch và công việc của bản thân cũng như cả phòng ban để hình thành và xây dựng một văn hoá minh bạch cho toàn doanh nghiệp.
3.4. Nhân viên được trao quyền
Chỉ khi mọi kế hoạch và mục tiêu trở nên minh bạch, rõ ràng, ban lãnh đạo mới có thể nắm rõ mọi hoạt động trong công ty và đưa ra những quyết định kịp thời và đúng đắn. Đối với nhân viên, họ sẽ được tạo cơ hội để có thể dễ dàng theo dõi kết quả công việc cả cá nhân cũng như của phòng ban và tổ chức.
3.5. Đo lường chính xác tiến độ hoàn thành mục tiêu
Khả năng đo lường chính là tiêu chí đầu tiên để đánh giá kết quả then chốt. Bằng việc áp dụng OKRs, tiến độ hoàn thành hệ thống mục tiêu của doanh nghiệp sẽ được đo lường và phản ánh đầy đủ, chính xác và chi tiết thông qua các chỉ số.
3.6. Đem lại những thành quả vượt bậc cho tổ chức
Khi áp dụng phương pháp OKRs, mục tiêu đặt ra sẽ cao hơn ngưỡng năng lực của doanh nghiệp, Chính vì vậy, mỗi cá nhân và phòng ban sẽ được phát huy hết khả năng trong công việc, từ đó góp phần mang lại những thành quả vượt bậc cho toàn thể công ty.
4. Phân biệt KPI và OKRs
- KPI là thước đo được sử dụng để theo dõi mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. KPI giúp theo dõi và bám sát những công việc có thể đo lường được, thế nhưng chúng ta cần nhấn mạnh vào những chỉ số giúp dự án thành công
- OKRs là những chỉ số có linh hồn và định hướng mục tiêu bạn muốn thực hiện, đồng thời nó cũng là những kết quả then chốt giúp bạn đạt được mục tiêu đó.
Có thể thấy, đây là hai phương pháp bổ sung và hỗ trợ cho nhau để doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn.
5. Cách xây dựng và thực hiện hiệu quả phương pháp quản trị theo mục tiêu và theo kết quả then chốt OKRs
Khi muốn xây dựng và triển khai OKRs một cách hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần thiết lập riêng cho từng yếu tố:
5.1. Với mục tiêu (Objective)
- Nên có khoảng 3 đến 5 mục tiêu cho mỗi cấp độ trong hệ thống bộ máy tổ chức của doanh nghiệp (từ cá nhâ, phòng ban và toàn bộ công ty).
- Khi xây dựng mục tiêu, cần có đích đến rõ ràng, cụ thể, tránh mập mờ hay khái quát chung chung làm ảnh hưởng đến kết quả của toàn thể công ty. Ví dụ: Thay vì mở rộng ra thị trường quốc tế nói chung, doanh nghiệp sẽ đặt ra mục tiêu là mở rộng kinh doanh ra thị trường Hàn Quốc
- Mục tiêu được thiết lập cần vượt qua ngưỡng năng lực, tạo ra những khó khăn và thử thách nhất định nhằm thúc đẩy động lực cho từng thành viên trong doanh nghiệp để họ có thể phát huy tối đa khả năng của mình.
5.2. Với kết quả then chốt (Key Result)
- Những kết quả then chốt cần được đo lường bằng những chỉ số cụ thể. Chẳng hạn thay vì nêu chung chung là làm việc với bên phân phối thì hãy đưa ra những con số cụ thể như làm việc với 5 nhà phân phối.
- Kết quả then chốt giống như từng viên gạch còn mục tiêu giống như cả một ngôi nhà, khi có được các kết quả then chốt thì mục tiêu mới được thực hiện. Do đó, đạt được kết quả then chốt sẽ có giá trị hơn là đạt được mục tiêu
- Thay vì chỉ hành động đơn thuần thì các kết quả then chốt cần chỉ rõ được kết quả đầu ra.
