Những lưu ý dành cho doanh nghiệp khi nhân viên đi làm trở lại sau dịch

Sau khi khống chế được các ca nhiễm COVID-19 trong cộng đồng cũng như tiến hành chiến dịch tiêm chủng vaccine phòng COVID-19 trên toàn quốc, Chính phủ đã ra các chỉ thị nới lỏng giãn cách xã hội, nhiều công ty, tổ chức, doanh nghiệp bắt đầu triển khai kế hoạch đưa nhân viên đi làm trở lại sau dịch nhưng vẫn cam kết phòng chống dịch hiệu quả.
Tuy nhiên, doanh nghiệp không phải chỉ là mở cửa và hoạt động bình thường như trước, bởi sau khoảng thời gian dài làm việc tại nhà, các tổ chức sẽ phải đối mặt với rất nhiều những khó khăn và thách thức từ địa điểm làm việc, sự dịch chuyển trong cơ cấu nhân viên nhân viên dẫn đến quy trình vận hành và quản lý doanh nghiệp bị thay đổi,... dịch COVID-19 vẫn đang diễn biến phức tạp và có thể bùng phát bất cứ lúc nào.
Chính vì thế, bên cạnh duy trì hoạt động kinh doanh, nhà quản trị cần phải đặt an toàn sức khỏe của nhân viên lên hàng đầu.
Mỗi doanh nghiệp sẽ có một kế hoạch khác nhau để thích nghi làm việc với trạng thái "bình thường mới", nhưng đều dựa trên những công việc cơ bản nhất định. Hãy cùng Gems Tech tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này trong bài viết dưới đây!

1. Lập kế hoạch cụ thể cho nhân viên đi làm trở lại sau dịch

Trước tiên, các doanh nghiệp cần chuẩn bị một đội ngũ nhân viên chuyên trách để lên phương án, quy trình làm việc và cộng tác khác nhau, giúp mọi thứ hoạt động trơn tru.



  • Sau khi xem xét tình hình dịch bệnh, cơ sở vật chất, nguồn lực nhân sự và mục tiêu kinh doanh trong thời gian tới, ban lãnh đạo cần thống nhất thời gian thích hợp để quay trở lại nơi làm việc.
  • Thành lập một Ban chỉ đạo phụ trách việc đưa nhân viên trở lại văn phòng, gồm ban lãnh đạo, phòng nhân sự và đại diện các phòng ban, những thành viên đã có kinh nghiệm trong phòng chống COVID-19 tại doanh nghiệp.
  • Thường xuyên cập nhật những thông tin liên quan, chỉ thị của Chính phủ về tình hình dịch bệnh của địa phương nơi đặt văn phòng làm việc. Hãy chọn một cá nhân có trách nhiệm để thực hiện công việc này.
  • Cuối cùng là thông báo kế hoạch đi làm trở lại đến toàn bộ nhân sự công ty, tiếp nhận những phản hồi hợp lý để điều chỉnh lại kế hoạch khi cần.

2. Khảo sát thông tin từng nhân sự để đưa ra chính sách làm việc phù hợp

Doanh nghiệp không nên cho tất cả nhân viên đi làm việc vào cùng một ngày, bởi như thế sẽ gây ra tình trạng không an toàn. Để phòng tránh cho những trường hợp xấu nhất có thể xảy ra, hãy chọn lựa khoảng 20% nhân sự cần thiết nhất để quay trở lại văn phòng trước, rồi tăng từ từ số lượng nhân viên đi làm trở lại khi tình hình đã trở nên ổn hơn. Doanh nghiệp cần đưa ra những quy định rõ ràng đối với từng bộ phận nhân sự khác nhau.

Phân loại nhân sự:

  • Đã được tiêm vacxin chưa? Nếu đã tiêm thì tiêm mũi thứ mấy? Từ lúc tiêm mũi 2 đến nay đã được bao lâu?
  • Có ai đã hoặc đang là F0, F1, F2, F3 trong thời gian giãn cách làm việc tại nhà?
  • Có đang gặp phải những vấn đề về sức khỏe, phương tiện đi lại, công việc gia đình,… nên chưa thể trở lại văn phòng được hay không?
  • Có thật sự muốn quay trở lại công ty để tiếp tục làm việc hay không?

Những nhân viên có điều kiện như thế nào thì được đi làm trở lại?

