4 mẫu báo cáo nhân sự hàng tháng mà HR cần phải biết

Mẫu báo cáo nhân sự hàng tháng sẽ phản ánh mức độ hiệu quả của công tác nhân sự trong doanh nghiệp. Dưới đây là 4 mẫu báo cáo nhân sự hàng tháng mà HR cần phải biết.

1. Thế nào là mẫu báo cáo nhân sự hàng tháng? 

Đúng như tên gọi của nó - “mẫu báo cáo nhân sự hàng tháng” - là những báo cáo được lập ra theo nhiều tiêu chí khác nhau nhằm mục đích theo dõi về sự biến động tình hình nhân sự trong doanh nghiệp theo từng tháng. 

Sự biến động ở đây có thể là về số lượng nhân sự, hiệu quả tuyển dụng, hiệu quả làm việc, tình trạng chấp hành nội quy lao động… 

Dựa trên cơ sở này, doanh nghiệp sẽ đưa ra đánh giá khách quan về kết quả công việc đã đạt được, từ đó xác định những thiếu sót, vấn đề còn tồn đọng và đề xuất hướng giải quyết. 
mau-bao-cao-bien-dong-nhan-su

Mẫu báo cáo nhân sự hàng tháng thường sẽ được viết dựa trên các báo cáo nhân sự hàng tuần. Vì vậy, để báo cáo nhân sự hàng tháng một cách thuận tiện, bạn cần phải sắp xếp các báo cáo tuần theo trình tự thời gian và chú ý trình bày rõ tình hình công việc đang được triển khai đến đâu. 

2. Các mẫu báo cáo nhân sự hàng tháng

2.1. Báo cáo về biến động nhân sự

Đây là mẫu báo cáo dùng để theo dõi sự thay đổi về số lượng nhân viên trong doanh nghiệp dựa trên các tiêu chí như: thâm niên làm việc, thời gian làm việc, vị trí công tác.

Mục đích của báo cáo về biến động nhân sự là để tìm cách điều tiết, cân bằng nhân sự, đảm bảo sự hợp lý về cơ cấu nhân sự trong doanh nghiệp. Báo cáo biến động theo thâm niên: 

Báo cáo này ghi lại sự thay đổi về số lượng nhân viên theo thâm niên làm việc, gồm các nhóm thâm niên sau:

  • Thâm niên nhỏ hơn 01 tháng;
  • Thâm niên nhỏ hơn 03 tháng;
  • Thâm niên nhỏ hơn 06 tháng;
  • Thâm niên nhỏ hơn 12 tháng;
  • Thâm niên nhỏ hơn 24 tháng;
  • Thâm niên nhỏ hơn 36 tháng;
  • Thâm niên lớn hơn 36 tháng.

Dựa vào mẫu báo cáo này, nhà quản lý sẽ nắm được nhóm nhân viên có thâm niên nào chiếm tỷ lệ biến động lớn/nhỏ, từ đó tìm ra nguyên nhân biến động và thiết lập những giải pháp phù hợp nhất với tình hình. 

Báo cáo biến động theo thời gian:

Nội dung của dạng báo cáo này xoay quanh sự thay đổi số lượng nhân viên theo thời gian làm việc trong một năm (hay còn gọi là thời điểm nhảy việc). Báo cáo biến động theo thời gian sẽ thường chia theo từng tháng trong năm.

Thực tế cho thấy thời điểm có sự biến động nhân sự lớn nhất thường rơi vào khoảng thời gian trước Tết âm lịch, tức là khoảng tháng 1 và tháng 2 dương lịch, sau khi người lao động nhận lương và tiền thưởng tháng 13 xong. 

Dựa vào những số liệu thu thập từ báo cáo cộng với dữ liệu thực tế của công ty, nhà quản lý sẽ xác định được nguyên nhân dẫn đến tình trạng nhảy việc và đưa ra các giải pháp cải tiến.

Báo cáo biến động theo vị trí công việc: 

Trong báo cáo này, bộ phận HR thường chia nhân viên thành các nhóm có vị trí, chức vụ giống nhau. Dựa vào đặc điểm của từng vị trí công việc, báo cáo sẽ đánh giá được tổng quan đâu là vị trí mà nhân viên hay nhảy việc nhất. Có nhiều vị trí đặc thù rất dễ khiến nhân sự biến động. 

Qua đó, nhà quản lý sẽ có kế hoạch tuyển dụng bổ sung nhân sự mới, đồng thời tìm hiểu nguyên nhân và các giải pháp để cải thiện vấn đề. 

2.2. Báo cáo về chấp hành quy định công, ca làm việc

Mẫu báo cáo về chấp hành quy định công, ca làm việc sẽ giúp nhà quản lý nắm được sự vận hành của công ty thông qua cái nhìn tổng quan về sự tuân thủ thời gian làm việc cũng như sự chấp hành các quy định nề nếp của từng phòng ban và của cả công ty. 

Báo cáo sẽ gồm một số nội dung sau:

  • Số lượng, tỉ lệ vi phạm và mức độ vi phạm nội quy của từng bộ phận;
  • Vi phạm về thời gian đi làm của nhân viên: Thống kê số liệu đi trễ của mỗi nhân sự trong tháng, rồi so sánh giữa các phòng ban để tìm ra các giải pháp quản trị thích hợp;
  • Tính toán tỷ lệ nghỉ ốm của nhân viên, tìm nguyên nhân và đưa ra cách khắc phục. 

