Công thức tính định biên nhân sự và những nguyên tắc mà ai cũng phải nắm được

  •  Định biên nhân sự là quá trình xác định cơ cấu của doanh nghiệp, đóng vai trò cực kì quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Vậy hiểu và thực hành định biên nhân sự thế nào cho đúng? Nguyên tắc và công thức tính định biên nhân sự là gì? Bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất về định biên nhân sự.

1. Định biên nhân sự là gì

1.1 Khái niệm

Định biên nhân sự là quá trình tính toán để xác định lại cơ cấu nguồn nhân sự của doanh nghiệp cả về số lượng và chất lượng nhằm đáp ứng yêu cầu công việc tại từng vị trí, bộ phận phòng ban trong doanh nghiệp. 

Từ đó, doanh nghiệp có cơ sở để đưa ra quyết định tuyển dụng và hoạch định nguồn nhân lực phù hợp, tránh trường hợp thiếu/ thừa nhân sự cho hoạt động kinh doanh và sản xuất của doanh nghiệp.

1.2 Tại sao phải xây dựng mẫu định biên nhân sự? 

Định biên nhân sự là công tác cốt lõi của mỗi doanh nghiệp để thực thi các chính sách tuyển mộ và hoạch định nguồn tiềm lực. Xây dựng định biên nhân sự là công việc theo dõi, tổng hợp và thống kê tình hình tuyển dụng thực tế so với chiến lược đã đề ra từ công thức tính định biên nhân sự. 

Từ những số liệu bên trên, người quản lý có thể đề ra những chính sách thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao, đáp ứng phục vụ được các kế hoạch do chính công ty đề ra.

Tùy vào tình hình hoạt động của từng công ty mà kết quả của công thức tính định biên nhân sự khác nhau. Bên cạnh đó, kế hoạch này còn phụ thuộc vào tình hình thực tế phát sinh của doanh nghiệp. Tuy nhiên về cơ bản, định biên nhân sự sẽ phải dựa vào 3 quy tắc tính định biên nhân sự. 

2. Nguyên tắc cơ bản để tính định biên nhân sự

Nguyên tắc 1: Các nguyên tắc về tỷ lệ tương quan


Nguyên tắc Ví dụ minh họa
  • Tăng (giảm) tỷ lệ so với năm trước tương ứng với tương quan tăng (giảm) doanh thu
  • Phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn, thay đổi nhân sự có tính quy luật cao.
  • Doanh thu năm 2020 tăng 50% thì định biên nhân sự tăng 30%
  • Mối tương quan giữa vị trí trực tiếp (kinh doanh và sản xuất) với vị trí gián tiếp
  • Công ty đã có dữ liệu trong nhiều năm liền
  • Trực tiếp- gián tiếp là 50% - 20%
  • Quản lý - nhân viên là 10% - 70%
  • Mối tương quan giữa ngân sách cho các nhóm quản lý và nhân viên, giữa gián tiếp và trực tiếp
  • Chi phí/ Doanh thu = 70%
  • Qũy lương cho quản lý và nhân viên = 15% - 70%


Nguyên tắc 2: Các nguyên tắc về định mức lao động

 Nguyên tắc
 Ví dụ minh họa
  • Theo khối lượng
  • Áp dụng cho sản xuất hoặc dịch vụ, tăng theo mức độ thành thạo của nhân viên
 
  • 40 sản phẩm/ca/ người
  • 140 sản phẩm/ca/ dây truyền
  • 20 khách hàng phục vụ/ ngày
 
  • Theo hệ chỉ tiêu hệ suất
  • Áp dụng cho khối kinh doanh
  • Tập hợp các chỉ tiêu kinh doanh và số lượng khách hàng

  • Theo đối tượng phục vụ
  • Áp dụng cho khối gián tiếp
  • 5 nhân viên nhân sự phục vụ 70 nhân sự trong công ty


Nguyên tắc 3: Các nguyên tắc về tần suất và thời lượng 

 
Nguyên tắc Ví dụ minh họa
  • Dựa vào chức danh, tần suất và thời gian thực hiện nhiệm vụ
  • Áp dụng cho khối gián tiếp, tham khảo thông lệ giữa các doanh nghiệp
  • Nhiệm vụ của nhân viên sale bao gồm: liên hệ và chăm sóc khách hàng. 
  • Lập báo cáo hàng ngày/ tuần/ tháng
  • Lập hợp đồng cho khách hàng 
  • …….


3. Những điều kiện để tính định biên nhân sự

Cấp công ty

  • Cần có định hướng chiến lược phát triển nhân sự rõ ràng
  • Có kế hoạch cụ thể với ngân sách và các kịch bản trong từng trường hợp thay đổi

Cấp phòng ban

  • Xác định vị trí, nhiệm vụ và quyền hạn trong công việc
  • Xác định được tần suất các nhiệm vụ và quy trình thực hiện các công việc
  • Xác định được kỳ vọng về mức độ thành thạo và yêu cầu kết quả đầu ra cho từng vị trí
  • Nắm rõ được mức độ ứng dụng tự động hóa trong thực thi công việc và hệ thống quản lý dữ liệu.

4. Cách tính định biên nhân sự 

Công thức tính định biên nhân sự tổng quát, số lượng nhân viên cần tuyển = N * C * 1.32

Trong đó:

  • N số nhân viên có mặt trong 1 ca
  • C là số ca làm việc
  • 1.32 được coi là hệ số bù trừ. 

Lưu ý, công thức tính định biên nhân sự trên phù hợp dành cho công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, dịch vụ.

