5 bước quy trình đào tạo nhân sự đạt hiệu quả mà các doanh nghiệp nên áp dụng

1.2. Mục tiêu của việc đào tạo nguồn nhân lực

Quy trình đào tạo nhân sự bao gồm 3 mục tiêu chính sau: 

• Acquiring Intellectual Knowledge: kiến thức trí tuệ
• Acquiring Manual Skills: kỹ năng thủ công
• Acquiring Problem Solving Skills: kỹ năng giải quyết, xử lý vấn đề

2. 5 bước trong quy trình đào tạo nhân sự

Việc thực hiện đào tạo nhân lực chỉ đem lại hiệu quả khi các nhà lãnh đạo nắm vững và hiểu rõ được quy trình đào tạo nhân sự và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Ở các doanh nghiệp khác nhau sẽ có quy trình đào tạo nhân sự khác nhau, nó phụ thuộc vào tình hình của mỗi tổ chức. Có thể quy trình sẽ gồm 5 bước, 6 bước, 7 bước,… Nhưng sẽ bao gồm 5 bước cơ bản sau đây mà các nhà quản trị đều cần phải nắm chắc.

2.1. Xác định nhu cầu đào tạo nhân sự:

Để tiến hành đào tạo nhân viên đạt hiệu quả, nhà quản trị cần phải xác định rõ ràng nhu cầu của doanh nghiệp mình, từ đó quan sát và đánh giá những thách thức hiện tại và cả trong tương lai của doanh nghiệp.

Nhà quản trị có thể trả lời những câu hỏi sau để xác định nhu cầu đào tạo nhân sự:

• Mục tiêu luôn hướng đến của doanh nghiệp là gì?
• Doanh nghiệp cần hoàn thành những nhiệm vụ nào để đạt được những mục tiêu đó.
• Mỗi nhân viên nên có hành vi và thái độ như thế nào để hoàn thành nhiệm vụ được giao.
• Nhân viên thường gặp phải những sai sót gì trong kiến thức, kỹ năng và thái độ làm việc?

Về việc đánh giá nhu cầu đào tạo, ta có thể nghiên cứu trên 2 phương diện là nhóm và cá nhân trong khi đào tạo nhóm có mục đích khích lệ sự thay đổi của nhân viên trong chiến lược của doanh nghiệp thì đào tạo cá nhân lại đánh mạnh vào cải thiện và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.

Ngoài ra một cách khác giúp người quản lý có thể nắm bắt sâu hơn về nhu cầu nhân sự và nhu cầu đào tạo tại doanh nghiệp của mình chính là đi vào phân tích hiện trạng nguồn nhân lực nhằm dự báo và tìm kiếm nhu cầu và nguồn cung cấp nhân lực trong giai đoạn tiếp theo.

2.2. Xác định rõ ràng “Đâu là mục tiêu cần đào tạo?”

Đây là một bước quan trọng trong quy trình đào tạo nhân sự cho doanh nghiệp để đánh giá trình độ và kiến thức chuyên môn của từng vị trí nhân viên. Những mục tiêu này có thể là: trình độ có thể đạt được sau khi đào tạo; số lượng, cơ cấu học viên; đào tạo trong bao nhiêu lâu và và yêu cầu cụ thể về các kỹ năng cần đào tạo,… 

Xác định rõ ràng mục tiêu đào tạo cũng chính là một bước giúp các doanh nghiệp Tiết kiệm thời gian cũng như chi phí đào tạo nhân sự. Hiện nay có rất nhiều loại mô hình mà các nhà quản trị có thể áp dụng để xác định chính xác “đâu là mục tiêu đào tạo của doanh nghiệp mình?”. Đặc biệt, phải kể đến mô hình Smart – một trong những mô hình được rất nhiều doanh nghiệp tin tưởng và áp dụng cho bước này.

Xác định mục tiêu cần đào tạo

Những mục tiêu đào tạo gồm có:

Mục tiêu cụ thể (Specific) 

Thay vì tập trung vào quá nhiều mục tiêu cùng một lúc, doanh nghiệp nên nên đặt ra một mục tiêu cụ thể cho chính mình để xử lý và khắc phục những vấn đề sau:

• Ai là người cần đào tạo?
• Sau khi đào tạo doanh nghiệp có thể đạt được những gì?
• Chương trình đào tạo sẽ diễn ra ở đâu?
• Trong quá trình đào tạo có những hạn chế hay bất lợi nào hay không? 

Mục tiêu có thể đo lường được (Measurable)

Khi các nhà quản trị đặt ra được những mục tiêu có thể đo lường được thì lúc đó họ mới có thể đánh giá và nhận định một cách chính xác được sự hiệu quả và sự tiến bộ trong suốt quá trình đào tạo. Khi xác định được một mục tiêu đo lường, các nhà quản trị sẽ dễ dàng trả lời được các câu hỏi sau:

• Có bao nhiêu nhân viên cần được đào tạo và đào tạo trong bao nhiêu lâu?
• Có cách nào để doanh nghiệp nắm bắt được thời gian kết thúc quá trình đào tạo?

 Mục tiêu có thể đạt được (Achievable):

Các nhà quản trị tuyệt đối đừng đặt ra những mục tiêu vượt quá tầm với hoặc những mục tiêu quá dễ dàng thực hiện mà hãy đưa ra những mục tiêu thực tế hơn và có khả năng đạt được. Nếu không bạn sẽ mất rất nhiều thời gian và tốn rất nhiều công sức, trong khi đó hiệu quả thực tế thì lại không có gì. 