Báo cáo này sẽ giúp bộ phận nhân sự đánh giá tốt hơn về một cá nhân trong tổ chức. Thông qua đó, HR có thể đưa ra lời nhắc nhở, cảnh cáo hoặc xem xét sa thải nếu nhân viên vi phạm quy định công, ca nhiều lần. 

Đồng thời, đây cũng là dẫn chứng để chứng minh công tác quản lý của trưởng bộ phận nói riêng và của ban lãnh đạo nói chung. 

2.3. Báo cáo hiệu quả sử dụng lao động

Được đánh giá là một trong những báo cáo quan trọng, mẫu báo cáo này sẽ giúp Ban lãnh đạo nhìn ra hiệu suất làm việc của nhân sự tác động lên hiệu quả kinh doanh như thế nào.  Mục đích của báo cáo hiệu quả sử dụng lao động là dùng để so sánh hiệu suất làm việc của bộ phận hoặc doanh nghiệp theo tháng/quý/năm, hoặc so sánh hiệu suất làm việc giữa các bộ phận, phòng ban có cùng chức năng với nhau.

Thông qua bảng báo cáo này, bộ phận HR sẽ có cơ sở phân tích tất cả vấn đề liên quan đến hiệu suất của từng nhân viên như: cơ cấu vị trí chức vụ, lương, trình độ nhân viên có tương thích với khả năng thực sự và tiềm năng phát triển của họ hay không.

Thông thường, báo cáo này được lập dựa trên 2 tiêu chí sau:

  • Số lượng sản phẩm/định biên nhân sự;
  • Số lượng sản phẩm/tổng chi phí tiền lương.

Tuy nhiên, cần thiết phải có những thông tin xác thực, số liệu thực tế về quy trình phát triển của doanh nghiệp thì mới việc phân tích và đánh giá mới có cơ sở. Vì thế, bộ phận HR cần được chia sẻ kết quả sản xuất kinh doanh của từng phòng ban khác. 
mau-bao-cao-tinh-hinh-su-dung-lao-dong

2.4. Báo cáo hiệu quả trong việc tuyển dụng nhân sự

Tuyển dụng là một trong những trách nhiệm chính của bộ phận nhân sự, do đó đây cũng là mẫu báo cáo quan trọng theo tháng mà nhân viên nhân sự cần phải biết. 

Bảng báo cáo này sẽ tập trung vào các chỉ số tuyển dụng và các chỉ số liên quan đến ứng viên đã được chọn vào công ty, thường gồm 2 dạng: một là về công tác tuyển dụng và hai là bảng đánh giá hiệu quả với nguồn tuyển dụng. 
mau-bao-cao-hieu-qua-tuyen-dung

Báo cáo sẽ thống kê tổng số CV ứng tuyển, có bao nhiêu ứng viên trở thành nhân viên chính thức và tính hiệu quả của các chiến dịch tuyển dụng đã thực hiện.

Từ đó, ban lãnh đạo sẽ đánh giá được quy trình tuyển dụng đã đạt được hiệu quả hay thiếu sót, và sẽ đưa ra lời giải cho bài toán tài chính dành cho việc tuyển dụng: Tổng chi phí dành cho việc tuyển dụng là bao nhiêu, đó là chi phí gì, thời gian tuyển dụng kéo dài bao lâu…

3. Một số lưu ý khi viết mẫu báo cáo nhân sự hàng tháng

Để việc báo cáo nhân sự được diễn ra suôn sẻ, bạn cần để ý đến những điều sau đây:

  • Trình bày rõ ràng: phân các đề mục thành từng phần như liệt kê các tiêu chí/số liệu, đánh giá quá trình làm việc, thuận lợi và khó khăn nào đã gặp phải, cách giải quyết và đề xuất phương án trong tương lai. Ngoài ra, nên sử dụng sơ đồ, biểu đồ để mô tả dữ liệu thực tế.
  • Ngôn ngữ dễ hiểu: ngôn ngữ được sử dụng trong báo cáo phải là ngôn ngữ phổ thông, tránh các thuật ngữ phức tạp, font chữ đơn giản, không nên quá cầu kỳ, phô trương và đặc biệt tránh lỗi chính tả, lỗi đánh máy.
  • Đưa ra lời giải thích hợp lý: giải thích về các mục tiêu đã đề ra có đạt chỉ tiêu hay không, nếu không đạt thì vì sao. Sau đó là đưa ra mục tiêu dự kiến trong giai đoạn tiếp theo. Cần tạo ra mối liên hệ giữa các mục tiêu, hoạt động nhân sự với mục tiêu của doanh nghiệp.

Qua bài viết này, G-OFFICE hi vọng sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc lập mẫu báo cáo nhân sự hàng tháng. Để trang bị những kỹ năng chuyên môn, đặc biệt là sử dụng phần mềm quản lý nhân sự, hãy liên hệ với G-OFFICE để được tư vấn miễn phí và sử dụng dịch vụ sớm nhất. 

BÀI VIẾT CÙNG CHUYÊN MỤC
Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương tiện lợi nhất

Review 10 + khóa học quản lý nhân sự tốt tại TPHCM, Hà Nội

5 bước quy trình đào tạo nhân sự đạt hiệu quả mà các doanh nghiệp nên áp dụng

Hình thức tuyển dụng nhân sự hiệu quả