  • Chọn lọc những đối tượng lao động cần thiết để sắp xếp ưu tiên, tính toán số lượng nhân viên hợp lý cho của mỗi phòng ban cho hoạt động tại chỗ.
  • Những cá nhân đã thật sự sẵn sàng cho công việc, có khả năng lây nhiễm thấp và đóng vai trò quan trọng tại văn phòng nên được ưu tiên đi làm trước.
  • Với những nhân viên thuộc nhóm có nguy cơ lây nhiễm cao, đang sinh sống tại các vùng đỏ, vùng cam nên cân nhắc cho phép họ tiếp tục công việc tại nhà hoặc có thể nghỉ tạm thời.

Những nhân viên đã đủ điều kiện để đi làm trở lại sau dịch thì cần tuân thủ những yêu cầu:

  • Hoàn thành các khóa đào tạo và xác nhận đã nắm bắt được hết những quy định về điều kiện an toàn nơi làm việc.
  • Thực hiện nghiêm túc các quy định về phòng chống dịch tại văn phòng.

Đối với các cá nhân thuộc diện làm việc từ xa

  • Xây dựng các kênh online để giao tiếp, giúp nhân viên nắm bắt mọi thông tin cũng như tham dự đầy đủ các hoạt động và cuộc họp của công ty.
  • Sử dụng công nghệ để đánh giá công việc, năng suất của nhân viên làm việc tại nhà.

3. Xây dựng một văn phòng làm việc “an toàn là trên hết!”

Khi dịch bệnh vẫn chưa kết thúc, nhân viên vẫn sẽ có những nỗi lo khi quay trở lại nơi làm việc. Chính vì thế, xây dựng một môi trường làm việc an toàn là công việc ưu tiên hàng đầu để làm dịu đi nỗi lo lắng, củng cố lòng trung thành của nhân viên, khách hàng với thương hiệu và doanh nghiệp.

  • Dọn dẹp, khử trùng toàn bộ văn phòng làm việc theo định kỳ. Mở cửa thường xuyên để không gian trở nên thoáng mát và dễ chịu.
  • Yêu cầu mọi nhân viên khi đến nơi làm việc đều phải đeo khẩu trang, tấm che mặt (kể cả khi đi trong thang máy), rửa tay thường xuyên.
  • Cung cấp nước sát khuẩn, khăn giấy lau tay và thùng rác nên có nắp đậy để đảm bảo vệ sinh nơi làm việc.
  • Thiết lập quy trình kiểm soát đảm bảo khoảng cách an toàn.
  • Đo nhiệt độ thường xuyên và khai báo y tế khi có người ra vào công ty.
  • Sắp xếp lại chỗ ngồi làm việc cho nhân viên sao cho giữ đúng khoảng cách an toàn 2 mét hoặc có tấm chắn khi nhân viên ngồi đối diện nhau.
  • Tạm thời tạm dừng các khu nghỉ ngơi, khu sinh hoạt chung,… của công ty. Khuyến khích nhân viên mang bát đũa, thìa cốc, đồ ăn, nước uống,…cá nhân đi làm.
  • Các khu vực có khả năng tập trung cao nên giới hạn số lượng người có mặt tại cùng thời điểm.

  • Xây dựng các nội quy, chính sách về phòng chống COVID-19 tại doanh nghiệp
  • Liên tục theo dõi tình trạng sức khỏe của người bị lây nhiễm, có nguy cơ lây nhiễm.
  • Đưa ra kế hoạch giải quyết công việc khi thiếu nguồn lực nhân sự.
  • Đề xuất những chính sách đồng hành và giúp đỡ nhân sự khi khó khăn trong mùa dịch.
  • Chuẩn bị kế hoạch ứng phó khi phát hiện có nhân viên là F0, F1, F2, F3.
  • Yêu cầu nhân viên phải trung thực báo cáo nếu là F0, F1, F2, F3 hoặc có các triệu chứng hay gặp của Covid-19.
  • Nắm chắc các thủ tục cần thiết khi thực hiện cách ly y tế nếu xảy ra sự cố lây nhiễm tại văn phòng làm việc. Có văn bản thông báo tới các nhân viên đã tiếp xúc với trường hợp đó nhưng vẫn bảo vệ danh tính cho F0.
  • Thường xuyên giữ liên lạc và cập nhật tình hình các nhân viên có mặt trong diện F.