5. Quy trình lập kế hoạch định biên nhân sự

Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực

quy-trinh-lap-ke-hoach-dinh-bien-nhan-su

Để dự báo nhu cầu nguồn nhân lực cho doanh nghiệp cần căn cứ vào mục tiêu kinh doanh, kế hoạch phát triển, thời điểm cho ra sản phẩm mới, tham vọng và định hướng phát triển của doanh nghiệp. Qua đó người quản lý sẽ làm rõ được các thông tin như sau: 

Thời điểm cần số lượng nhân sự lớn chuyên môn cao

Số lượng nhân sự cụ thể cho từng vị trí công việc

Những kỹ năng, phẩm chất và kỹ năng cần có cho mỗi vị trí.

Bước 2: Phân tích tình hình hiện tại nguồn nhân lực

Phân tích thực trạng nguồn nhân lực của doanh nghiệp: điểm mạnh, điểm yếu. Từ đây có những quyết định nhân sự phù hợp với tình hình thực tế. 

Trong quá trình phân tích, cần chú ý đến các thông tin cơ bản về hệ thống nhân sự hiện tại như: cơ cấu tổ chức, trình độ, số năm kinh nghiệm, kỹ năng của nhân viên, hiệu suất lao động, và các chính sách quản lý nguồn nhân lực (tuyển dụng, chế độ đào tạo nhân viên, chế độ khen thưởng, kỷ luật,.....)

Các yếu tố cần phải căn cứ mà doanh nghiệp nên chú ý đến: 

Mức độ hấp dẫn của công việc đối với nhân viên trong công ty. 

Sự hài lòng về công việc của nhân viên

Sự rõ ràng với mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra

Những bất cập và khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp phải

Hoạt động đánh giá, cải tiến các hoạt động quản trị nhân lực của doanh nghiệp

Phong cách quản lý của doanh nghiệp

Môi trường văn hóa tại doanh nghiệp

Bước 3: Đưa ra quyết định tái hoạch định nhân sự dựa vào nguồn nhân lực nội tại 

Dựa vào đánh giá thực trạng nguồn nhân lực, tình hình kinh doanh hiện tại và nhu cầu nguồn nhân lực mà quyết định gia tăng hay cắt giảm nhân lực. 

Trong trường hợp tình hình kinh doanh của doanh nghiệp có dấu hiệu giảm sút, nhân viên kinh doanh đông nhưng hiệu suất làm việc không hiệu quả, thì doanh nghiệp cần có giải pháp nâng cao năng lực của nhân viên hoặc cắt giảm những nhân viên hoạt động không hiệu quả.

Đây là quá trình rất khó khăn với doanh nghiệp, đặc biệt là đối với bộ phận nhân sự và ban lãnh đạo. Do vậy, bộ phận nhân sự cần phải thực hiện quá trình này thật kỹ lưỡng để tránh đưa ra những sai lầm, đặc biệt khi điều chỉnh nhân sự cho từng bộ phận. Tối ưu quy trình định biên nhân sự với phần mềm quản lý nhân sự, giảm thiểu rủi ro, khách quan và chính xác nhất.

Bước 4: Xây dựng kế hoạch thực hiện

Các thông tin cần cung cấp kế hoạch cơ cấu nhân sự chi tiết, bao gồm các thông tin như sau: 

Kế hoạch và lịch trình tuyển dụng 

Kế hoạch đề xuất và thuyên chuyển nhân viên trong doanh nghiệp

Kế hoạch bố trí lại cơ cấu tổ chức và số lượng nhân viên trong doanh nghiệp

Giảm lao động/ nhân viên năng lực làm việc kém, không mang lại giá trị cho doanh nghiệp.

Bước 5: Đánh giá kết quả định biên nhân sự

Bất kỳ một hoạt động nào trong doanh nghiệp đều cần được đo lường, đánh giá và cải tiến trong quá trình định biên nhân sự, từ đó rút ra kinh nghiệm để những định biên lần sau đạt được kết quả cao nhất. 

Một số yếu tố mà doanh nghiệp cần chú ý đến: 

Các nguyên nhân chủ quan và khách quan dẫn đến sự sai lệch

Những rủi ro đã phát sinh trong quá trình triển khai kế hoạch định biên nhân sự 

Giải pháp điều chỉnh kế hoạch và các biện pháp phòng ngừa nếu xảy ra tình huống bất ngờ

Nguồn nhân sự sẵn sàng khi doanh nghiệp thực hiện hoạt động định biên nhân sự. 

Toàn bộ kiến thức trên đây có lẽ không phải là điều quá mới mẻ về công thức tính định biên nhân sự, nhưng sẽ là đáp án hoàn hảo cho quá trình điều chỉnh và quản lý nguồn lực nhân sự của hiệu quả tại doanh nghiệp. Đội ngũ phát triển G-OFFICE hy vọng rằng, sau khi đọc bài viết này, bạn có thể áp dụng thực tế và thấy được những thay đổi tích cực trong doanh nghiệp. 

Con đường kinh doanh chưa bao giờ là dễ dàng đặc biệt trong thời kỳ dịch bệnh như hiện nay nếu doanh nghiệp không tối ưu hóa được nguồn nhân lực của doanh nghiệp mình. Bằng cách tận dụng công nghệ hiện đại trong quản trị nhân sự đặc biệt là định biên nhân sự, hành trình scale-up của doanh nghiệp sẽ trở nên dễ dàng hơn. Và G-OFFICE hi vọng rằng có thể đồng hành và sát cánh với bạn trên hành trình đó!

BÀI VIẾT CÙNG CHUYÊN MỤC

Mô hình quản trị nhân sự hiện đại- phương pháp quản lý nhân sự tối ưu

Quản trị nhân sự là gì? Xây dựng quy trình quản trị nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp