Bên cạnh quá trình tuyển dụng, bộ phận HR còn phải biết cách phân tích và báo cáo về các thông tin về công việc tuyển dụng. Cần trình bày báo cáo tuyển dụng nhân sự ra sao?
1. Báo cáo tuyển dụng nhân sự là gì? Đặc điểm của mẫu báo cáo?
Báo cáo tuyển dụng nhân sự là văn bản phản ánh sự hiệu quả của công tác tuyển dụng cũng như công tác quản lý đội ngũ tuyển dụng của doanh nghiệp. Dựa vào báo cáo này, lãnh đạo công ty có thể nắm bắt được quy mô nhân sự. Từ đó, có thể đưa ra phương án hoạch định và bố trí phù hợp.
Công việc báo cáo thường được tổng hợp theo từng tháng, theo quý hoặc theo năm. Với báo cáo này, bộ phận HR có thể thống kê được hoạt động công việc mà họ cần làm. Không chỉ vậy, nó còn giúp cho HR nắm bắt được hiệu quả làm việc, từ đó có thể nâng cao kỹ năng làm việc hơn.
Một báo cáo tuyển dụng nhân sự thường bao gồm các nội dung chính như sau:
- Phân tích các số liệu về ứng viên và kênh tuyển dụng;
- Các biểu đồ nhằm thể hiện số liệu;
- Các đánh giá, nhận xét rút ra từ biểu đồ, số liệu;
- Phương án giải quyết các vấn đề nảy sinh từ tình hình thực tiễn;
- Kế hoạch hành động.
2. Các loại báo cáo tuyển dụng
Như đã được đề cập, báo cáo tuyển dụng có thể chia theo thời gian (tháng, quý, năm) hoặc báo cáo theo công việc. Việc báo cáo theo phương án này giúp doanh nghiệp có cái nhìn về quá trình tuyển dụng cũng như thấy được tốc độ phát triển của các bộ phận trong doanh nghiệp.
2.1. Báo cáo kết quả tuyển dụng theo thời gian
Thông thường, bộ phận HR sẽ làm báo cáo kết quả của từng tuần. Sau đó, họ sẽ tổng hợp lại theo tháng, quý hoặc theo năm.
Báo cáo theo thời gian cần xác được cụ thể các chỉ số như:
- Hiệu quả quá trình tuyển dụng theo thời gian;
- Những kênh tuyển dụng nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp;
- Lượng ứng viên tuyển dụng thành công;
- Tình hình tuyển dụng nhân sự hiện nay.
Từ những chỉ số trên, HR sẽ phân tích và định hướng công việc trong thời gian tới. Ví dụ, dựa trên kết quả, họ có thể xác định các mùa tuyển dụng phù hợp nhất, giúp tối ưu hiệu quả. Điều này giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng ứng viên.
2.2. Báo cáo tình trạng tuyển dụng theo công việc
Các chỉ số mà ban HR cần chú ý ở bản báo cáo này cũng tương tự như mẫu báo cáo theo thời gian. Tuy nhiên, nên phân tích kỹ hơn từng loại công việc. Ví dụ, dựa theo kênh tuyển dụng tốt nhất cho doanh nghiệp, HR có thể phân bổ hợp lý việc quảng cáo tuyển dụng cho từng đối tượng lao động. Lợi ích của phương pháp này cũng là giúp tối ưu chi phí và gia tăng lượng ứng viên.
3. Cách viết mẫu báo cáo tuyển dụng nhân sự
Văn bản báo cáo này yêu cầu sự ngắn gọn, súc tích. HR không chỉ đưa ra con số mà còn giải thích về tình hình tuyển dụng hiện hành của doanh nghiệp.
Ngoài ra, ban HR cũng cần thể hiện những mong muốn của các phòng ban trong công tác tuyển dụng. Từ đó, có thể đưa ra giải pháp phù hợp cho tình hình và nhu cầu thực tiễn của công ty.
Một báo cáo kết quả về quá trình tuyển dụng nhân sự cần có một cấu trúc như sau:
3.1. Khái quát về tình hình tuyển dụng
Đây là tiêu chí HR cần đưa ra những con số cụ thể để báo cáo tình hình tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp. Các con số đó có thể là: số lượng những nhân sự đã tuyển, chi phí tuyển dụng, số lượng ứng viên,… Ngoài ra, cần so sánh số liệu thực tế với những kế hoạch đã đề ra trước đó.
Từ đây, ban HR sẽ đánh giá về tổng quan hiệu quả của công tác tuyển dụng.
