Chức năng, cơ cấu tổ chức và công việc phòng nhân sự

Trước khi đi sâu vào tìm hiểu nghề quản lý nhân sự, hãy cùng G-Office điểm qua một số khái niệm liên quan sau:

1. Phòng nhân sự là gì? Chức năng nhiệm vụ của phòng nhân sự công ty gồm những nội dung nào?

1.1. Phòng nhân sự là gì?

Phòng nhân sự (hay còn gọi là HR) là một bộ phận không thể thiếu trong một công ty. Công việc của phòng nhân sự là chuyên chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ nguồn lực, đào tạo và phát triển nhân viên của công ty đó.

Phòng nhân sự trong doanh nghiệp là gì? 

1.2. Chức năng nhiệm vụ của phòng nhân sự công ty

Nhiệm vụ của phòng nhân sự

  • Đào tạo và phát triển chất lượng nguồn nhân lực công ty. 
  • Xây dựng chiến lược và triển khai tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nhiệm vụ của phòng nhân sự còn phải quản lý các thông tin hồ sơ nhân sự
  • Việc phổ biến và ban hành các văn bản, quy định nhân sự, sắp xếp và điều động nhân sự 
Chức năng của phòng nhân sự - những công việc phòng nhân sự sẽ thực hiện
  • Chức năng tuyển dụng nhân sự
  • Chức năng đào tạo nhân sự
  • Chức năng quản lý và gắn kết nhân sự công ty
  • Chức năng truyền thông nội bộ

2. Công việc phòng nhân sự bao gồm những công việc như thế nào?

Công việc nhân sự là gì? Như đã nói, phòng hành chính nhân sự có nhiệm vụ thực hiện các công việc liên quan đến người lao động tại doanh nghiệp đó như tuyển dụng, đào tạo, tính toán lương, thưởng, chế độ phúc lợi,...
Để chiêu mộ thành công và quản lý nguồn nhân sự hiệu quả, cơ cấu tổ chức phòng nhân sự sẽ gồm có những bộ phận sau:

2.1. Bộ phận tuyển dụng:

Bộ phận tuyển dụng nhân sự là bộ phận tìm kiếm và chiêu mộ những nhân tài cho doanh nghiệp. Nhân viên phòng nhân sự sẽ trực tiếp thực thi các chiến dịch tuyển dụng chứ không phải chỉ ngồi đợi ứng viên tới ứng tuyển. 

Bộ phận này sẽ cùng phối hợp với các bộ phận khác trong doanh nghiệp để nắm bắt yêu cầu về nhân sự, cơ cấu nhân sự của từng phòng ban, sau đó đưa ra quyết định đăng tin tuyển dụng như: nội dung, thời điểm và các kênh đăng tin cũng như lên kế hoạch để thu hút những ứng viên có tiềm năng và chất lượng tham gia ứng tuyển.


chuc-nang-bo-phan-tuyen-dung
Công việc bộ phận tuyển dụng nhân sự

Nhiệm vụ của bộ phận tuyển dụng gồm:

  • Lên kế hoạch và triển khai các chiến dịch tuyển dụng nhân sự đúng thời điểm
  • Tận dụng các kênh tuyển dụng để đăng thông tin tuyển dụng của doanh nghiệp
  • Chọn lọc, lưu trữ các hồ sơ ứng viên để lên lịch phỏng vấn, nhân viên phòng nhân sự nên cùng tham gia phỏng vấn để đánh giá và kiểm tra năng lực của các ứng viên.
  • Thay mặt doanh nghiệp đi gặp mặt các ứng viên, tổ chức các hoạt động, sự kiện để thu hút nhân tài,...
  • Gửi thông báo liên quan đến kết quả tuyển dụng tới ứng viên: Thư thông báo trúng tuyển, thư mời nhận việc, thư từ chối ứng viên,...
  • Hợp tác và liên kết với các đơn vị đào tạo nghề, trường đại học, trung tâm giới thiệu việc làm,…để tìm kiếm nguồn nhân lực phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Giải quyết tất cả những vấn đề pháp lý trong quá trình tuyển dụng nhân sự

2.2. Bộ phận hành chính:

Bộ phận hành chính là những “quản gia” của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm triển khai toàn bộ công việc liên quan đến nghiệp vụ hành chính như lưu trữ, sắp xếp hồ sơ; bảo quản các tài sản của công ty như các trang thiết bị, văn phòng phẩm; sắp xếp cuộc họp, lịch hẹn, trực điện thoại,...và có thể đảm nhận một số những công việc của bộ phận khác.

Công việc bộ phận hành chính 

Nhân viên hành chính nhân sự làm gì?

