Hãy cùng lắng nghe câu chuyện quản trị bằng công nghệ của Hệ thống Anh Ngữ Quốc Tế Gems Edu qua lời kể của Giám đốc điều hành Đỗ Thị Mỹ.
Bài toán tối ưu quy trình vận hành và tăng trưởng giữa mùa đại dịch COVID-19
Trong buổi trò chuyện với G-OFFICE, chị Đỗ Thị Mỹ chia sẻ rằng mình đã từng gặp không ít khó khăn trong quá trình xây dựng Gems Edu – một trung tâm đào tạo tiếng anh trực tuyến 1-1 hàng đầu Việt Nam, với mong muốn hỗ trợ hàng ngàn trẻ em, học sinh, sinh viên Việt Nam được học và sử dụng thành thạo hệ thống ngoại ngữ chuẩn quốc tế. Bắt đầu chỉ từ một team nhỏ với 10 người, Gems Edu ở thời điểm đó chưa có nhu cầu rõ ràng về công nghệ quản trị và vận hành nội bộ. Cho đến đầu năm 2021, khi quy mô nhân sự chạm mốc 30 người và tình hình dịch bệnh COVID-19 diễn biến ngày càng phức tạp, Gems Edu chuyển đổi phương thức dạy và học từ Offline sang Online với hàng ngàn lớp học online diễn ra mỗi ngày. Chính lúc này, các bài toán nội bộ doanh nghiệp bắt đầu phát sinh và chị Mỹ hiểu rằng đã đến lúc mình thực sự cần tìm hiểu và học hỏi sâu hơn nữa về kiến thức quản trị cũng như các giải pháp quản trị được hỗ trợ bởi công nghệ.
“Tuy 30 người không phải là một con số lớn, thế nhưng nó đã gấp 3 lần quy mô ban đầu. Khối lượng công việc ngày càng nhiều hơn, dữ liệu phân tán khắp nơi (Excel, Word, các app tin nhắn,…) khiến cho việc báo cáo mất nhiều thời gian hơn. Điều đầu tiên tôi nghĩ đến chính là một giải pháp để tối ưu lại toàn bộ dữ liệu và làm việc hiệu quả hơn.”
Hơn thế nữa, đứng trước thị trường ngành giáo dục đang phát triển nhanh hơn hiện nay, Gems Edu đã trang bị kế hoạch tăng trưởng, mở rộng quy mô lên đến 100 người: “Chúng tôi hiểu rằng, chỉ có tăng trưởng thì mới có thể tồn tại chứ chưa nói đến phát triển. Và để làm được điều này, chúng tôi cần có công nghệ song hành.
Tôi tìm đến G-OFFICE do một đối tác giới thiệu. Ban đầu, tôi học hỏi được từ G-OFFICE rất nhiều điều từ các bài chia sẻ kiến thức công nghệ, quản trị,…của họ. Nhận thấy sự phù hợp giữa G-OFFICE và doanh nghiệp của mình, tôi quyết định áp dụng luôn bộ giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp G-OFFICE.”
Làm mới bộ máy vận hành và quản trị cùng G-OFFICE
Trong G-OFFICE, chúng tôi áp dụng phổ biến tính năng TODO để quản lý công việc, dự án, quy trình, đề xuất tại tất cả các bộ phận, phòng ban. Các quy trình cố định như khiếu nại pháp lý, xử lý yêu cầu khách hàng,… được thực thi tại TICKET. Đối với các nhiệm vụ, công việc phát sinh hoặc các dự án yêu cầu sự cộng tác từ nhiều bộ phận, TODO chính là một lựa chọn tối ưu. Bên cạnh đó, G-OFFICE cũng giúp doanh nghiệp xử lý gọn gàng hàng trăm loại đề xuất liên quan đến in ấn, chi phí,…
Nhằm định hướng doanh nghiệp và xây dựng mục tiêu làm việc hiệu quả, chị Mỹ đã sử dụng thêm chức năng G-OFFICE HRM. Hiện tại, Gems Edu đã triển khai được khoảng 80% các tính năng có trong G-OFFICE HRM để quản lý thông tin nhân sự, thông tin ứng viên, cơ cấu tổ chức, chính sách lương, thưởng,…và dần dần thiết lập các mục tiêu của doanh nghiệp cũng như mục tiêu của từng cá nhân và phòng ban.
“Dưới góc độ là một giám đốc điều hành, tôi đặc biệt quan tâm đến chiến lược nhân sự, chiến lược chung của toàn doanh nghiệp nên thường xuyên sử dụng G-OFFICE HRM. Còn G-OFFICE TODO lại được sử dụng phổ biến hơn với các quản lý cấp trung và các bạn nhân viên. Bây giờ, mọi người đều đã sử dụng thành thạo, bộ máy vận hành trơn tru hơn trước rất nhiều nên tôi chỉ cần giao mục tiêu chung là các bạn có thể tự làm việc với nhau ngay trên nền tảng G-OFFICE rồi.”
Bên cạnh đó, Gems Edu cũng phải vượt qua rào cản về mặt tâm lý để có thể hái được những quả ngọt đầu tiên như ngày hôm nay. Chị Mỹ chia sẻ thêm, công ty đã cho một số bạn nghỉ việc vì không chịu hợp tác làm việc trên nền tảng công nghệ mới. “ Với G-OFFICE, mọi thứ đều trở nên minh bạch vô cùng, những lỗ hổng trong doanh nghiệp cũng dần hiện ra một cách rõ ràng. Sẽ có những nhân viên vì thế mà sợ hãi, từ chối sử dụng G-OFFICE. Lúc đó, CEO phải rất quyết liệt để quán triệt tinh thần cho các bạn, đồng thời cũng cần lắng nghe ý kiến và đóng góp từ phía nhân viên. Tất cả mọi người, nếu muốn hợp tác lâu dài cùng nhau thì cần phải nhìn về một hướng.”
“G-OFFICE đã giúp tôi rất nhiều khi đổi mới tư duy về quản trị. Các ứng dụng mà G-OFFICE thiết kế đều được dựa trên các phương thức quản trị hiện đại. Và điều này thật sự phù hợp với Gems Edu vì chúng tôi luôn hướng đến sự tập trung kinh doanh với cả người nước ngoài. Các tính năng của G-OFFICE đáp ứng được theo phong cách quản trị quốc tế” – Chị Mỹ khẳng định thêm về những giá trị tốt đẹp mà công nghệ G-OFFICE mang lại.
Doanh nghiệp của bạn đang mong muốn làm mới bộ máy vận hành và tăng trưởng? Liên hệ ngay với chúng tôi và để lại thông tin tại đây để trải nghiệm nền tảng công nghệ G-OFFICE nhé!
