MẪU THƯ GIỚI THIỆU NHÂN SỰ MỚI: LÀM THẾ NÀO ĐỂ VIẾT ĐẠT CHUẨN?

Thư giới thiệu nhân sự mới là phương tiện hữu hiệu giúp gắn kết nhân sự mới với những nhân viên trong công ty. G-OFFICE sẽ hướng dẫn bạn viết mẫu thư giới thiệu nhân sự mới đạt chuẩn trong bài viết dưới đây.

Mục đích của mẫu thư giới thiệu nhân sự mới

Mục đích của thư giới thiệu nhân sự

1.1. Thông báo nhân sự mới với nhân sự của công ty

Thư giới thiệu nhân sự mới có tác dụng giới thiệu nhân sự mới với toàn thể nhân viên đang làm việc tại tổ chức. Đôi khi, nhân sự mới sẽ chỉ cần thông báo tới tổ trưởng và người quản lý (tùy theo chức vụ của nhân sự mới). 

1.2. Giúp nhân sự mới cảm thấy được chào đón ở môi trường mới

Việc thông báo nhân sự mới giúp nhân sự mới cảm thấy được chào đón và có ấn tượng đầu tốt đẹp về môi trường làm việc của công ty. Từ đó, họ sẽ thích nghi và hòa nhập với mọi người một cách nhanh chóng, tạo nên không khí thân thiện và đoàn kết.

1.3. Giúp nhân viên trong công ty hướng dẫn công việc cho nhân sự mới dễ dàng hơn

Mẫu thư giới thiệu thành viên mới giúp toàn bộ nhân sự trong công ty nắm được những thông tin cơ bản của nhân sự mới như: tên, nơi ở, chức vụ, quá trình công tác và kinh nghiệm làm việc. Nhờ vậy mà nhân viên đang làm việc tại doanh nghiệp sẽ dễ làm quen và giúp đỡ nhân viên mới sớm bắt nhịp với công việc. 

Đồng thời, việc thông báo cho toàn thể nhân sự của công ty giúp họ cảm thấy bản thân được tôn trọng và giảm bớt phần nào tâm lý tò mò về người mới.

Thành phần cần có trong mẫu thư giới thiệu nhân sự mới

thành phần cần có trong mẫu thư giới thiệu nhân sự

Mẫu thư giới thiệu nhân sự mới
thể hiện một phần văn hóa của công ty nên việc thông báo về nhân sự mới là rất cần thiết đối với doanh nghiệp.

Thành phần cần có trong mẫu thư giới thiệu bao gồm:

Tiêu đề thư giới thiệu

Một tiêu đề thư rõ ràng chính là thành phần không thể thiếu của mẫu thư thông báo nhân sự mới. Nó giúp người nhận nắm được nội dung chính và quyết định đọc thư.

Đối tượng nhận thư

Thư giới thiệu sẽ được gửi đến cho người quản lý, trưởng phòng hoặc toàn bộ nhân viên trong công ty, căn cứ vào chức vụ của nhân sự mới. Ví dụ: Nhân sự mới đảm nhiệm vị trí CEO cần được thông báo tới toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp. 

Thông tin liên quan đến nhân sự mới

Nội dung thư gồm có đầy thủ thông tin cơ bản về thành viên mới như họ tên, chức vụ mà người đó đảm nhiệm và có thể chèn ảnh chân dung của nhân sự mới để nhân viên công ty dễ nhận biết. 

Thư thông báo cũng cần khái quát về trình độ học vấn và kinh nghiệm làm việc của nhân viên mới để đồng nghiệp có thể dễ dàng tìm ra điểm chung với người mới. Giọng văn khi viết thông báo giới thiệu nhân sự mới cần thể hiện được sự vui mừng khi chào đón người mới đến tổ chức.

Lời nhắc nhân viên trong công ty giúp đỡ thành viên mới

Đây là thành phần quan trọng đóng vai trò như lời động viên và nhắc nhở các thành viên hiện tại giúp đỡ nhân sự mới trong việc hòa nhập với môi trường mới và bắt nhịp với công việc.

Câu chào mừng và lời cảm ơn

Cuối cùng chính là lời chào mừng và cảm ơn được gửi đến nhân sự mới gia nhập vào tổ chức cùng phần ký tên của người viết thư giới thiệu nhân sự mới (giám đốc hoặc bộ phận nhân sự).

Cách viết mẫu thông báo nhân sự mới đạt chuẩn

cách viết mẫu thông báo nhân sự

3.1. Nghiên cứu kỹ các thông tin về nhân sự mới

Đầu tiên, bạn phải nắm được đầy đủ những thông tin cơ bản về nhân sự mới, bao gồm họ tên, tuổi và kinh nghiệm làm việc. Đây là bước cần thiết giúp bạn chắc chắn rằng những thông tin bạn chuẩn bị viết trong thư giới thiệu nhân sự mới đều chính xác.