6. Cách đánh giá phương pháp quản trị theo mục tiêu OKRs
- OKRs sẽ được chấm trên thang điểm từ 0.0 đến 1.0. Trong đó, 0 điểm là không thực hiện thực hiện được phần nào của mục tiêu, từ 0.5 – 0.7 là đang đi đúng hướng hoàn thành mục tiêu và 1 điểm là hoàn thành mục tiêu.
- Với những hoạt động không định lượng được như triển khai thiết kế và xây dựng website mới thì sẽ được đánh theo hai thang điểm: 0 điểm là không hoàn thành và 1 điểm là hoàn thành; còn với những hoạt động đo lường được như liên hệ với 10 đối tác kinh doanh thì sẽ tính điểm theo tỉ lệ % hoàn thành mục tiêu.
- 0.5 – 0.7 điểm là thành công: điểm thấp hơn có nghĩa là doanh nghiệp đang hoạt động chưa được tốt còn điểm cao hơn có nghĩa là OKRs được thiết lập chưa đủ cao. Sẽ có thế không được thoải mái nếu như áp dụng mức mục tiêu cao ngay từ ban đầu, tuy nhiên khi được áp dụng đúng, tổ chức sẽ có thể đạt được những thành quả vượt bậc.
- Dưới 0.4 không có nghĩa là thất bại: một mức điểm thấp có thể phản ảnh răng nhân viên đang làm việc thiếu hiệu quả hoặc mục tiêu đặt ra quá cao. Dù hiểu theo bất kỳ cách nào thì đây cũng là một dấu hiệu tốt để sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc và phân bậc nhân viên cũng như cải thiện công việc trong quý tiếp theo.
7. Lỗi OKRs thường gặp cho những người mới
- Ứng dụng OKRs để làm danh sách công việc: phương pháp quản trị theo mục tiêu OKRs được dùng để đo lường và định lượng giá trị chứ không phải để thực hiện các tác vụ, công việc nhỏ lẻ. Vì vậy, bạn cần phải phân biệt rõ kết quả then chốt dựa trên giá trị và kết quả then chốt dựa trên công việc.
- Đặt quá nhiều OKRs: Đây là hậu quả thường gặp do lỗi đầu tiên. OKRs lên danh sách các công việc ưu tiên hàng đầu thay vì một danh sách với quá nhiều công việc phải làm. OKRs được định nghĩa là những gì mấu chốt, kể cả khi bạn đang dùng kết quả then chốt dựa trên giá trị thì bạn cũng cần phải tập trung vào những điểm trọng tâm nếu không nhân viên của bạn sẽ không nhớ OKRs của họ là gì.
- Không căn chỉnh OKRs: OKRs chính là công cụ căn chỉnh, thế nên bạn đừng bao giờ đặt OKRs riêng lẻ mà bạn cần trao đổi và tương tác với các đội nhóm khác.
- Đặt ra nó và rồi cũng quên nó đi: OKRs không phải là một bản nghị quyết. Hãy thường xuyên theo dõi chúng nếu như bạn muốn đạt được chúng.
8. Kết luận
Vậy kà trong bài viết trên đây, G-OFFICE đã giới thiệu tới bạn đọc để hiểu rõ hơn về định nghĩa, lợi ích và cách xây dựng cũng như thực hiện phương pháp quản trị theo mục tiêu và theo kết quả then chốt OKRs đạt hiệu quả cao nhất. Có thể nói, đây là mô hình quản trị doanh nghiệp phổ biến, được áp dụng rộng rãi tại rất nhiều công ty và doanh nghiệp chuyên về công nghệ hàng đầu thế giới hiện nay.
Tuy nhiên, mô hình quản trị mục tiêu OKRs vẫn có thể ứng dụng trong những startup còn non trẻ bởi nó giúp họ xác định và tập trung chính xác vào những mục tiêu cần thiết, loại trừ được những rủi ro còn tồn động trong công việc của từng cá nhân tại doanh nghiệp đó.