  • Sắp xếp và lưu trữ hợp đồng lao động, các loại văn bản, hồ sơ của nhân viên
  • Chỉ dẫn trực tiếp cho nhân sự mới về các chế độ lương, thưởng, đãi ngộ, thời gian làm việc,...của công ty
  • Quản lý và bám sát thời hạn hợp đồng lao động của nhân viên cũng như những chế độ nghỉ việc
  • Giám sát việc thực thi các quy định của công ty, quản lý các công việc liên quan đến giấy tờ, thanh lý hợp đồng lao động, thủ tục nhận/nghỉ việc, thủ tục hành chính,...
  • Giao/nhận, gửi chuyển phát các giấy tờ, hợp đồng, hồ sơ cho các bộ phận trong doanh nghiệp
  • Đề xuất kế hoạch cung cấp, mua sắm vật dụng văn phòng, trang thiết bị và các tài sản khác cho công ty
  • Hỗ trợ lên kế hoạch, tổ chức các buổi giao lưu, họp mặt, các kỳ nghỉ lễ du lịch hàng năm của công ty. Đóng góp xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp

2.3. Bộ phận C&B (bộ phận lương thưởng và phúc lợi): 

Bộ phận C&B là một bộ phận được dành sự quan tâm nhiều nhất bởi họ là những người nắm giữ nguồn thu nhập của người lao động trong doanh nghiệp. Họ sẽ xây dựng và quản lý hệ thống lương, thưởng, phúc lợi, bảo hiểm xã hội và các chính sách lợi ích của nhân viên công ty sao cho luôn đảm bảo tính công bằng và quyền lợi cho mọi nhân sự.


Công việc phòng lương thưởng và phúc lợi 

Nhiệm vụ chính của bộ phận lương thưởng và phúc lợi:

  • Tính toán lương, thưởng, chế độ đãi ngộ và nghiêm túc thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của doanh nghiệp và pháp luật nhà nước cho nhân viên
  • Theo dõi và quản lý chấm công, giờ giấc làm việc và nghỉ phép của nhân viên
  • Lập bảng lương và xây dựng KPI cho từng vị trí nhân sự, thiết lập các chính sách đãi ngộ thích hợp cho công ty
  • Nhanh chóng và kịp thời giải quyết các mâu thuẫn, tranh chấp giữa các bộ phận nhân sự và giữ nhân viên với lãnh đạo trong doanh nghiệp
  • Khảo sát mức độ hài lòng và lắng nghe ý kiến của nhân viên
  • Theo dõi và quản lý hợp đồng lao động của nhân viên

2.4. Bộ phận T&D (bộ phận đào tạo và phát triển nhân sự): 

Bộ phận đảm nhận một trong những nhiệm vụ chính của phòng nhân sự, đó là đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Đây là một công việc vô cùng cần thiết để nâng cao chuyên môn, kiến thức và kỹ năng của mỗi nhân viên trong công ty, giúp cải thúc đẩy hiệu suất công việc cũng như mang lại cơ hội phát triển và thăng tiến cho nhân viên trong công ty.

Bộ phận này sẽ giúp hoàn thiện và nâng cao công việc của nhân viên ngay lập tức đồng thời tạo ra nhiều cơ hội để họ có thể phát triển và thăng tiến xa hơn trong công việc và sự nghiệp của mình. 


cong-viec-dao-tao-va-phat-trien-nhan-su
Công việc bộ phận đào tạo và phát triển nhân sự

Vai trò của bộ phận đào tạo và phát triển nhân sự? 

  • Nhân viên phòng nhân sự có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch và triển khai tổ chức các khóa học đào tạo trong nội bộ sao cho phù hợp với những mục tiêu phát triển riêng của công ty
  • Đánh giá và kiểm tra chất lượng của các khóa học, chương trình đào tạo để có thể đưa ra biện pháp thích hợp nhằm gia tăng hiệu quả của các chương trình đó.
  • Tổ chức thêm nhiều khóa học, chương trình đào tạo dành cho nhân viên mới để giúp họ nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc và bắt kịp tiến độ công việc của công ty.
  • Quản lý và lưu trữ hồ sơ lao động hiện tại; xử lý các chế độ lương, thưởng, chế độ đãi ngộ dành cho nhân viên; bên cạnh đó, nhân viên phòng nhân sự còn có nhiệm vụ quản lý trang thiết bị, tài sản chung của doanh nghiệp và thực hiện nghiệp vụ lễ tân
  • Hướng dẫn và phổ biến các nội quy, quy định, văn hóa doanh nghiệp và các chương trình đào tạo nghiệp vụ cho nhân sự mới.

Có thể thấy, chức năng phòng nhân sự trong doanh nghiệp là rất quan trọng. Nhân viên thuộc bộ phận hành chính nhân sự cần được đào tạo và hướng dẫn liên tục để có sự thay đổi các phương thức quản trị nhân sự sao cho phù hợp với xu hướng chung hiện nay, đồng thời giúp giữ chân nhân tài ở thời điểm hiện tại.

Để giúp bộ phận nhân sự thực hiện tốt và hiệu quả các công việc của phòng ban này, G-Office xây dựng và phát triển ứng dụng Quản lý nhân sự giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quy trình tuyển dụng, đào tạo nhân lực cũng như các công việc liên quan đến hành chính nhân sự, lương, thưởng và chế độ phúc lợi.

Để đăng ký dùng thử và trải nghiệm đầy đủ các tính năng trong phần mềm quản trị doanh nghiệp G-Office, Quý khách vui lòng đăng ký thông tin ngay tại đây: https://gemstech.com.vn/#contact