Bạn có thể yêu cầu nhân viên mới cung cấp bản sao về sơ yếu lý lịch, hồ sơ và các tài liệu khác liên quan đến họ như đơn xin ứng tuyển (CV) mà họ đã gửi trước đó.

3.2. Chuẩn bị nội dung thư thông báo nhân sự mới đảm bảo đủ những thông tin cần thiết

Mẫu thông báo nhân sự mới không được quá lan man và dài dòng nhưng vẫn phải đảm bảo đủ những thông tin cơ bản nhất để người đọc thư có thể hiểu được phần nào về nhân sự mới đó. 

    • Mở đầu: Giới thiệu về các thông tin cơ bản của nhân sự mới và vị trí công việc quyết định tiếp nhận nhân sự đó. Tiếp theo, bạn sẽ giới thiệu về kinh nghiệm ở các công ty mà người đó đã từng làm việc. Dựa trên thông tin đó, những nhân viên hiện tại đánh giá sơ qua được tiềm năng cũng như sự phù hợp của người mới với chức vụ, đồng thời, dễ dàng giúp người đó hòa nhập với môi trường làm việc mới hơn.
  • Nêu điểm mạnh của nhân sự mới: Bạn hãy nêu ngắn gọn những điểm mạnh của nhân viên mới và đảm bảo rằng chúng liên quan với vị trí công việc của họ. Ngoài ra, ban có thể liệt kê thêm một số kỹ năng bổ trợ cho công việc mà nhân sự này sở hữu như kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng tin học hay khả năng làm báo cáo.
  • Lời nhắn với nhân viên hiện tại: Đây là thành phần quan trọng, một lời nhắn nhủ gửi đến những nhân sự hiện tại của doanh nghiệp. Nội dung của lời nhắn là sự mong muốn họ sẽ giúp đỡ và hỗ trợ nhân viên mới để hoàn thành tốt các công việc sau này.
  • Kết thúc: Cuối cùng sẽ là lời chào đón và lời chúc cho thành viên mới sẽ sớm làm quen với đồng nghiệp, hòa nhập với môi trường mới và hoàn thành nhiệm vụ được giao một cách xuất sắc.

3.3. Tiến hành viết mẫu thông báo nhân sự mới 

Sau khi tiếp nhận thông tin, xử lý và chọn lọc những thông tin cần thiết, bạn hãy tiến hành viết mẫu thông báo nhân sự mới hoàn chỉnh. Bạn nhớ định dạng mẫu thư của mình sau khi hoàn thành, kiểm tra thật kỹ để đảm bảo mình không mắc lỗi chính tả. Và một điều quan trọng là hãy chắc chắn nó chứa đầy đủ nội dung, dễ hiểu và dễ đọc.

Bạn có thể gửi thư về quyết định tiếp nhận nhân sự dưới hình thức thư điện tử hoặc in ra bản cứng và gửi trực tiếp. Nếu bạn gửi thư qua email thì hãy chắc chắn rằng bức thư đã được định dạng PDF. Còn trong trường hợp bạn in và gửi nó trực tiếp đến người nhận thì hãy niêm phong nó trong phong bì thật trang trọng nhé.

  • Lưu ý khi viết thư giới thiệu nhân sự mới

  • Thông báo các thông tin cơ bản và chức vụ của nhân sự mới một cách rõ ràng. 
  • Kiểm tra lại các lỗi chính tả, dấu câu cũng như ngữ pháp trong thông báo giới thiệu nhân sự mới.
  • Mẫu thư cần chứa đầy đủ nội dung, dễ hiểu và dễ đọc.
  • Đảm bảo thư được định dạng PDF khi gửi qua email và nếu gửi trực tiếp thì hãy chắc chắn thư đúng form chuẩn và được để trong phong bì.

Ngoài ra, trong buổi đầu nhận việc, bạn cần cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết cho thành viên mới.

  • Lời kết

Trong bài viết trên, G-OFFICE đã chia sẻ cho bạn những thông tin cần thiết liên quan đến mẫu thư giới thiệu nhân sự mới và cách viết thư đạt chuẩn. 

Việc viết thông báo giới thiệu nhân sự mới là cách giúp họ hòa nhập với môi trường mới dễ dàng hơn, xây dựng tình cảm gắn kết giữa các đồng nghiệp và giúp tổ chức ngày càng phát triển bền vững. Đầu tư viết mẫu thư giới thiệu chu đáo và chất lượng sẽ làm hài lòng nhân viên mới và giữ chân họ ở lại làm việc ở công ty.

Bên cạnh đó, G-OFFICE cung cấp phần mềm quản trị nhân lực HRM giúp các tổ chức quản trị và theo dõi hồ sơ nguồn nhân lực một cách tối ưu. Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu chi tiết hơn về phần mềm này, xin vui lòng truy cập vào website https://gemstech.com.vn/#contact và để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ ngay với bạn!