Mục tiêu liên quan (Relevant) 

Nhờ đặt ra những mục tiêu này mà các nhà quản trị có thể giải quyết những vấn đề sau:

• Quy trình đào tạo nhân sự sẽ mang lại cho doanh nghiệp những giá trị tốt nhất nào?
• Đây có thực sự là một thời điểm thích hợp để đào tạo nhân sự?
• Với quy trình này, doanh nghiệp có thể thích ứng để xây dựng chiến lược phát triển nhân sự của mình hay không?

Mục tiêu giới hạn thời gian (Time-Bound) 

Nhà quản trị nên làm rõ các nội dung sau để có thể đặt ra thời gian cụ thể cho việc tiến hành chương trình đào tạo nhân sự, tránh sự trì hoãn hoặc hoàn thành mục tiêu sớm trước thời hạn:

• Quy trình đào tạo nên diễn ra trong thời hạn bao lâu?
• Kể từ ngày hôm nay hoặc 6 tuần/ 6 tháng tới, doanh nghiệp có thể trang bị những gì?

2.3. Lên kế hoạch và xây dựng nội dung đào tạo

Sau khi xác định được mục tiêu và nhu cầu đào tạo, bước tiếp theo doanh nghiệp cần làm đó là xây dựng một chương trình đào tạo nhân sự cụ thể. Các nhà quản trị sẽ lựa chọn cho doanh nghiệp của mình phương pháp và hình thức đào tạo phù hợp nhất với những nội dung như sau: 

• Ai là người được đào tạo? Số lượng bao nhiêu? Những ai có khả năng tham gia đào tạo?
• Trong chương trình đào tạo doanh nghiệp sẽ sử dụng những phương pháp nào?
• Đào tạo ở mức độ như thế nào?
• Hình thức đào tạo là gì? Đào tạo trực tiếp hay đào tạo online?…
• Thời gian đào tạo là bao lâu và tần suất sẽ như thế nào?

Nhằm mang đến một chương trình đào tạo hiệu quả và chất lượng, các nhà quản trị nên chuẩn bị tốt và đầy đủ về tài liệu, nội dung, hướng dẫn, các yêu cầu đào tạo,…cũng như các thông tin rõ ràng và cụ thể để toàn bộ nhân viên công ty có thể nắm được.

2.4. Triển khai chương trình đào tạo nhân sự

Từ những kế hoạch đã vạch ra trước đấy, bước tiếp theo mà các nhà quản trị có thể thực hiện đó là tiến hành đào tạo nhân sự. 

Để đạt được hiệu quả cao trong quá trình đào tạo, người đào tạo nên khích lệ các nhân viên, người lao động tham gia vào quá trình đào tạo tích cực đóng góp ý kiến, học hỏi, thảo luận, đặt nhiều câu hỏi cũng như áp dụng những kiến thức và kỹ năng của họ trong quá trình đào tạo.

Trong suốt quá trình đào tạo, bạn nên theo sát nhân viên và đảm bảo về giờ giấc, thời gian đầy đủ, rõ ràng để có thể đánh giá được chính xác hiệu quả và kết quả đạt được sau khi chương trình đào tạo kết thúc. 

2.5. Đánh giá và rút kinh nghiệm quy trình đào tạo nhân sự

Đây là một bước không thể thiếu trong mọi quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Các nhà quản trị cần nhận định và đánh giá lại kết quả đạt được sau khi kết thúc quá trình đào tạo. 

Nhà quản trị có thể đánh giá  bằng định lượng khách quan để thấy rõ những sai sót và chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế như chất lượng và số lượng nhân sự, năng suất làm việc, sự hài lòng của các nhân viên đối với công việc họ đang thực hiện.

Đánh giá và nhìn nhận lại quá trình đào tạo 

Để có được sự đánh giá chính xác và khách quan, các nhà quản trị có thể thu thập và khảo sát ý kiến của các nhân viên về chương trình đào tạo này. Bạn có thể áp dụng mô hình KirkPatrick với 4 cấp độ khác nhau để đưa ra đánh giá hiệu quả đào tạo:

• Reaction (Phản ứng): Sau khóa học, tiến hành khảo sát phản ứng của các học viên về việc giảng dạy của người đào tạo.
• Learning (Học hỏi): Kiểm tra những kỹ năng và kiến thức mà học viên tiếp nhận được sau khoa học
• Behavioral (Hành vi): Đánh giá và quan sát sự cải thiện của nhân viên trong kết quả công việc của họ
• Result (Kết quả): Đánh giá và quan sát mức độ cải thiện trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Doanh nghiệp của bạn đã tốn khá nhiều thời gian, công sức và cả tiền của cho chương trình đào tạo này. Chính vì thế, bước này cần thực hiện nghiêm túc, chặt chẽ, không qua loa làm cho xong.

Hãy đưa ra những đánh giá về chất lượng sát với thực tế nhất để lấy kinh nghiệm và rút ra bài học cho các chương trình hình đào tạo tiếp theo. Chỉ khi làm được điều đó, đội ngũ nhân lực của bạn mới có thể phát huy hết năng lực, kiến thức đã được đào tạo nhằm giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển vững mạnh hơn. 

Tạm kết 

G-Office hi vọng rằng qua bài viết trên đây, các nhà quản lý doanh nghiệp đã có cho mình thêm nhiều thông tin cũng như cách chuẩn hóa quy trình đào tạo nhân sự và phát triển nguồn nhân lực cho chính doanh nghiệp của mình! Chúc các bạn thành công!