Cách vẽ biểu đồ nhân sự trong Excel

Vậy biểu đồ nhân sự là gì? Làm thế nào để vẽ biểu đồ cung ứng nhân sự trong Excel? Hãy cùng G-Office tìm hiểu trong bài viết dưới đây!

1. Biểu đồ nhân sự là gì?

1.1. Định nghĩa

Hiểu một cách đơn giản thì đây là một đồ thị biểu thị số nhân công mà doanh nghiệp sử dụng để xây dựng công trình theo từng khoảng thời gian. Để hoàn thành một công trình cần xác định thời gian triển khai công việc và tính toán số lượng nhân công phải sử dụng dựa vào khối công việc phải làm trong từng thời gian sau khi đã lập tiến độ thi công công trình.

1.2. Vì sao cần sử dụng biểu đồ nhân sự?

Đây là một dạng biểu đồ điều hòa. Trên biểu đồ nhân sự, số người cần sử dụng cho công trình sẽ được thể hiện bằng trục tung và thời gian được thể hiện bằng trục hoành. Nếu quan sát trên biểu đồ mà càng có nhiều độ nhấp nhô thì có nghĩa là khâu điều độ nhân lực càng chưa hợp lý. Lúc này, điều cần phải làm là điều chỉnh lại việc phân bố nhân công sao cho hợp lý.

Biểu đồ nhân sự giúp người quản lý giám sát được tốt tiến độ công trình, hạn chế tình trạng quá tải mà vẫn đảm bảo được hiệu suất công việc. Biểu đồ này rất dễ quan sát, đơn giản, dễ hiểu và thể hiện đúng những thông tin cần thiết để nhà quản lý có thể điều hành nhân lực hiệu quả.

bieu-do-nhan-su-trong-excel

Biểu đồ nhân sự giúp người quản lý kiểm soát tốt tiến độ công trình và đảm bảo năng suất công việc.

2. Hướng dẫn vẽ biểu đồ nhân sự bằng Excel từ cơ bản cho đến nâng cao

Trước khi đi sâu vào các bước để vẽ một biểu đồ nhân sự, chúng ta hãy cũng tìm hiểu về một vài dạng biểu đồ phổ biến trong Excel.

2.1. Những dạng biểu đồ thường thấy trong Excel

Tùy vào mục đích và nhu cầu sử dụng mà bạn có thể áp dụng các dạng biểu đồ quản lý nhân sự khác nhau trong Excel. Dưới đây là một số những dạng biểu đồ phổ biến thường được sử dụng:

  • Biểu đồ đường: Thường được sử dụng nếu muốn biểu thị trực quan các xu hướng, số liệu trong khoảng thời gian ngày, tháng, năm cụ thể
  • Biểu đồ cột: Dùng khi so sánh các kết quả, giá trị của các danh mục dưới dạng biểu thị theo chiều dọc
bieu-do-cot
  • Biểu đồ tròn: Các thông tin số liệu sẽ được hiển thị dưới dạng %
bieu-do-tron-trong-excel
    • Biểu đồ ngang: Dùng để so sánh các giá trị của một vài danh mục và hiển thị các giá trị theo chiều ngang.
    • Khi muốn làm nổi bật nhiều thông tin khác nhau, chúng ta sẽ sử dụng biểu đồ kết hợp

    2.2. Các bước để tạo ra một biểu đồ nhân sự trong excel

    Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Excel.

    Bước 2: Trong giao diện Microsoft Excel, chọn bảng dữ liệu cần sử dụng để vẽ biểu đồ

    Bước 3: Chọn insert, trong mục insert này các bạn click vào nhóm Chart và lựa chọn loại biểu đồ phù hợp với mục đích sử dụng của mình

    Bước 4: trong Sheet vẽ một vị trí bất kỳ nào đó

    Sau khi bấm chọn biểu đồ sẽ xuất hiện thẻ Chart Tools, các bạn chọn thẻ này rồi sau đó chọn tiếp thẻ Design và cuối cùng chọn tính năng Select Data nếu biểu đồ chưa đúng hoặc cần phải thay đổi các dữ liệu đưa vào biểu đồ.

    Bước 5: Trang trí, thiết kế cho biểu đồ

    Để tăng tính hiệu quả trong việc theo dõi tiến độ công việc cũng như giám sát nguồn lực nhân sự nhanh chóng và rõ ràng hơn, việc cần thiết đó chính là trang trí biểu đồ đẹp mắt.

    • Chart Data Source: Tất cả các nguồn dữ liệu sẽ được nạp vào biểu đồ, có thể không liên tục mà sẽ theo từng vùng riêng.
    • Legend Entries: Dữ liệu được biểu thị theo tung độ: Độ lớn của các mảnh ghép trong biểu đồ tròn hay chiều cao của các cột trong biểu đồ dọc,…sẽ được biểu thị qua phần này
    • Horizontal Axis Labels: Dữ liệu được biểu thị theo trục hoàng sẽ thể hiện nội dung chính cho các cột, các mảnh…trong biểu đồ
cac-buoc-ve-bieu-do-nhan-su

Các bước cơ bản để vẽ một biểu đồ cung ứng nhân lực

2.3. Những yếu tố nào giúp thể hiện một biểu đồ đẹp?

– Nội dung được biểu thị đúng và chính xác

– Thể hiện đầy đủ và rõ ràng tên các mốc và tiên biểu đồ trên trục tọa độ

– Có sự đồng đều và và cân đối giữa các thành phần

– Có sự đồng nhất, đồng đều và đơn giản trong cách phối màu

– Tại mục Add Chart Element trong thẻ Design của Chart Tools, các bạn sẽ thêm các danh mục của biểu đồ như: Tên biểu đồ, tên các trục, các số liệu đi kèm với từng phần trong nội dung của biểu đồ,…

Chart Element sẽ gồm có những thành phần sau:

  • Chart Title: Tên biểu đồ
  • Axis Titles: Tên tiêu đề của từng thành phần có trên mỗi trục tọa độ
  • Trendline: Đường xu hướng của biểu đồ.
  • Data Labels: Nhãn số liệu trên các nội dung biểu đồ
  • Axes: Đây là phần chia tỷ lệ trên các trục tọa độ
  • Error Bar: Thanh hiển thị lỗi/độ lệch của biểu đồ
  • Gridlines: Đây là những đường kẻ mở được dùng để làm nền trong biểu đồ
  • Lines: Đây là những đường kẻ được gióng xuống hoành độ và chỉ dùng cho biểu đồ dạng Line
  • Data Table: Các dữ liệu của nội dung biểu đồ được thể hiện dưới dạng bảng
  • Legend: Ghi chú các đối tượng thể hiện trong biểu đồ

Trên đây là những thông tin cần thiết và các bước cơ bản để có thể vẽ biểu đồ nhân sự trong Excel. Hy vọng rằng, với những chia sẻ của G-Office sẽ giúp các bạn trong việc biểu thị nguồn nhân lực, tiến độ công việc và đưa ra những điều chỉnh, giải pháp hợp lý nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất trong công việc.