4. Thiết lập các quy định về phòng chống dịch COVID-19 tại doanh nghiệp đồng thời yêu cầu nhân viên chấp hành nghiêm túc

  • Ban hành văn bản cam kết phòng chống dịch COVID-19 và đề nghị toàn bộ nhân viên ký kết đầy đủ.
  • Quy định phòng chống dịch của Bộ Y tế và địa phương nơi làm việc
  • Quy định trước khi đến văn phòng: hạn chế ra ngoài và tiếp xúc, hạn chế đi du lịch, sử dụng các phương tiện công cộng như xe buýt, taxi, tự theo dõi và cập nhật tình hình sức khỏe tại nhà
  • Quy định tại văn phòng: rửa tay sát khuẩn khi đến nơi làm việc, đeo khẩu trang, tấm chắn thường xuyên, giữ khoảng cách an toàn, hạn chế giao tiếp gần với nhau, không được phân biệt đối xử,…
  • Quy định khi hết giờ làm việc: phân chia dọn vệ sinh văn phòng cuối ngày, không tụ tập đông người, thông báo với Ban chỉ đạo nếu có lịch trình công tác ở những nơi có nguy cơ lây nhiễm,…

  • Lập chính sách yêu cầu tiêm Vacxin đầy đủ toàn bộ nhân viên.
  • Truyền thông mạnh mẽ trong nội bộ với mục tiêu.
  • Khích lệ nhân viên có ý thức tự giác trong việc bảo vệ sức khỏe bản thân cũng như sức khỏe của cộng đồng.
  • Giúp nhân viên thoải mái khi trở lại văn phòng làm việc.
  • Thường xuyên cập nhật những tin tức mới nhất về tình hình dịch bệnh.

5. Thiết lập các chính sách liên quan đến lợi ích của nhân viên

Trong thời điểm nghỉ dịch làm việc tại nhà, có nhiều doanh nghiệp đã đưa ra chính sách cắt giảm lương thưởng, khấu trừ phúc lợi của nhân viên. Giờ đây, khi mọi thứ đang dần ổn định, bắt đầu quay trở lại văn phòng làm việc, các doanh nghiệp cần đưa ra quyết định tiếp tục cắt giảm hoặc khôi phục lại các chế độ lương thưởng như trước kia và thông báo sớm tới các nhân viên để họ kịp thời nắm bắt tình hình.

  • Cập nhật các văn bản, hồ sơ, tài liệu đã hết hạn ủy quyền.
  • Cập nhật thông tin nhân sự mới.
  • Điều chỉnh các yếu tố liên quan đến lợi ích của nhân viên: chính sách nghỉ phép có lương, chính sách tăng lương hàng năm, lương thưởng theo hợp đồng lao động, các khoản trợ cấp trong thời gian làm việc tại nhà.
  • Thay đổi một vài những chính sách để phù hợp tình hình hiện tại.
  • Thay đổi chính sách chấm công, tạo điều kiện cho nhân viên có nguy cơ lây nhiễm ở nhà.
  • Tạm hoãn các chính sách đi du lịch tập thể của doanh nghiệp.
  • Các trường hợp xin nghỉ làm cần được tiến hành thủ tục rõ ràng.
  • Cập nhật lại các giấy tờ bị tạm hoãn trong thời gian làm việc tại nhà của nhân viên: bảo hiểm y tế, vé gửi xe hàng tháng, hợp đồng lao động mới.

6. Ứng dụng phần mềm công nghệ vào trong quá trình làm việc từ xa

Trước tình hình dịch bệnh như hiện nay, chúng ta không thể đoán trước được khi nào đại dịch sẽ thật sự chấm dứt, càng không thể lường trước liệu sẽ có những rủi ro mới xuất hiện hay không. Để giúp doanh nghiệp của bạn vận hành trôi chảy, hiệu quả kể cả khi làm việc từ xa hay trở lại văn phòng sau dịch, Gems Tech đã thiết kế và cho ra mắt “Phần mềm G-Office” hỗ trợ doanh nghiệp có thể:

  • Hỗ trợ giao tiếp nội bộ “xuyên biên giới” giữa các phòng ban, nhân sự và khách hàng qua tính năng Chatbox.
  • Hỗ trợ chấm công, ký duyệt, xử lý đề xuất từ xa.
  • Quản lý công việc trên cùng một nền tảng online, hỗ trợ nhân viên hoàn thành công việc đúng hạn, đúng yêu cầu.
  • Nắm bắt tình hình kinh doanh theo thời gian thực, đưa ra những quyết định đúng đắn dựa trên dữ liệu được cập nhật tại phần mềm, linh hoạt ứng phó với những thay đổi của thị trường.

7. Kết

Việc đưa nhân viên đi làm trở lại sau dịch là điều mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng mong muốn. Hy vọng những chia sẻ trên đây sẽ giúp doanh nghiệp bạn có thể tiến hành mọi hoạt động thuận lợi đúng như kỳ vọng của mình.