3.2. Xác định hiệu quả của các kênh tuyển dụng
Đối với các doanh nghiệp, sẽ có nhiều cách tuyển dụng nhân sự thật hiệu quả khác nhau. Ở mục báo cáo này, HR cần đưa ra một số kênh tuyển dụng có thể đem lại lực lượng ứng viên lớn nhất.
Số liệu quan trọng cần đề cập đến trong mẫu báo cáo tuyển dụng nhân sự là chỉ số hiệu quả. Chỉ số hiệu quả của kênh tuyển dụng được tính bởi công thức:
Chỉ số hiệu quả = (Tổng chi phí tuyển dụng) / (Tổng số CV đã (sẽ) nhận được)
Thông qua chỉ số này, ban HR sẽ biết được cần bỏ ra bao nhiêu tiền để có một hồ sơ ứng viên. Ngoài ra, ban HR có thể thay thế tổng chi phí tuyển dụng bằng chi phí dành cho từng kênh tuyển dụng. Từ đó, ban HR sẽ nhận được các chỉ số hiệu quả về quá trình tuyển dụng của từng kênh.
Hơn nữa, ban HR có thể đánh giá sự tăng trưởng của các thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp. Bộ phận HR có thể xem xét một số trang web, hội nhóm nhận xét về doanh nghiệp. Từ đó, rút ra cảm nhận từ ứng viên về quy trình tuyển dụng của công ty.
3.3. Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu
Thông thường, tỷ lệ ứng viên đạt chuẩn yêu cầu sẽ được tính theo công thức:
Tỷ lệ ứng viên đạt chuẩn yêu cầu = (Lượng ứng viên trúng tuyển) / (Tổng số ứng viên)
Tỷ lệ càng cao thì hoạt động tuyển dụng của công ty sẽ càng tốt và theo đúng kế hoạch. Tuy vậy, ban HR cần đánh giá khách quan nếu như tỷ lệ này cao bất thường so với trung bình các giai đoạn trước.
Tỷ lệ ứng viên chỉ đạt yêu cầu thấp có thể do một vài nguyên nhân:
- Yêu cầu về công việc quá cao, không phù hợp với vị trí.
- Kênh tuyển dụng chưa thực sự phù hợp cho đối tượng ứng viên.
- Quy trình tuyển dụng nhân sự chưa hợp lý.
3.4. Thời gian tuyển dụng
Trong báo báo hiệu quả của quá trình tuyển dụng nhân sự, HR cần chú ý nên nêu bật thời gian tuyển dụng. Chỉ số này sẽ biểu thị thời gian trung bình để ban HR cần cho việc tuyển dụng được một nhân sự theo yêu cầu.
Điều này giúp ban HR có cái nhìn rõ hơn về tiến độ tuyển dụng. Từ đó có thể theo sát kế hoạch đã được đề ra để có phương án cải thiện.
Thời gian tuyển dụng kéo dài có thể do một số nguyên nhân như:
- Yếu tố khách quan: quỹ thời gian để tuyển dụng không nằm trong giai đoạn “mùa tuyển dụng”; thị trường ngách,…
- Yếu tố chủ quan: cồng kềnh trong quy trình tuyển dụng, những yêu cầu tuyển dụng quá cao, việc triển khai quảng cáo không thực sự hiệu quả,…
4. Làm sao để có báo cáo tuyển dụng nhân sự chính xác?
Để có thể hoàn thành bản báo cáo đầy đủ, chi tiết, ban HR cần cập nhật về số liệu thường xuyên hơn. Do vậy, yếu tố dữ liệu là điều quan trọng bậc nhất.
Thông thường, ban HR sẽ dùng phần mềm Excel cho cập nhật số liệu. Đây cũng là một công cụ phổ biến được sử dụng ở hầu hết những doanh nghiệp.
Với những doanh nghiệp có quy mô về nhân sự lớn, ban HR sẽ sử dụng Google Drive. Điều này sẽ giúp các thành viên HR dễ dàng cập nhật và báo cáo hơn.
Dưới đây là một ví dụ về mẫu báo cáo tuyển dụng nhân sự mà chúng tôi muốn gửi đến các bạn.
Hy vọng rằng với những thông tin hữu ích ở trên, bạn có thể hiểu và áp dụng vào thực tế tại công ty. Để biết thêm về quản trị nhân sự cũng như cách quản lý nhân sự hiệu quả, hãy tham khảo phần mềm quản trị nhân sự của G-Office. Chúng tôi rất sẵn lòng hỗ trợ và giải đáp.
